Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
ục tiêu và nhiệm vụ ng
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 3
4. Lịch sử nghiên cứu................................................................................................................. 3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................ 6
6. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................... 6
7. Nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................................................... 7
8. Bố cục của đề tài.................................................................................................................... 7
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC ..................................................................................................8
1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................................................... 8
1.1.1. Một số khái niệm...............................................................................................8
1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan ................11
1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ...............................................15
1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu..........................................................................19
1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ.............................................................19
1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ ...................................................................21
1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc.......................................................................................23
1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................23
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................................24
1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ....................................................................25
1.4.Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc .................................................................25
1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..................................................25
1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..............................................28
1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc...........29
Tiểu kết chƣơng 1....................................................................................................32
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN
DÂN TỘC ................................................................................................................34
2.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lƣu trữ tại
Ủy ban Dân tộc.......................................................................................................................34
2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc .......................................36
2.2.1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.......................................36
2.2.2. Lựa chọn tài liệu để số hóa .............................................................................40
2.2.3. Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” ................................................41
2.2.4. Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc:.................................................62
2.2.5. Khai thác, sử dụng tài nguyên số ....................................................................64
2.2.6. Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân ...................................................64
2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên
nhân .........................................................................................................................................71
2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ....................71
2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế ...................................................................73
Tiểu kết chƣơng 2....................................................................................................75
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC ................................................................................................76
3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lƣu trữ...............................................................76
3.1.1. Mục tiêu ..........................................................................................................76
3.1.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................76
3.1.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................77
3.2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ..................................................79
3.2.1. Mục tiêu ..........................................................................................................79
3.2.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................79
3.2.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................79
3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ............................................82
3.3.1. Mục tiêu ..........................................................................................................82
3.3.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................82
3.3.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................83
3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ................88
3.4.1. Mục tiêu ..........................................................................................................88
3.4.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................89
3.4.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................90
3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ ..................94
3.5.1. Mục tiêu ..........................................................................................................94
3.5.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................94
3.5.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................94
Tiểu kết chƣơng 3....................................................................................................97
KẾT LUẬN ..............................................................................................................99
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................101
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ,
phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ
lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc,
các nhà khoa học nổi tiếng... Vì vậy, tài liệu lưu trữ không chỉ có vị trí, vai trò trong
việc lưu giữ những thông tin quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội
của một quốc gia, mà còn góp phần giáo dục lịch sử truyền thống của dân tộc và
phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, đã xuất hiện nhiều
cách lưu trữ tài liệu, trong đó số hoá tài liệu lưu trữ được coi là một phương
pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác bảo quản tài liệu. Số hoá
tài liệu đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin từ các vật mang
tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu
trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào nhằm thực hiện các mục tiêu
khác nhau của công tác lưu trữ. Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hoá tài liệu, do
tính ưu việt của nó, đang được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện.
Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - một cơ quan
ngang Bộ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi
toàn quốc thì cùng với quá trình hình thành và phát triển, tài liệu lưu trữ về lĩnh vực
công tác dân tộc cũng ngày một lớn. Hiện tại, hầu hết các tài liệu lưu trữ của UBDT
đều là bản cứng, được bảo quản trong kho lưu trữ. Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư
hỏng, mất mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc
nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc và chủ trương, chính sách dân tộc của
Đảng, của Nhà nước ta. Để khắc phục những hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc đã tiến
hành số hoá một số tài liệu, trong đó chủ yếu là số hóa loại hình tài liệu hành chính,
nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai và tổ chức thực hiện công tác dân tộc
đạt hiệu quả.
Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT chưa được triển khai đồng bộ,
bước đầu thực hiện thử nghiệm một số hồ sơ của phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc. Quá
trình số hoá còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính sách, đầu tư kinh phí, cơ sở
vật chất, kỹ thuật đến quá trình tổ chức số hoá. Phạm vi, quy mô còn nhỏ, lẻ; số lượng
tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện số hoá
còn chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu quả số hoá chưa cao...
Trong khi đó, hiện nay kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng ở tất cả các
quốc gia. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ các đối
tượng khác nhau với những mục đích khác nhau ngày càng trở nên đa dạng hơn bao
giờ hết. Cùng với sự tác động mạnh mẽ của nhiều yếu tố ở trong và ngoài nước, thì
yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày càng đòi hỏi cao hơn. Các nhân tố đó tác
động theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới quá trình triển
khai số hóa, đòi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động
tích cực đồng thời hạn chế các tác động tiêu cực đối với quá trình số hóa.
Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, nhằm hoàn
thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công
tác số hoá ở UBDT là một việc rất cần thiết và có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn
đối với công tác lưu trữ tài liệu ở UBDT. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả đã
chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực
thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình, nhằm góp
phần nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc hàng năm ở UBDT.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu:
Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa
tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Dân tộc, đề xuất một số giải pháp cho công tác số hóa tài
liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu một số vấn đề về số hoá tài liệu lưu trữ;
- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc;
- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu:
- Một số vấn đề liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.
- Thực trạng công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Luận văn tập trung nghiên cứu công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban
Dân tộc;
- Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, trong phạm vi luận văn này, tôi
không nghiên cứu công tác số hóa đối với tất cả mọi loại hình tài liệu mà nghiên
cứu về công tác số hoá tài liệu hành chính tại Ủy ban Dân tộc.
4. Lịch sử nghiên cứu
Số hóa tài liệu lưu trữ là một phương pháp ứng dụng công nghệ mới vào
công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu gốc và tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu được nhanh chóng thuận tiện hơn, vì vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của
nhiều tác giả trong nước và trên thế giới. Đã có không ít công trình nghiên cứu đề
cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau.
4.1. Các nghiên cứu ở nƣớc ngoài về số hóa tài liệu
Trên thế giới, công nghệ kỹ thuật số hoá đã được nghiên cứu và ứng dụng một
cách mạnh mẽ với quy mô lớn trong các lĩnh vực như thư viện, bảo tàng, lưu trữ và
đã có nhiều công trình nghiên cứu về công nghệ này.
Cuốn “Số hoá có phải là một phương pháp bảo quản” của tác giả Hartmut
Weber, xuất bản năm 1997 đã đưa ra những vấn đề lý thuyết cơ bản về số hoá tài
liệu. (Hartmut Weber (1997), Digitisation as a method of preservation?, Amsterdam,
Netherland); Cuốn “Cẩm nang cho các dự án số hoá: Công cụ quản lý cho việc bảo
quản và truy cập” của Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Andover - Mỹ, xuất bản
năm 2000 là cuốn cẩm nang hướng dẫn đầy đủ cho việc triển khai thực hiện một dự
án số hoá. (Northeast document conservation center Andover (2000), Handbook for
Digital Projects: A management tool for preservation and access, Massachusetts,
USA); Cuốn “Công bố những nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ trong số hoá
tài liệu lưu trữ để bảo quản, số hoá và lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Canada, xuất
bản năm 2002 cũng đưa ra những vấn đề lý thuyết về số hoá tài liệu, những nguyên
tắc và lưu ý khi thực hiện một dự án số hoá. (Canadian Council of Archive (2002),
Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to
preservation of Archival Record, Digitization and Archives, Canada).
4.2. Các nghiên cứu ở trong nƣớc có liên quan đến số hóa tài liệu lƣu trữ
Tại Việt Nam, số hoá tài liệu vẫn còn là vấn đề tương đối mới mẻ . Qua tìm
hiểu, có thể kể đến một số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận tốt nghiệp,
các bài viết trong Hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành.
* Các công trình nghiên cứu:
Đề tài cấp Bộ do Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm (2013), “Nghiên cứu các
giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao
bảo hiểm”, Phòng Thông tin - Tư liêụ , Trung tâm Khoa học và công nghệ Văn thư
lưu trữ, Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước.
Luâṇ văn thac̣ sĩ ngành Lưu trữ hoc̣ và Quản tri ̣văn phòng nghiên cứu về số
hóa như: Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học;
Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam - Thực
trạng và khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học
KHXH&NV Hà Nội; Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; …
* Các bài viết trong các Hội thảo khoa học:
Năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với Hiệp hội Lưu trữ
khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) đã tổ chức Hôị
thảo Khoa học quốc tế với chủ đề : “Số hó a tà i liêụ lưu trữ - chia sẻ kinh nghiêṃ ”.
