1. Chuẩn bị tuyển dụng Trong bước tuyển dụng cần thiết phải: (a) Thành lập Hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của Hội đồng tuyển dụng. (b) Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của Nhà nước và tổ chức, doanh nghiệp liên quan đến tuyển dụng. Hiện nay ở Việt Nam, một số tài liệu quan trọng của Nhà nước liên quan đến tuyển dụng của Nhà nước gồm có: - Bộ Luật Lao Động. - Pháp lệnh ngày 30/08/1990 của Hội đồng Nhà nước Cộng hòa Xã hội Chủ Nghĩa VN về hợp đồng lao động. Sơ đồ 4.3: Nội dung, trình tự của quá trình tuyển dụng trong doanh nghiệp 1. Chuẩn bị tuyển dụng 2. Thông báo tuyển dụng 3. Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ 4. phỏng vấn sơ bộ 5. Kiểm tra, trắc nghiệm 6. Phỏng vấn lần hai 7. Xác minh, điều tra 8. Khám sức khỏe 9. Ra quyết định tuyển dụng 10. Bố trí công việc - Nghị định số 165/HĐBT ngày 12/05/1992 của hội đồng Bộ trưởng về quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh hợp đồng lao động. - Điều lệ tuyển dụng và cho thôi việc đối với công nhân viên chức nhà nước (13/03/1963). - Tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức, viên chức nhà nước. Văn bản này liên quan đến các tiêu chuẩn cần có đối với nhân viên sẽ được tuyển làm công chức, viên chức nhà nước. (c) Xác định tiêu chuẩn tuyển chọn. Theo Lewis, tiêu chuẩn tuyển chọn cần được hiểu ở ba khía cạnh: tiêu chuẩn chung đối với tổ chức, doanh nghiệp; tiêu chuẩn của phòng ban hay bộ phân cơ sở; và tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện công việc là những tiêu chuẩn liệt kê trong bản tiêu chuẩn công việc. ví dụ, các ứng viên muốn được tuyển vào làm công chức hành chính của nhà nước, ngạch nhân viên đánh máy chữ, cần đáp ứng các tiêu chuẩn cá nhân sau: Là công dân của nước CHXHCNVN. Từ 18 tuổi trở lên. Có đơn xin dự tuyển, có lý lịch rõ ràng và có đủ các văn bằng chứng chỉ đã quy định trong ngạch (Tốt nghiệp THPT; chứng chỉ đạt trình độ đánh máy chữ khóa học 3 tháng; và biết ngoại ngữ trình độ A). Có đủ sức khỏe đảm nhận nhiệm vụ (giấy khám sức khỏe do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp). Không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự hay thi hành án. Hiểu biết hệ thống tổ chức của cơ quan. Nắm được nội quy, quy định về bảo mật công văn giấy tờ của cơ quan. Biết sửa chữa các hỏng hóc thông thường các máy chữ, máy sao in. Nắm được quy tắc, ngữ pháp chính tả tiếng Việt. Có khả năng đánh máy văn bản bằng một ngoại ngữ thông dụng ở tốc độ chậm. Nắm được thể thức, văn bản hành chính Nhà nước. Thông thường tiêu chuẩn cá nhân lã những tiêu chuẩn cần thiết nhưng chưa đủ để được tuyển chọn vào trong doanh nghiệp. Để được tuyển, ứng viên phải đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn của phòng ban hay bộ phận cơ sở. Tiêu chuẩn của tổ chức doanh nghiệp thường liên quan đến các phẩm chất giá trị của nhân viên mà tổ chức, doanh nghiệp đó đánh giá là có khả năng hoàn thành một số công việc như tính linh hoạt, thông minh,v.v…Mỗi phòng ban, bộ phận của tổ chức, doanh nghiệp cũng có thể có thêm các tiêu chuẩn riêng đối với các nhân viên, đặc thù cho bộ phận của mình. Ví dụ, nhiều phòng ban muốn các nhân viên phải cởi mở, chan hòa, than thiện, biết quan tâm giúp đỡ người khác,v.v… Những tiêu chuẩn này thường được hiểu ngầm, không viết thành văn bản và thường chỉ thể hiện rõ thông qua nội dung, cách thức đánh giá ứng viên trong phỏng vấn, tuyển chọn. Các ứng viên đáp ứng các tiêu chuẩn cá nhân và tiêu chuẩn của doanh nghiệp sẽ được giới thiệu với các vị lãnh đạo phụ trách bộ phận ứng viên xin việc. Ứng viên sẽ được tuyển nếu họ đáp ứng các yêu cầu tiêu chuẩn của bộ phận đó. 2.Thông báo tuyển dụng Cách tổ chức doanh nghiệp có thể áp dụng một hay kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây: Thông báo nên ngắn gọn nhưng rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỹ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân. Riêng đối với các quảng cáo tuyển dụng, cần lưu ý lên có thêm những nội dung sau: 3. Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ Tất cả mọi hồ sơ xin việc phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này. Người xin tuyển dụng phải nộp cho xí nghiệp, cơ quan những giấy tờ sau đây theo mẫu thống nhất của nhà nước: Đơn xin tuyển dụng; Bản khai lý lịch có chứng thực của Ủy ban Nhân dân hành chính xã hay phường, khu phố, thị trấn; Giấy chứng nhận sức khỏe do y, bác sĩ của cơ quan y tế thẩm quyền cấp; Giấy chứng nhận trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kỹ thuật. Tuy nhiên trong đơn xin việc theo mẫu chung hiện nay của các doanh nghiệp nhà nước thường chưa chú ý đến các thông tin quan trọng nhất của ứng viên về: các trách nhiệm cụ thể trong các chức vụ mà ứng viên đã đảm nhận, quá trình thăng tiến,các khóa đào tạo, huấn luyện tham gia và nội dung, kết quả đào tạo của ứng viên,v.v… Các mẫu hồ sơ này được sử dụng chung cho tất cả các ứng viên nên không thể hiện được những yêu cầu khác nhau của doanh nghiệp đối với các nhóm chức danh, các đối tượng tuyển dụng khác nhau: Quản trị gia, chuyên viên, sinh viên tốt nghiệp, công nhân kỹ thuật, nhân viên chưa lành nghề,v.v… Để có thể chuyên nghiệp hóa hoạt động tuyển dụng, mỗi tổ chức, doanh nghiệp nên có bộ mẫu hồ sơ riêng cho từng loại ứng viên vào các chức vụ, công việc khác nhau: công nhân trực tiếp sản xuất, nhân viên hành chính và cán bộ chuyên môn, quản lý. Sauk hi kiểm tra, phỏng vấn và khám bệnh các kết quả tương ứng sẽ được bổ sung vào hồ sơ. Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghy lại các thông tin chủ yếu về ứng viên, bao gồm: Nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng công việc, không cần làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp. 4. Phỏng vấn sơ bộ Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài khoảng 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại ngay những ứng viên không đạt tiêu chuẩn hay yếu kém rõ hơn những ứng viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra. 5. Kiểm tra, trắc nghiệm Áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên nhằm chọn được những ứng viên xuất sắc nhất. Các bài kiểm tra, sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành. Áp dụng các hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng viên về một số khả năng đặc biệt, như trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay, các kỹ thuật nội dung của hình thức trắc nghiệm sẽ trình bày ở chương 5. 6. Phỏng vấn lần hai Phỏng vấn được sử dụng tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hòa đồng và những phẩm chất cá nhân thích hợp cho tổ chức, doanh nghiệp, v.v…các kỹ thuật nội dung của phỏng vấn sẽ trình bày kỹ ở chương 5. 7. Xác minh, điều tra Xác minh, điều tra là quá trình làm sang tỏ thêm những điều cho rõ đối với những ứng viên có triển vọng tốt. Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo, hay với lãnh đạo cũ của ứng viên (theo các địa chỉ trong hồ sơ xin việc), công tác xác minh, điều tra sẽ cho biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng viên. Đối với những công việc đòi hỏi tính an ninh cao, như thủ quỹ, tiếp viên hàng không,v.v…công tác xác minh có thể có yêu cầu cần tìm hiểu về nguồn gốc, lý lịch gia đình của ứng viên. 8. Khám sức khỏe Dù có đáp ứng đầy đủ các yếu về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh, tư cách tốt, nhưng nếu sức khỏe không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng. nhận một bệnh nhân vào làm việc không những không có lợi về mặt chất lượng thực hiện công việc và hiệu kinh tế mà còn gây ra nhiều phiền phức về mặt pháp lý cho tổ chức, doanh nghiệp. 9. Ra quyết định tuyển dụng Mọi bước trong quá trình tuyển dụng đều quan trọng, nhưng bước quan trong nhất vẫn là ra quyết định tuyển dụng hay loại bỏ ứng viên. Để nâng cao mức độ chính xác của các quyết định tuyển chọn, cần xem xét một cách hệ thống các thông tin về ứng viên, phát triển bản tóm tắt về ứng viên. Các tổ chức, doanh nghiệp thường quan tâm đến khả năng ứng viên có thể làm được gì và muốn làm như thế nào. Theo Sherman và Bohlander, khả năng thực hiện công việc của ứng viên được thể hiện trong sơ đồ 4.4. Theo tác giả, cả hai nhóm yếu tố này đều ảnh hưởng quan trọng đến kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Những ứng viên có thể