3
MÔ TẢ CÔNG VIỆC NHÂN VIÊN THỦ QUỸ
Bộ phận Phòng tài chính kế toán
Chức danh Nhân viên thủ quỹ
Mã công việc KT-TQ
Cán bộ quản lý trực tiếp TP. TCKT
1. Yêu cầu :
Cập nhật đầy đủ , chính xác , kịp thời Thu – Chi – Tồn quỹ tiền mặt vào Sổ Quỹ - báo cáo khi cần cho BGĐ , KTT
Thực hiện đúng quy định về trách nhiệm về quản lý quỹ tiền mặt đã nêu trên
2. Trách nhiệm :
2.1 / NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ TIỀN MẶT :
A) Nghiệp vụ Thu – Chi Tiền Mặt :
Mọi khoản thu chi phát sinh phải được thực hiện trong quy định công ty, quỹ tiềm mặt và có chứng từ .
Khi nhận được Phiếu Thu , Phiếu Chi ( do Kế Toán lập ) kèm theo chứng từ gốc , Thủ Qũy phải :
· Kiểm tra số tiền trên Phiếu Thu , Phiếu Chi với chứng từ gốc
· Kiểm tra nội dung ghi trên Phiếu Thu , Phiếu Chi có phù hợp với chứng từ gốc
· Kiểm tra ngày , tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của người có thẩm quyền.
· Kiểm tra số tiền thu vào hay chi ra cho chính xác để nhập hay xuất quỹ tiền mặt.
· Cho người nộp tiền hay nhận tiền ký vào Phiếu Thu hay Chi .
· Thủ quỹ ký vào Phiếu Thu hay Chi và giao cho khách hàng 1 liên
· Sau đó Thủ Quỹ căn cứ vào Phiếu Thu hay Chi ghi vào Sổ Quỹ ( viết tay )
· Cuối cùng , Thủ Quỹ chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu hay Chi cho Kế Toán
Khi chi tạm ứng , trường hợp này do Thủ quỹ theo dõi và ghi vào Sổ quỹ tiền mặt và viết tay.
· Chi theo số tiền trên Phiếu nhận tạm ứng do người xin tạm ứng lập và phụ trách cơ sở duyệt
· Lưu giữ Phiếu tạm ứng có đầy đủ chữ ký của phụ trách cơ sở , người nhận tạm ứng và Thủ Quỹ . Trực tiếp theo dõi công nợ tạm ứng
· Khi người nhận tạm ứng thanh toán , cũng cho ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ dư nợ còn lại . Thủ quỹ thu tiền tạm ứng vào Sổ quỹ tiền mặt viết tay
· Khi phần tạm ứng được thanh toán đợt cuối , lúc đó Kế toán mới lập Phiếu chi chính thức để vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và Thủ Quỹ tính toán số chênh lệch để thu thêm hay chi ra
· Đối tượng xin tạm ứng phải là CNV tại cơ sở và thời gian thanh toán tạm ứng tối đa 1 tuần
B) Quản lý Quỹ tiền mặt :
· Tiền mặt tồn quỹ phải được lưu giữ tại két , không được để ở nhiều nơi hay mang ra khỏi cơ sở . Không được để tiền của cá nhân vào trong két
· Tiền mặt tồn quỹ phải được sắp xếp theo loại giấy bạc và được kiểm lại cuối ngày
· Cuối ngày in Sổ quỹ trên máy và lấy đầy đủ chữ ký
· Hằng ngày , Kế Toán cùng kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu sổ sách , ký vào sổ Quỹ ( viết tay và bản in )
· Khóa Sổ và niêm két trước khi ra về
2.2/ PHƯƠNG PHÁP LẬP SỔ QUỸ TIỀN MẶT :
A) Mở Sổ :
· Sổ viết tay (của Cục Thống Kê ) ghi đầy đủ nội dung ở trang đầu , đánh số trang do Thủ Quỹ thực hiện
· Sổ in trên máy thì in ra từ phần nhập liệu của kế toán
B) Ghi chép ( đối với Sổ viết tay ) :
· Không được sử dụng bút mực đỏ để ghi chép trong Sổ Quỹ
· Nếu ghi chép sai , dùng thước kẻ gạch bỏ phần sai và ghi lại vào dòng kế tiếp
· Không ghi chồng lên phần gạch bỏ
· Căn cứ vào Phiếu Thu – Chi , Phiếu tạm ứng để ghi vào các cột tương ứng trong Sổ Quỹ
· Phiếu Thu – Chi , Phiếu Tạm ứng phải theo đúng thứ tự số phiếu phát sinh
· Cuối trang cộng trang ở cột thu và chi nơi dòng quy định
· Cuối ngày , khóa sổ và cộng ngày ở cột Thu – Chi và Tồn quỹ
· Ghi thành tiền bằng chữ và Kế toán cùng Thủ Quỹ ký tên
C) Lưu giữ và luân chuyển :
Đối với Sổ quỹ tiền mặt viết tay :Thủ Quỹ thực hiện và lưu giữ để quản lý tiền mặt thực tế phát sinh tăng giảm và thực tồn
Đối với Sổ quỹ tiền mặt in từ máy:
· Do Kế toán thực hiện trên máy khi lập Phiếu Thu- Chi và in ra cuối ngày theo tờ rời ( 2 liên )
· Thủ Quỹ cập nhật và đóng lại thành Sổ theo tháng ( liên phụ )
· Liên chính chuyển nộp về Công ty cùng Phiếu Thu – Chi và chứng từ gốc đi kèm
· Biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt : Kế toán lưu và Thủ Quỹ lưu ( đóng sổ )
3. Quyền hạn :
Có quyền yêu cầu KTCS đối chiếu kịp thời số liệu trên Sổ quỹ tiền mặt và Sổ sách Kế toán , cũng như kiểm kê đột xuất khi cần
Được phụ trách cơ sở và các bộ phận có liên quan tại Cơ sở
Khi phát hiện vụ việc có ảnh hưởng thiệt hại đến Tiền mặt có quyền báo cáo trực tiếp với phụ trách cơ sở.
4. Mối liên hệ công tác :
Nhận sự chỉ đạo , phân công , điều hành trực tiếp của GĐXN , PTCS về tổ chức . Nhận sự hướng dẫn trực tiếp từ KTT XN hay KTCS về nghiệp vụ chuyên môn
Quan hệ với các Bộ phận liên quan tại đơn vị cơ sở trên cơ sở nghiệp vụ có liên quan
Quan hệ với TPTV , bộ phận thanh toán của Công Ty
5. Báo cáo và ủy quyền:
Báo cáo mọi tình hình công việc được giao cho kê toán trưởng và phó kế toán trưởng, các vấn đề liên quan khác chỉ báo cáo với Ban lãnh đạo công ty hay các bộ phận khác khi có lệnh của Ban Giám đốc thông qua Kế toán trưởng về nội dung)
Trừ khi có yêu cầu của Tổng Giám đốc, thủ quỹ không được uỷ quyền cho người nào khác thực hiện công việc của mình.
6. Tiêu chuẩn
Kiến thức: Tốt nghiệp Trung học tài chính kế toán hay tương đương trở lên.
Kỹ năng: Có kinh nghiệm trên 1 năm liên tục đảm nhận vai trò thủ quỹ tại các doanh nghiệp
Đạo đức: Có phẩm chất đạo đức, trung thực, cẩn trọng, chịu khó. Lịch sự, hoà nhã với mọi thành viên trong công ty