Hội thảo đã tâp̣ hơp̣ đươc̣ những bài viết của các nhà nghiên cứ u , cán bộ văn thư,
lưu trữ và các bộ ngành liên quan trong và ngoài nước chia sẻ kinh nghiệm trong
lĩnh vực số hoá tài liệu lưu trữ, với 4 mảng chuyên đề chính: Số hoá tài liệu giấy; Số
hoá các loại hình tài liệu khác; Quản lý và khai thác tài liệu số hoá; Đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực phục vụ công tác số hoá.
Bên cạnh đó , có thể kể đến một số bài viết được đăng tại Kỷ yếu hội thảo
khoa hoc̣ “Thống nhất cá c tiêu chuẩn nghiêp̣ vụ trong cá c Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia”, do Cuc̣ Văn thư và Lưu trữ Nhà nướ c tổ chứ c năm 2011 có đề cập đến phương
pháp số hóa tài liệu lưu trữ , trong đó, đáng chú ý là các bài viết như: “Số hó a tà i
liêụ và những vấn đề đăṭ ra” của tác giả Nguyêñ Thi ̣Thu Hoài; “Công nghê ̣lâp̣ bản
sao bảo hiểm trên microfilm kết hơp̣ vớ i lâp̣ bản sao sử duṇ g kỹ thuâṭ số ”, của tác
giả Nguyễn Thị Phương Mai ; “Vài ý kiến bước đầu về số hóa tài liệu tại trung tâm
lưu trữ quốc gia III”, của tác giả Vũ Văn Tâm…
* Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành:
Tiêu biểu có một số bài viết như: “Công tá c số hó a tà i liêụ lưu trữ - những nỗ
lưc̣ tự thân của Lưu trữ Quảng Ngãi ”, của Hạnh Dung và Ngọc Linh (2001), Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7; “Số hó a tà i liêụ - con đườ ng hôị nhâp̣ của lưu
trữ trong nền kinh tế tri thứ c ”, của các cán bộ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
(2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 9; “Những vấn đề cơ bản trong số
hóa tài liệu lưu trữ ”, của tác giả Lưu Văn Phòng (2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Viêṭ Nam, số 10; “Thiết lập siêu dữ liệu - công việc quan trọng nhất của một dự án
số hoá tài liệu lưu trữ”, của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Dấu ấn thời
gian, số 1; “ “Số hoá tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ”,
của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.
Như vậy, các công trình khoa học đã nghiên cứ u những vấn đề chủ yếu sau :
- Nghiên cứu làm rõ một số vấn đề cơ bản về lý luận số hóa và số hóa tài liệu
lưu trữ.
- Nghiên cứu thực trạng số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ ở một số địa phương
hay một, một số cơ quan, đơn vị.
- Nghiên cứu đề xuất một số mô hình và giải pháp triển khai số hóa tài liệu ở
nước ta hiện nay.
cùng với việc hoàn thiện cơ chế chính sách, cần có sự kiểm tra, thanh tra, giám sát
chặt chẽ của cơ quan chức năng để kịp thời phát hiện, uốn nắn những thiếu sót và
xử lý những sai phạm trong quá trình tổ chức thực hiện.
3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ
3.5.1. Mục tiêu
Đây là một trong những biện pháp cơ bản, là nhân tố quyết định chất lượng,
hiệu quả công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Vì vậy, xây dựng kiện toàn và
nâng cao năng lực lãnh đạo của đội ngũ công chức, viên chức các cấp là một yêu cầu
khách quan, là điều kiện cơ bản, có ý nghĩa quyết định đến thành công trong công tác
triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Đặc biệt hiện nay việc nhận thức, trách nhiệm của
một số lãnh đạo UBDT, Lãnh đạo vụ, đơn vị trực thuộc UBDT đối với việc công tác
số hoá tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Thực trạng đó càng đòi hỏi phải tăng cường củng
cố, nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý toàn UBDT.
3.5.2. Nhiệm vụ
Lãnh đạo, quản lý đối với quá trình triển khai số hóa cần bám sát quá trình
triển khai số hóa để có sự chỉ đạo quản lý chặt chẽ, thường xuyên. Do vậy cần
nghiên cứu làm rõ cơ chế lãnh đạo, quản lý có tính chất đặc thù với công tác số hóa,
làm rõ các nội dung cần tập trung chỉ đạo, quản lý, trên cơ sở đó đề xuất hệ thống
giải pháp tăng cường sự lãnh đạo, quản lý đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
3.5.3. Biện pháp thực hiện
Để tăng cường công tác chỉ đạo, quản lý đối với lĩnh vực số hóa tài liệu lưu
trữ cần thực hiện các biện pháp chủ yếu sau:
Thứ nhất, tập trung xây dựng và nâng cao năng lực lãnh đạo và phát huy
trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong hoạt động lãnh đạo công tác triển khai số
hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT.