làm việc tốt, nhưng thiếu yếu tố muốn làm việc tốt cũng sẽ thực hiện công việc không tốt. Sơ đồ 4.4. Các yếu tố có thể làm và muốn làm trong tuyển chọn Yếu tố ảnh hưởng đến khả năng có thể làm Kiến thức Kỹ năng Năng khiếu Yếu tố ảnh hưởng đến khả năng muốn làm Kích thích Động viên Sở thích Ngoài ra, cách thức ra quyết định tuyển chọn cũng ảnh hưởng tới mức độ chính xác của tuyển chọn. do đó, hội tuyển chọn nên có sự thống nhất về cách thức ra quyết định tuyển chọn. ở cách ra quyết định kiểu đơn giản, hội đồng (hay cá nhân có thẩm quyền) tuyển chọn sẽ thu thập, xem xét lại các thông tin về ứng viên. Sau đó, dựa trên hiểu biết về công việc cần tuyển và những phẩm chất, kỹ năng của nhân viên như thực hiện công việc tốt, hội đồng(hay cá nhân có thẩm quyền) tuyển chọn sẽ ra quyết định. Trong thực tế, do các cá nhân có quan điểm, sở thích, vấn đề chú trọng khác nhau, có thể sẽ có nhiều ý kiến đánh giá của các thành viên hội đồng tuyển chọn hoàn toàn trái ngược nhau về một ứng viên. Cách ra quyết định tuyển chọn kiểu này thường không khách quan, ít chính xác, nhưng lại hay được áp dụng trong thực tế. Ngược lại, cách thức ra quyết định kiểu thống kê sẽ đảm bảo tính chính xác cao, khi đó, hội đồng (hay cá nhân có thẩm quyền) tuyển chọn sẽ xác định các tiêu thức, yếu tố quan trọng nhất đối với từng công việc và đánh giá yếu tố quan trọng của từng tiêu thức. Tất cả các điểm đánh giávề ứng viên trong quá trình tuyển chọn như điểm kiểm tra, trắc nghiệm, điểm phỏng vấn, người giới thiệu, v.v…sẽ được tổng hợp lại, ứng viên đạt được tổng số điểm cao nhất sẽ được tuyển chọn. tuy nhiên không phải tất cả ứng viên đã đáp ứng yêu cầu tuyển chọn của doanh nghiệp trong các bước trên đây đều sẽ ký hợp đồng làm việc cho doanh nghiệp. Nhiều ứng viên đã có công việc làm tốt, muốn thử sức mình ở những doanh nghiệp khác có uy tín hơn, hay muốn tìm kiếm những công việc với hy vọng sẽ có thu nhập và các điều kiện làm việc tốt hơn. Ứng viên có thể thay đổi ý định, hay nếu các mong đợi của họ không được đáp ứng, họ cũng sẽ không đi làm cho doanh nghiệp hay tổ chức mới. Do đó, trong một số doanh nghiệp có thể còn có bước đề nghị tuyển trước khi ra quyết định tuyển dụng nhằm giảm bớt các trường hợp bỏ việc của nhân viên mới. Khi đó, đối với những ứng viên đã đáp ứng các tiêu chuẩn tuyển dụng trên đây, doanh nghiệp sẽ đưa ra đề nghị tuyển với các điều kiện làm việc cụ thể về công việc, yêu cầu, thời gian làm việc, lương bổng, đào tạo, huấn luyện. Ứng viên có thể trình bày thêm nguyện vọng cá nhân của mình đối với doanh nghiệp: nếu hai bên cùng nhất trí, sẽ đi đến bước tiếp theo là doanh nghiệp ra quyết định tuyển dụng và hai bên sẽ ký hợp đồng lao động. Trưởng phòng nhân sự đề nghị giám đốc ra quyết định tuyển dụng hay ký hợp đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hay hợp đồng lao động cần ghi rõ chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc,v.v… Khi được nhận vào làm việc trong tổ chức, doanh nghiệp, nhân viên mới sẽ được giới thiệu với người phụ trách và các đồng nghiệp khác, doanh nghiệp sẽ thực hiện hình thức hướng dẫn về công việc và giới thiệu về doanh nghiệp cho nhân viên bằng cách giới thiệu cho nhân viên mới về lịch sử hình thành và quá trình phát triển; các giá trị văn hóa tinh thần, các truyền thống tốt đẹp; các cơ sở hoạt động; các chính sách nội quy chung; các yếu tố về điều kiện làm việc; các chế độ khen thưởng, kỷ luật lao động,v.v… nhằm kích thích nhân viên mới long tự hào về doanh nghiệp và giúp họ mau chóng làm quen với công việc. Nghiên cứu vấn đề (nhân viên mới) cho thấy trong những ngày đầu ở nơi làm việc, các nhân viên mới thường ngại ngần, lo sợ, thậm chí có thể chán nản do các nguyên nhân: Do đó, sự quan tâm, giúp đỡ của người phụ trách và các đồng nghiệp đối với người mới đến là rất cần thiết, giúp họ mau hóng thích nghi và cảm giác tin tưởng, thoải mái với môi trường mới. Lưu ý trong thực tế, các bước và nội dung trình tự của tuyển dụng có thể thay đổi linh hoạt (hay thậm chí có thể thêm bớt một vài bước). Điều này phụ thuộc vào yêu cầu của công việc, đặc điểm của doanh nghiệp, trình độ của hội đồng tuyển chọn.
