Quản lý doanh nghiệp: Ðầu tàu hay con cua - Một mô hình quản lý mới do Ông Đỗ Thanh Năm đưa ra đăng trên Báo Nhịp Cầu Đầu Tư
Từ bỏ gánh nặng quản lý theo "đầu tàu" và phát huy ưu điểm của mô hình {con cua}, nhà quản lý sẽ làm ra (tạo) được sức mạnh tổng thể trong doanh nghiệp.
Ai cũng biết con cua có 8 cái chân và 2 cái càng. Mặc dù chỉ di chuyển theo chiều ngang, nhưng mỗi lúc di chuyển, 8 chân và 2 càng phối hợp với nhau rất nhịp nhàng và cùng bộ. Nếu bất may mất đi 1, 2 càng hay chân, sự di chuyển của chúng vẫn bất bị ảnh hưởng nhiều.
Nếu ví doanh nghề là con cua, lãnh đạo là 2 cái càng, cácphòng chốngban và nhân viên là những cái chân, thì hoạt động của doanh nghề chắc chắn sẽ rất nhịp nhàng và cùng bộ. Vậy tại sao chúng ta bất vận dụng ưu điểm của con cua vào chuyện quản lý nhằm phát huy tối (nhiều) đa tiềm năng đóng lũy của từng cá nhân,phòng chốngban vào sự phát triển chung của doanh nghiệp?
Gánh nặng quản lý kiểu "đầu tàu"
Hiện, có bất ít doanh nghề Việt Nam quản lý theo mô hình "đầu tàu", trong đó, lãnh đạo đóng vai trò đầu tàu, kéo theo toàn bộ "toa tàu" phía sau. Có trường hợp lãnh đạo đi nhanh quá, nhân viên theo bất kịp, hay do nhân viên đi quá chậm, khiến khoảng cách giữa lãnh đạo và nhân viên ngày càng lớn hơn. Ðiều này làm ra (tạo) ra một thói quen xấu: chỉ khi lãnh đạo đốc thúc, thì nhân viên mới làm việc. Vì thế, một khi lãnh đạo đi công tác xa, hay có chuyện gì bất ngờ, thì tất cả hoạt động đều bị đình trệ.
Trong một doanh nghiệp, lãnh đạo vừa xác định hướng, vừa chạy mở đường, vừa kéo theo một nhóm nhân viên phía sau, sẽ bất thể nào chạy nhanh và cũng bất đủ sức để tham gia (nhà) cuộc chạy đua đường dài. Có những lúc lãnh đạo thiếu sáng suốt, chắc chắn đầu tàu sẽ chạy lệch, dẫn đến toàn bộ nhân viên đều đi "trật đường ray". Và đến khi lãnh đạo muốn tìm người thay thế mình, thì bất có ai có thể đứng ra đảm đương công việc.
Một doanh nghề mà sự phát triển phụ thuộc trả toàn vào một số cá nhân, sẽ có những rủi ro nhất định và trên hết là bất thể hiện đúng chức năng thật sự của lãnh đạo. Ðó là vai trò nâng cao tầm quan trọng và vị thế của mỗi cá nhân trong doanh nghề để đóng lũy của họ ngày càng nhiều hơn.
Trong khi đó, ở một số doanh nghiệp, lại xuất hiện trường hợp ngược lại: mỗi nhân viên,phòng chốngban cứ mạnh ai nấy chạy, bất nhịp nhàng, bất cùng một hướng, dẫn đến tình trạng người chạy nhanh phải chờ người chạy chậm, hay cứ đủng đỉnh đi, mặc cho đối thủ cạnh tranh bỏ xa mình. Những thói quen như thế vừa đi vào cuộc sống hàng ngày của doanh nghiệp, buộc nhà lãnh đạo phải chọn mô hình quản lý theo kiểu "đầu tàu", nếu bất sẽ khó đưa hoạt động doanh nghề đi vào nề nếp. Cách quản lý này chỉ có ưu điểm trong một giai đoạn nhất định và đến một lúc nào đó, sẽ xuất hiện những hạn chế như vừa đề cập ở trên.
Lúc này, vận dụng những ưu điểm quản lý theo mô hình "con cua" lại phát huy tác dụng. Lãnh đạo phải bố trí công chuyện phù hợp với sở trường của từng nhân viên, làm ra (tạo) thời cơ để họ phát triển và tự khẳng định mình. Thông qua công chuyện cụ thể, lãnh đạo sẽ nắm rõ năng lực từng người để phát huy điểm mạnh của họ. Bản thân nhân viên, qua rèn luyện, sẽ trở nên vững vàng hơn, có thể gánh vác bớt trách nhiệm của lãnh đạo. Nếu trong doanh nghiệp, bất tìm được người có năng lực phù hợp thì phải tuyển từ bên ngoài. Ðó chính là quá trình làm ra (tạo) ra những "cái chân con cua" vững chắc, có thể đảm đương những công chuyện quan trọng nhằm đảm bảo hoạt động nhịp nhàng của doanh nghiệp. Nhưng vấn đề đặt ra là làm thế nào để cácphòng chốngban, nhân viên phối hợp với nhau một cách cùng bộ?