Thường xuyên kiện toàn, bồi dưỡng nâng cao năng lực chỉ đạo toàn diện,
trang bị kiến thức toàn diện cả về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ nhằm có
đủ phẩm chất, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trên cương vị chức trách được
đảm nhiệm.
Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Văn phòng, các vụ, đơn vị cần quán triệt sâu sắc
mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Cụ thể hoá
mục tiêu đó vào từng nhiệm vụ cụ thể của công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ,
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
ục tiêu và nhiệm vụ ng
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 3
4. Lịch sử nghiên cứu................................................................................................................. 3
5. Nhiệm vụ nghiên cứu ............................................................................................................ 6
6. Phương pháp nghiên cứu....................................................................................................... 6
7. Nguồn tài liệu tham khảo ...................................................................................................... 7
8. Bố cục của đề tài.................................................................................................................... 7
Chƣơng 1: SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC ..................................................................................................8
1.1. Khái quát về số hoá tài liệu lƣu trữ ............................................................................... 8
1.1.1. Một số khái niệm...............................................................................................8
1.1.2. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ và một số công việc có liên quan ................11
1.1.3. Ưu điểm và hạn chế của số hoá tài liệu lưu trữ...............................................15
1.2. Yêu cầu và nguyên tắc số hoá tài liệu..........................................................................19
1.2.1.Yêu cầu đối với số hoá tài liệu lưu trữ.............................................................19
1.2.2. Nguyên tắc số hoá tài liệu lưu trữ ...................................................................21
1. 3. Khái quát về Ủy ban Dân tộc.......................................................................................23
1.3.1. Quá trình hình thành và phát triển ..................................................................23
1.3.2.Chức năng, nhiệm vụ .......................................................................................24
1.3.3. Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc ....................................................................25
1.4.Tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc .................................................................25
1.4.1. Đặc điểm tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..................................................25
1.4.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ..............................................28
1.5. Tầm quan trọng của việc số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban dân tộc...........29
Tiểu kết chƣơng 1....................................................................................................32
Chƣơng 2: THỰC TRẠNG SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI ỦY BAN
DÂN TỘC ................................................................................................................34
2.1. Thực trạng triển khai ứng dụng công nghệ thông tin và số hoá tài liệu lƣu trữ tại
Ủy ban Dân tộc.......................................................................................................................34
2.2. Kết quả số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc .......................................36
2.2.1. Quy trình số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.......................................36
2.2.2. Lựa chọn tài liệu để số hóa .............................................................................40
2.2.3. Sử dụng phần mềm “Quản lý tài liệu lưu trữ” ................................................41
2.2.4. Thực hiện số hoá tài liệu tại Ủy ban Dân tộc:.................................................62
2.2.5. Khai thác, sử dụng tài nguyên số ....................................................................64
2.2.6. Đánh giá kết quả đạt được và nguyên nhân ...................................................64
2.3. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lƣu trữ tại Ủy ban Dân tộc và nguyên
nhân .........................................................................................................................................71
2.3.1. Một số hạn chế trong số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc ....................71
2.3.2. Nguyên nhân của những hạn chế ...................................................................73
Tiểu kết chƣơng 2....................................................................................................75
Chƣơng 3: GIẢI PHÁP TRIỂN KHAI SỐ HÓA TÀI LIỆU LƢU TRỮ TẠI
