ngannam_vannhoanh_29148
New Member
Vấn đề cần lưu ý khi áp dụng kế toán máy
* Kế toán máy là quá trình ứng dụng công nghệ thông tin đối với hệ thống thông tin kế toán, nhằm biến đổi dữ liệu kế toán thành những thông tin tài chính cần cho quá trình ra quyết định của công ty.
Việc ứng dụng tin học vào công tác kế toán là chuyện nâng cao hiệu suất công tác kế toán thông qua chức năng ưu việt của máy vi tính và kỹ thuật tin học. Trong điều kiện nền kinh tế nước ta đang trong quá trình hội nhập nền kinh tế thế giới, thì chuyện ứng dụng công nghệ tin học trong công tác kế toán nói chung là điều cần thiết để một doanh nghề có thể phát triển bền vững. Song chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán càng ở mức độ cao bao nhiêu thì yêu cầu đối với trình độ của nhân viên kế toán càng phải có chuyên môn nghề vụ vững vàng để làm chủ công nghệ phát huy được thế mạnh của chuyện ứng dụng tin học, tạo tiền đề cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
Trên thực tế hiện nay hầu hết các doanh nghề đều sử dụng kế toán máy để hạch toán các nghề vụ phát sinh. Nhìn chung chuyện áp dụng kế toán máy giúp cho kế toán viên giảm khối lượng công chuyện tính toán đơn thuần đi rất nhiều. Song ở nhiều doanh nghề nhất là các doanh nghề nhỏ, chuyện sử dụng kế toán máy chưa thực sự phát huy được chức năng ưu việt của công nghệ. Nhất là ở các doanh nghề mà hệ thống kế toán nội bộ chưa được hoàn thiện, người kế toán tổng hợp lơi là trong chuyện kiểm tra số liệu, thì chuyện áp dụng kế toán máy có khi lại rơi vào tình trạng không kiểm soát. chuyện hạch toán sai đối tượng diễn ra phổ biến dẫn đến số liệu báo cáo không chính xác.
* Theo tui nguyên nhân chủ yếu của tình trạng này là:
- Thứ nhất do chưa nghiên cứu kỹ về đặc điểm kinh doanh của doanh nghề do đó chuyện lựa chọn phần mềm không phù hợp. Rất nhiều các doanh nghề có được phần mềm từ một nguồn nào đó sau đó đem áp dụng vào doanh nghề của mình mà không cần biết nó có phù hợp hay không. Cũng có doanh nghề do ham dẻ mua phần mềm của một vài cá nhân (họ là nhân viên phát triển thị trường của một công ty phần mềm) do đó chuyện hướng dẫn ban đầu rất hạn chế.
- Thứ hai do không xây dựng, hay chưa cụ thể quy trình hạch toán, chưa xác định được đối tượng cần quản lý trong doanh nghiệp. Do đó chuyện hạch toán của kế toán viên không nhất quán (vì một nghề vụ kế toán có thể hạch toán vào phần mềm bằng nhiều cách khác nhau). Do không xác định được đối tượng quản lý nên sự khai báo danh mục đối tượng tuỳ tiện dẫn đến cuối kỳ không có được các báo cáo cần thiết.
- Thứ ba là yếu tố con người người nhập liệu và người quản lý: Người nhập liệu phải hạch toán thật chính xác và phải biết cách tự kiểm tra số liệu mà mình vừa hạch toán. Định kỳ, người quản lý phải kiểm tra chuyện nhập liệu trên nhiều báo cáo khác nhau phụ thuộc vào mối quan hệ kinh tế của chúng.
* Do vậy để xây dựng một hệ thống kế toán máy tốt nên phải:
- Thứ nhất tham khảo các doanh nghề có hệ thống kế toán mạnh có cùng ngành nghề kinh doanh. Từ đó xác định được phần mềm kế toán phù hợp với đặc điểm kinh doanh của doanh nghề đồng thời (gian) lưu ý các vấn đề mà các doanh nghề này gặp phải.
- Thứ hai xác định rõ đối tượng cần quản lý từ đó xây dựng thật rõ hơn quy trình hạch toán. Quy định rõ loại chứng từ nào để nhập liệu cho từng phần hành kế toán. Quy trình hạch toán càng rõ hơn càng tốt, phải quy định rõ nghề vụ này được hạch toán vào phân hệ nào, đối với trường hợp cụ thể này phải xử lý ra sao, đảm bảo tính nhất quán. Việc Tổ chức luân chuyển chứng từ: phải đảm bảo tính hợp lý, dễ kiểm tra, dễ đối chiếu giữa các bộ phận kế toán có liên quan.
- Thứ ba tổ chức mã hoá các đối tượng cần quản lý: Mã hoá là hình thức thể hiện chuyện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng cần quản lý; mã hoá đối tượng cần quản lý cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn các đối tượng, trong quá trình xử lý thông tin tự động, mặt khác cho phép tăng tốc độ xử lý, độ chính xác cao, giảm thời (gian) gian nhập liệu và tiết kiệm bộ nhớ. Việc mã hoá phải đảm bảo tính thống nhất và nhất quán, phù hợp với chế độ kế toán hiện hành, phần mềm kế toán và phần mềm quản trị dữ liệu. Tuỳ theo từng phần mềm cụ thể và yêu cầu quản lý mà có các thông tin khai báo khác nhau đối với từng danh mục cần quản lý. Hệ thống danh mục gồm: danh mục rõ hơn và danh mục phân nhóm. Danh mục phân nhóm rất quan trọng đưa ra các báo cáo ngắn gọn mà vẫn mang đầy đủ ý nghĩa kinh tế. Việc khai báo danh mục rõ hơn nên phải đầy đủ các chỉ tiêu. Tránh tình trạng mỗi người chỉ khai báo các thông tin phục vụ riêng cho phân hệ mà họ quản lý. Danh mục rõ hơn gồm: DM tài khoản, DM sản phẩm, hàng hoá, vật tư, TSCĐ; DM khách hàng, nhà cung cấp, nhân viên, DM hợp đồng, DM ngân hàng, ....
Thứ tư yếu tố con người. Hướng dẫn chi tiết, cụ thể từng kế toán viên hiểu rõ nhiệm vụ hạch toán của mình, chỉ dẫn họ cách tự kiểm tra giảm thiểu sai sót trong quá trình hạch toán. Người quản lý phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi chuyện hạch toán nhất là giai đoạn đầu mới áp dụng, để kịp thời (gian) sửa chữa các sai sót đồng thời (gian) có những điều chỉnh cần thiết, hợp lý để hệ thống kế toán máy thực sự phát huy hiệu quả.
Còn nhiều thiếu sót mong các bạn lũy ý thêm/.