Ưu thế của mô hình "con cua"
Muốn làm được điều này, doanh nghề phải tập luyện. Cách hiệu quả nhất là lên kế hoạch làm vizệc rõ ràng, cùng bộ, chuyên nghề cho từng cá nhân, từngphòng chốngban và toàn doanh nghiệp. Ðối với cá nhân, cuối mỗi ngày làm việc, mỗi người nên dành ra 5 phút để viết kế hoạch làm chuyện cho ngày hôm sau. Thực tế chứng minh, chỉ bỏ ra 5 phút để viết kế hoạch, các nhân viên sẽ tiết kiệm được 1 giờ làm việc, kết quả đạt được sẽ cao hơn, mức độ năng động của mỗi cá nhân và doanh nghề cũng được nâng lên. Kế hoạch làm chuyện rõ ràng sẽ giúp mỗi người nhận ra điểm mạnh của mình thông qua chuyện so sánh mục tiêu và kết quả đạt được. Từ đó, bằng cách tổ chức công chuyện theo thế mạnh, mỗi người sẽ có đóng lũy cao nhất cho doanh nghiệp.
Ðối với kế hoạch từngphòng chốngban và cho cả doanh nghiệp, thì mức độ đòi hỏi sẽ cao hơn. Khi mỗi bộ phận lập kế hoạch, đừng quên mời các bộ phận, cá nhân có liên quan tham gia. Trong quá trình lập kế hoạch, phải đảm bảo tính chính xác và tiềm thi trong chuyện đặt ra mục tiêu; từ mục tiêu, xác định các công chuyện cần làm theo tầm quan trọng, mức độ ảnh hưởng, quan hệ nhân quả, thứ tự ưu tiên; đối với mỗi công việc, phải làm rõ lợi ích của chúng, bộ phận hay cá nhân nào sẽ thực hiện, bộ phận nào sẽ hỗ trợ (phải có sự phân công công việc, trách nhiệm, quyền hạn rõ ràng), phương pháp thực hiện (cách tiếp cận vấn đề, quy trình thực hiện, phương pháp dựphòng chốngnếu có), thời (gian) gian thực hiện (khi nào bắt đầu, kết thúc, thời (gian) gian chậm trễ cho phép, những thiệt hại, ảnh hưởng do chậm trễ gây ra), nơi thực hiện, phương tiện cần sử dụng, ngân sách cho chuyện thực hiện. Doanh nghề cần cụ thể hóa kế hoạch theo tuần, tháng, quý, năm. Nếu được hỗ trợ bởi công nghệ thông tin, chuyện lập kế hoạch sẽ bất tốn nhiều thời (gian) gian. Khi cần thiết thay đổi một công chuyện nào đó, các công chuyện khác tự động thay đổi theo hay được báo để điều chỉnh kịp thời.
Ví dụ, một doanh nghiệp, sau một thời (gian) gian nghiên cứu, nhận thấy chi phí sản xuất quá cao vừa làm giảm tiềm năng cạnh tranh của sản phẩm. Doanh nghề đó đặt ra mục tiêu hạ 10% giá thành sản xuất của nhà máy. Như vậy, các công chuyện cần làm sẽ bao gồm giảm còn kho, giảm chi phí mua hàng, tăng năng suất, tiết kiệm nguyên vật liệu, giảm chi phí hoạt động. Khi xác định nguyên nhân chính là do chất lượng nguyên vật liệu kém, doanh nghề tiến hành làm chuyện lại với nhà cung ứng để có được nguyên vật liệu đạt tiêu chuẩn và giá cả hợp lý bên cạnh chuyện tăng cường các biện pháp kiểm soát chất lượng. Ðồng thời, với chuyện tìm kiếm các nhà cung cấp mới, doanh nghề sẽ (nhiều) đa dạng hóa được nguồn nguyên liệu. Bộ phận phụ trách có thể triển khai công chuyện này trong tháng, đến cuối tháng sẽ tiến hành tổng kết, đánh giá và mời Ban giám đốc và cácphòng chốngban khác tham dự.
Bên cạnh đó, doanh nghề cần lập hệ thống kiểm soát kế hoạch hiệu quả, khuyến khích từngphòng chốngban tự kiểm soát, cùng thời xây dựng bản mô tả công chuyện rõ ràng để mỗi nhân viên tự chấn chỉnh. Doanh nghề cũng phải thúc đẩy sự sẻ chia thông tin giữa các cá nhân và bộ phận trong doanh nghiệp, phải lấy sự phối hợp nhịp nhàng giữa cácphòng chốngban làm một trong những cơ sở để điều chỉnh sơ đồ tổ chức.
Doanh nghề có thể trực tiếp vận dụng ưu điểm của mô hình con cua vào trong quản lý, hay thực hiện gián tiếp bằng cách nhờ nhà tư vấn. Làm được điều này, doanh nghề sẽ hạn chế tối (nhiều) đa chi phí phát sinh, bất tạo ra giá trị gia (nhà) tăng và trên hết là trở thành một khối vững chắc trong cuộc chạy đua đường dài.
Th.sĩ Ðỗ Thanh Năm
Chủ tịch kiêm Giám đốc Công ty Tư vấn và Hỗ trợ Chiến lược windows - Win