ỦY BAN DÂN TỘC ................................................................................................76
3.1. Ban hành văn bản về số hoá tài liệu lƣu trữ...............................................................76
3.1.1. Mục tiêu ..........................................................................................................76
3.1.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................76
3.1.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................77
3.2. Các tiêu chuẩn kỹ thuật và chuyên môn nghiệp vụ..................................................79
3.2.1. Mục tiêu ..........................................................................................................79
3.2.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................79
3.2.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................79
3.3. Hoàn thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ............................................82
3.3.1. Mục tiêu ..........................................................................................................82
3.3.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................82
3.3.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................83
3.4. Tăng cƣờng nguồn lực cho quá trình triển khai số hoá tài liệu lƣu trữ................88
3.4.1. Mục tiêu ..........................................................................................................88
3.4.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................89
3.4.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................90
3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ ..................94
3.5.1. Mục tiêu ..........................................................................................................94
3.5.2. Nhiệm vụ.........................................................................................................94
3.5.3. Biện pháp thực hiện ........................................................................................94
Tiểu kết chƣơng 3....................................................................................................97
KẾT LUẬN ..............................................................................................................99
TÀI LIỆU THAM KHẢO ....................................................................................101
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa rất quan trọng, chứa đựng những thông tin quá khứ,
phản ánh hoạt động và thành tựu lao động sáng tạo của con người qua các thời kỳ
lịch sử khác nhau, ghi lại những sự kiện, hiện tượng, biến cố lịch sử, những hoạt
động của các cơ quan, tổ chức, những cống hiến to lớn của các anh hùng dân tộc,
các nhà khoa học nổi tiếng... Vì vậy, tài liệu lưu trữ không chỉ có vị trí, vai trò trong
việc lưu giữ những thông tin quan trọng trong quá trình phát triển kinh tế - xã hội
của một quốc gia, mà còn góp phần giáo dục lịch sử truyền thống của dân tộc và
phục vụ triển khai thực hiện nhiệm vụ chuyên môn của các cơ quan, đơn vị.
Ngày nay, khoa học và công nghệ phát triển mạnh mẽ, đã xuất hiện nhiều
cách lưu trữ tài liệu, trong đó số hoá tài liệu lưu trữ được coi là một phương
pháp lưu trữ mới, đáp ứng nhu cầu thực tiễn trong công tác bảo quản tài liệu. Số hoá
tài liệu đang trở thành xu hướng cơ bản trong chuyển dạng thông tin từ các vật mang
tin bên ngoài thành những dữ liệu dưới dạng tín hiệu số được máy tính nhận biết, lưu
trữ và đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào nhằm thực hiện các mục tiêu
khác nhau của công tác lưu trữ. Ở nước ta, trong thời gian gần đây, số hoá tài liệu, do
tính ưu việt của nó, đang được các cơ quan, đơn vị quan tâm, triển khai thực hiện.
Đối với Ủy ban Dân tộc trực thuộc Chính phủ (Ủy ban Dân tộc) - một cơ quan
ngang Bộ, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước về công tác dân tộc trong phạm vi
toàn quốc thì cùng với quá trình hình thành và phát triển, tài liệu lưu trữ về lĩnh vực
công tác dân tộc cũng ngày một lớn. Hiện tại, hầu hết các tài liệu lưu trữ của UBDT
đều là bản cứng, được bảo quản trong kho lưu trữ. Nhiều tài liệu bị xuống cấp, hư
hỏng, mất mát gây khó khăn cho việc khai thác sử dụng tài liệu phục vụ cho việc
nghiên cứu về lĩnh vực công tác dân tộc và chủ trương, chính sách dân tộc của
Đảng, của Nhà nước ta. Để khắc phục những hạn chế trên, Ủy ban Dân tộc đã tiến
hành số hoá một số tài liệu, trong đó chủ yếu là số hóa loại hình tài liệu hành chính,
nhằm góp phần phục vụ cho việc triển khai và tổ chức thực hiện công tác dân tộc
đạt hiệu quả.
Tuy nhiên, việc số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT chưa được triển khai đồng bộ,
bước đầu thực hiện thử nghiệm một số hồ sơ của phông lưu trữ Ủy Ban Dân tộc. Quá
trình số hoá còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về cơ chế, chính sách, đầu tư kinh phí, cơ sở
vật chất, kỹ thuật đến quá trình tổ chức số hoá. Phạm vi, quy mô còn nhỏ, lẻ; số lượng
tài liệu tiến hành số hoá chưa nhiều; trình độ, năng lực của đội ngũ thực hiện số hoá
còn chưa chuyên sâu; chất lượng, hiệu quả số hoá chưa cao...
Trong khi đó, hiện nay kỹ thuật số phát triển liên tục, nhanh chóng ở tất cả các
quốc gia. Xã hội ngày càng phát triển, nhu cầu sử dụng tài liệu số phục vụ các đối
tượng khác nhau với những mục đích khác nhau ngày càng trở nên đa dạng hơn bao
giờ hết. Cùng với sự tác động mạnh mẽ của nhiều yếu tố ở trong và ngoài nước, thì
yêu cầu, nhiệm vụ công tác dân tộc ngày càng đòi hỏi cao hơn. Các nhân tố đó tác
động theo cả chiều hướng tích cực và tiêu cực, ảnh hưởng lớn tới quá trình triển
khai số hóa, đòi hỏi phải có những giải pháp phù hợp để phát huy những tác động
tích cực đồng thời hạn chế các tác động tiêu cực đối với quá trình số hóa.
Vì vậy, nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại UBDT, nhằm hoàn
thiện quy trình triển khai số hoá tài liệu lưu trữ, nâng cao chất lượng, hiệu quả công
tác số hoá ở UBDT là một việc rất cần thiết và có ý nghĩa cả về lý luận và thực tiễn
đối với công tác lưu trữ tài liệu ở UBDT. Xuất phát từ thực tiễn nêu trên, tác giả đã
chọn đề tài “Nghiên cứu triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc trực
thuộc Chính phủ” làm nội dung nghiên cứu luận văn thạc sĩ của mình, nhằm góp
phần nâng cao hiệu quả trong việc bảo quản, tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ, góp phần thực hiện thắng lợi công tác dân tộc hàng năm ở UBDT.
2. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
2.1. Mục tiêu:
Luận văn hướng tới mục tiêu chung là nghiên cứu thực trạng triển khai số hóa
tài liệu lưu trữ tại Ủy Ban Dân tộc, đề xuất một số giải pháp cho công tác số hóa tài
liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
2.2. Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Tìm hiểu một số vấn đề về số hoá tài liệu lưu trữ;
- Đánh giá thực trạng số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc;
- Đề xuất các giải pháp triển khai số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
3.1. Đối tƣợng nghiên cứu:
- Một số vấn đề liên quan đến số hóa tài liệu lưu trữ.
- Thực trạng công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban Dân tộc.
3.2. Phạm vi nghiên cứu:
- Luận văn tập trung nghiên cứu công tác số hoá tài liệu lưu trữ tại Ủy ban
Dân tộc;
- Đây là một đề tài mang tính thực tiễn cao, trong phạm vi luận văn này, tôi
không nghiên cứu công tác số hóa đối với tất cả mọi loại hình tài liệu mà nghiên
cứu về công tác số hoá tài liệu hành chính tại Ủy ban Dân tộc.
4. Lịch sử nghiên cứu
Số hóa tài liệu lưu trữ là một phương pháp ứng dụng công nghệ mới vào
công tác lưu trữ nhằm bảo quản an toàn tài liệu gốc và tổ chức khai thác sử dụng tài
liệu được nhanh chóng thuận tiện hơn, vì vậy nó thu hút sự quan tâm chú ý của
nhiều tác giả trong nước và trên thế giới. Đã có không ít công trình nghiên cứu đề
cập đến vấn đề này ở các góc độ và hình thức khác nhau.
4.1. Các nghiên cứu ở nƣớc ngoài về số hóa tài liệu
Trên thế giới, công nghệ kỹ thuật số hoá đã được nghiên cứu và ứng dụng một
cách mạnh mẽ với quy mô lớn trong các lĩnh vực như thư viện, bảo tàng, lưu trữ và
đã có nhiều công trình nghiên cứu về công nghệ này.
Cuốn “Số hoá có phải là một phương pháp bảo quản” của tác giả Hartmut
Weber, xuất bản năm 1997 đã đưa ra những vấn đề lý thuyết cơ bản về số hoá tài
liệu. (Hartmut Weber (1997), Digitisation as a method of preservation?, Amsterdam,
Netherland); Cuốn “Cẩm nang cho các dự án số hoá: Công cụ quản lý cho việc bảo
quản và truy cập” của Trung tâm bảo tồn tài liệu Đông Bắc Andover - Mỹ, xuất bản
năm 2000 là cuốn cẩm nang hướng dẫn đầy đủ cho việc triển khai thực hiện một dự
án số hoá. (Northeast document conservation center Andover (2000), Handbook for
Digital Projects: A management tool for preservation and access, Massachusetts,
USA); Cuốn “Công bố những nguyên tắc liên quan đến mối quan hệ trong số hoá
tài liệu lưu trữ để bảo quản, số hoá và lưu trữ” của Hội đồng Lưu trữ Canada, xuất
bản năm 2002 cũng đưa ra những vấn đề lý thuyết về số hoá tài liệu, những nguyên
tắc và lưu ý khi thực hiện một dự án số hoá. (Canadian Council of Archive (2002),
Declaration of Principles Concerning the Relationship of Digitization to
preservation of Archival Record, Digitization and Archives, Canada).
4.2. Các nghiên cứu ở trong nƣớc có liên quan đến số hóa tài liệu lƣu trữ
Tại Việt Nam, số hoá tài liệu vẫn còn là vấn đề tương đối mới mẻ . Qua tìm
hiểu, có thể kể đến một số đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn, khoá luận tốt nghiệp,
các bài viết trong Hội thảo khoa học, các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành.
* Các công trình nghiên cứu:
Đề tài cấp Bộ do Nguyễn Thị Hà làm chủ nhiệm (2013), “Nghiên cứu các
giải pháp số hóa tài liệu lưu trữ giấy quý hiếm có tình trạng mờ chữ để lập bản sao
bảo hiểm”, Phòng Thông tin - Tư liêụ , Trung tâm Khoa học và công nghệ Văn thư
lưu trữ, Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước.
Luâṇ văn thac̣ sĩ ngành Lưu trữ hoc̣ và Quản tri ̣văn phòng nghiên cứu về số
hóa như: Soulisouk, Thow (2013), “Nghiên cứu triển khai số hóa tài liệu lưu trữ
đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học;
Vũ Đình Phong (2013), “Số hóa tài liệu lưu trữ phim điện ảnh tại Việt Nam - Thực
trạng và khuynh hướng”, Luận văn chuyên ngành Lưu trữ học, Trường Đại học
KHXH&NV Hà Nội; Trịnh Quang Rung (2014), “Số hoá tài liệu lưu trữ tại Kho
Lưu trữ Trung ương Đảng – khảo sát, đánh giá và kiến nghị”; …
* Các bài viết trong các Hội thảo khoa học:
Năm 2009, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước phối hợp với Hiệp hội Lưu trữ
khu vực Đông Nam Á thuộc Hội đồng Lưu trữ Quốc tế (SARBICA) đã tổ chức Hôị
thảo Khoa học quốc tế với chủ đề : “Số hó a tà i liêụ lưu trữ - chia sẻ kinh nghiêṃ ”.
Hội thảo đã tâp̣ hơp̣ đươc̣ những bài viết của các nhà nghiên cứ u , cán bộ văn thư,
lưu trữ và các bộ ngành liên quan trong và ngoài nước chia sẻ kinh nghiệm trong
lĩnh vực số hoá tài liệu lưu trữ, với 4 mảng chuyên đề chính: Số hoá tài liệu giấy; Số
hoá các loại hình tài liệu khác; Quản lý và khai thác tài liệu số hoá; Đào tạo, bồi
dưỡng nguồn nhân lực phục vụ công tác số hoá.
Bên cạnh đó , có thể kể đến một số bài viết được đăng tại Kỷ yếu hội thảo
khoa hoc̣ “Thống nhất cá c tiêu chuẩn nghiêp̣ vụ trong cá c Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia”, do Cuc̣ Văn thư và Lưu trữ Nhà nướ c tổ chứ c năm 2011 có đề cập đến phương
pháp số hóa tài liệu lưu trữ , trong đó, đáng chú ý là các bài viết như: “Số hó a tà i
liêụ và những vấn đề đăṭ ra” của tác giả Nguyêñ Thi ̣Thu Hoài; “Công nghê ̣lâp̣ bản
sao bảo hiểm trên microfilm kết hơp̣ vớ i lâp̣ bản sao sử duṇ g kỹ thuâṭ số ”, của tác
giả Nguyễn Thị Phương Mai ; “Vài ý kiến bước đầu về số hóa tài liệu tại trung tâm
lưu trữ quốc gia III”, của tác giả Vũ Văn Tâm…
* Các bài viết đăng trên tạp chí chuyên ngành:
Tiêu biểu có một số bài viết như: “Công tá c số hó a tà i liêụ lưu trữ - những nỗ
lưc̣ tự thân của Lưu trữ Quảng Ngãi ”, của Hạnh Dung và Ngọc Linh (2001), Tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 7; “Số hó a tà i liêụ - con đườ ng hôị nhâp̣ của lưu
trữ trong nền kinh tế tri thứ c ”, của các cán bộ Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam
(2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam , số 9; “Những vấn đề cơ bản trong số
hóa tài liệu lưu trữ ”, của tác giả Lưu Văn Phòng (2009), Tạp chí Văn thư Lưu trữ
Viêṭ Nam, số 10; “Thiết lập siêu dữ liệu - công việc quan trọng nhất của một dự án
số hoá tài liệu lưu trữ”, của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Dấu ấn thời
gian, số 1; “ “Số hoá tài liệu lưu trữ - yêu cầu thực tiễn đặt ra cho ngành lưu trữ”,
của tác giả Dương Văn Khảm (2013), Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 3.
Như vậy, các công trình khoa học đã nghiên cứ u những vấn đề chủ yếu sau :
- Nghiên cứu làm rõ một số vấn đề cơ bản về lý luận số hóa và số hóa tài liệu
lưu trữ.
- Nghiên cứu thực trạng số hóa và số hóa tài liệu lưu trữ ở một số địa phương
hay một, một số cơ quan, đơn vị.
- Nghiên cứu đề xuất một số mô hình và giải pháp triển khai số hóa tài liệu ở
nước ta hiện nay.
cùng với việc hoàn thiện cơ chế chính sách, cần có sự kiểm tra, thanh tra, giám sát
chặt chẽ của cơ quan chức năng để kịp thời phát hiện, uốn nắn những thiếu sót và
xử lý những sai phạm trong quá trình tổ chức thực hiện.
3.5. Tăng cƣờng sự chỉ đạo, quản lý đối với việc số hoá tài liệu lƣu trữ
3.5.1. Mục tiêu
Đây là một trong những biện pháp cơ bản, là nhân tố quyết định chất lượng,
hiệu quả công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Vì vậy, xây dựng kiện toàn và
nâng cao năng lực lãnh đạo của đội ngũ công chức, viên chức các cấp là một yêu cầu
khách quan, là điều kiện cơ bản, có ý nghĩa quyết định đến thành công trong công tác
triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Đặc biệt hiện nay việc nhận thức, trách nhiệm của
một số lãnh đạo UBDT, Lãnh đạo vụ, đơn vị trực thuộc UBDT đối với việc công tác
số hoá tài liệu lưu trữ còn hạn chế. Thực trạng đó càng đòi hỏi phải tăng cường củng
cố, nâng cao năng lực lãnh đạo, quản lý toàn UBDT.
3.5.2. Nhiệm vụ
Lãnh đạo, quản lý đối với quá trình triển khai số hóa cần bám sát quá trình
triển khai số hóa để có sự chỉ đạo quản lý chặt chẽ, thường xuyên. Do vậy cần
nghiên cứu làm rõ cơ chế lãnh đạo, quản lý có tính chất đặc thù với công tác số hóa,
làm rõ các nội dung cần tập trung chỉ đạo, quản lý, trên cơ sở đó đề xuất hệ thống
giải pháp tăng cường sự lãnh đạo, quản lý đối với công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
3.5.3. Biện pháp thực hiện
Để tăng cường công tác chỉ đạo, quản lý đối với lĩnh vực số hóa tài liệu lưu
trữ cần thực hiện các biện pháp chủ yếu sau:
Thứ nhất, tập trung xây dựng và nâng cao năng lực lãnh đạo và phát huy
trách nhiệm của cá nhân, tổ chức trong hoạt động lãnh đạo công tác triển khai số
hoá tài liệu lưu trữ ở UBDT.
Thường xuyên kiện toàn, bồi dưỡng nâng cao năng lực chỉ đạo toàn diện,
trang bị kiến thức toàn diện cả về lý luận chính trị, chuyên môn nghiệp vụ nhằm có
đủ phẩm chất, năng lực đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trên cương vị chức trách được
đảm nhiệm.
Lãnh đạo Ủy ban Dân tộc, Văn phòng, các vụ, đơn vị cần quán triệt sâu sắc
mục tiêu, yêu cầu, nhiệm vụ công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ. Cụ thể hoá
mục tiêu đó vào từng nhiệm vụ cụ thể của công tác triển khai số hoá tài liệu lưu trữ,
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links