Như chúng ta vừa biết, chức năng cơ bản của kế toán là cung cấp thông tin về tình hình kinh kế, tài chính trong doanh nghề cho các nhà quản lý. Việc thực hiện chức năng này có tốt hay không, trước hết phụ thuộc vào tính thường xuyên, kịp thời (gian) và chính xác của thông tin.
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, chuyện đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán vừa tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán bất chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, làm ra (tạo) cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Tuy nhiên, thực tế chuyện sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghề vừa và nhỏ (DNV & N) còn mang tính chất hình thức, chưa phát huy hết tiềm năng của chuyện sử dụng máy.
Một số doanh nghề cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán chi phí đầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có một phần mềm kế toán riêng và tất cả các máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống máy vi tính.
Trong khi đó, một số doanh nghề thì lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt có các doanh nghề chưa biết đến máy vi tính là gì, do điều kiện trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin học còn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng và tính hiệu quả của chuyện sử dụng máy vi tính.
Đối với các doanh nghề đã sử dụng máy vi tính thì phạm vi và chuyện phát huy chức năng tác dụng của máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào công tác kế toán rất khác nhau, có đơn vị chỉ dùng máy vi tính phục vụ cho công tác văn phòng, hành chính để soạn thảo văn bản hay chỉ ứng dụng có tính chất riêng lẻ từng công chuyện như : quản lý vật tư, quản lý lao động, trước lương... Do vậy ở các đơn vị này công chuyện kế toán vừa thực hiện bằng máy, vừa thực hiện thủ công.
Vấn đề ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các DNV & N mới ở bước đầu và gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt là về mặt tư tưởng, vẫn có một số nhà quản lý cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đầu tư rất lớn về máy móc thiết bị và về phần mềm.
Thực tế, chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghề chính là chuyện tổ chức công tác kế toán phù hợp với chuyện ứng dụng máy vi tính, và phải đạt được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, chính xác & lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học.
Như vậy, đối với một doanh nghề có quy mô lớn, bộ máy kế toán bao gồm nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, chuyện ứng dụng máy vi tính sẽ đòi hỏi một phần mềm kế toán với hệ thống máy vi tính nối mạng là chuyện cần thiết và nên đầu tư.
Nhưng đối với các doanh nghề nhỏ, bộ máy kế toán chỉ cần một hay tối (nhiều) đa là bốn, năm nhân viên làm kế toán thì bất cần đỏi hỏi phải có một hệ thống máy vi tính nối mạng, bất nên phải có một phần mềm kế toán riêng biệt do một số chuyên gia (nhà) lập trình. Thực tế, doanh nghề đó chỉ cần một vài máy vi tính là có thể ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Điều quan trọng là nhân viên kế toán phải có một trình độ chuyên môn nhất định về vi tính đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như : Excel, Quattropro, Lotus. Foxpro, Access.v.v...
Nhìn chung, khi tổ chức công tác kế toán bằng máy tính, người làm công tác kế toán nên phải nắm được các yếu tố sau :
- Tất cả các phần mềm ứng dụng nêu trên đều có thể ứng dụng làm công tác kế toán cho bất kỳ doanh nghề đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như : chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hay nhật ký sổ cái. Do đó, doanh nghề có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp.
- Phải thiết lập hệ thống ngựa hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán rõ hơn thống nhất cho toàn doanh nghiệp.
- Phải chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là nhập liệu vào bảng tính...). Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của doanh nghiệp.
- Khi vừa có cơ sở dữ liệu, tiềm năng truy xuất được của tất cả các loại phần mềm ứng dụng là rất tiềm quan. Các báo biểu kế toán như : bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ được truy xuất tương đối dễ dàng. Đặc biệt một số báo cáo tài chánh và báo cáo kế toán quản trị cũng có thể ứng dụng tiềm năng của phần mềm để truy xuất.
- Cuối cùng, nên phải chú ý đến số lượng nhân viên kế toán và trình độ nghề vụ kế toán, vi tính của nhân viên kế toán, chuyện phân công và phối hợp công tác giữa các bộ phận kế toán khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong doanh nghiệp.
Từ những yếu tố này, người làm công tác kế toán sẽ tổ chức công tác kế toán cụ thể và mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán.
Trong tất cả các hình thức sổ kế toán thì riêng hình thức sổ kế toán nhật ký chung là có thể ứng dụng tin học dễ dàng và tiện lợi nhất. Với hình thức sổ kế toán này, trình tự hạch toán khi vận dụng máy vi tính được khái quát như sau :
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và ngựa hóa các thông tin kế toán bao gồm : ngựa hóa chứng từ, ngựa hóa tài khoản và ngựa hóa các đối tượng kế toán.
+ Các chứng từ vừa được ngựa hóa sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu phụ thuộc theo chương trình nhập liệu của máy tính. Ở đây cần yêu cầu khi lập trình phải nhập đầy đủ các yếu tố ghi trên chứng từ vào cơ sở dữ liệu.
+ Khi cơ sở dữ liệu vừa có đầy đủ các thông tin, máy tính có thể tự động truy xuất số liệu theo chương trình kế toán cài đặt để vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán rõ hơn theo từng đối tượng được ngựa hóa và số liệu trên các báo cáo đến thời (gian) điểm nhập liệu.
+ Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử và các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh, khóa sổ kế toán. Sau đó, in bảng biểu, sổ kế toán tổng hợp, rõ hơn và các báo cáo.
Trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Tóm lại, chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các DNV & N có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện lớn và tiềm năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với tiềm năng thực tế của doanh nghiệp.
TS. NGUYỄN NGỌC DUNG
Ngày nay theo đà phát triển của công nghệ thông tin, chuyện đưa máy vi tính vào sử dụng trong công tác kế toán vừa tương đối phổ biến. Tin học hóa công tác kế toán bất chỉ giải quyết được vấn đề xử lý và cung cấp thông tin nhanh chóng, thuận lợi mà nó còn làm tăng năng suất lao động của bộ máy kế toán, làm ra (tạo) cơ sở để tinh giản bộ máy, nâng cao hiệu quả hoạt động kế toán.
Tuy nhiên, thực tế chuyện sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán ở các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghề vừa và nhỏ (DNV & N) còn mang tính chất hình thức, chưa phát huy hết tiềm năng của chuyện sử dụng máy.
Một số doanh nghề cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán chi phí đầu tư sẽ rất cao, đòi hỏi phải có một phần mềm kế toán riêng và tất cả các máy tính phải nối mạng để liên kết thành một hệ thống máy vi tính.
Trong khi đó, một số doanh nghề thì lại ít quan tâm đến vấn đề này, đặc biệt có các doanh nghề chưa biết đến máy vi tính là gì, do điều kiện trang thiết bị, cơ sở vật chất chưa cho phép, sự nhận thức và trình độ hiểu biết về tin học còn hạn chế ở các đơn vị này, hơn nữa chưa thấy rõ được ý nghĩa tác dụng và tính hiệu quả của chuyện sử dụng máy vi tính.
Đối với các doanh nghề đã sử dụng máy vi tính thì phạm vi và chuyện phát huy chức năng tác dụng của máy cũng như trình độ ứng dụng máy vào công tác kế toán rất khác nhau, có đơn vị chỉ dùng máy vi tính phục vụ cho công tác văn phòng, hành chính để soạn thảo văn bản hay chỉ ứng dụng có tính chất riêng lẻ từng công chuyện như : quản lý vật tư, quản lý lao động, trước lương... Do vậy ở các đơn vị này công chuyện kế toán vừa thực hiện bằng máy, vừa thực hiện thủ công.
Vấn đề ứng dụng máy vi tính vào công tác kế toán ở các DNV & N mới ở bước đầu và gặp nhiều khó khăn. Đặc biệt là về mặt tư tưởng, vẫn có một số nhà quản lý cho rằng khi ứng dụng tin học vào công tác kế toán phải đầu tư rất lớn về máy móc thiết bị và về phần mềm.
Thực tế, chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các doanh nghề chính là chuyện tổ chức công tác kế toán phù hợp với chuyện ứng dụng máy vi tính, và phải đạt được sự gọn nhẹ của bộ máy kế toán, chứng từ cung cấp phải nhanh chóng, chính xác & lại bảo đảm tiết kiệm chi phí hơn khi chưa ứng dụng tin học.
Như vậy, đối với một doanh nghề có quy mô lớn, bộ máy kế toán bao gồm nhiều nhân viên phụ trách các phần hành kế toán khác nhau, chuyện ứng dụng máy vi tính sẽ đòi hỏi một phần mềm kế toán với hệ thống máy vi tính nối mạng là chuyện cần thiết và nên đầu tư.
Nhưng đối với các doanh nghề nhỏ, bộ máy kế toán chỉ cần một hay tối (nhiều) đa là bốn, năm nhân viên làm kế toán thì bất cần đỏi hỏi phải có một hệ thống máy vi tính nối mạng, bất nên phải có một phần mềm kế toán riêng biệt do một số chuyên gia (nhà) lập trình. Thực tế, doanh nghề đó chỉ cần một vài máy vi tính là có thể ứng dụng tin học vào công tác kế toán. Điều quan trọng là nhân viên kế toán phải có một trình độ chuyên môn nhất định về vi tính đặc biệt là các phần mềm ứng dụng như : Excel, Quattropro, Lotus. Foxpro, Access.v.v...
Nhìn chung, khi tổ chức công tác kế toán bằng máy tính, người làm công tác kế toán nên phải nắm được các yếu tố sau :
- Tất cả các phần mềm ứng dụng nêu trên đều có thể ứng dụng làm công tác kế toán cho bất kỳ doanh nghề đang sử dụng các hình thức sổ kế toán như : chứng từ ghi sổ, nhật ký chung hay nhật ký sổ cái. Do đó, doanh nghề có thể căn cứ vào điều kiện thực tế về quy mô, trình độ của nhân viên để quyết định sử dụng phần mềm ứng dụng & hình thức sổ kế toán nào cho phù hợp.
- Phải thiết lập hệ thống ngựa hóa các tài khoản và các đối tượng kế toán rõ hơn thống nhất cho toàn doanh nghiệp.
- Phải chọn lựa phương pháp để nhập dữ liệu kế toán (nhập liệu khi lập chứng từ gốc, nhập liệu khi chấm dứt quá trình luân chuyển chứng từ tức là nhập liệu vào bảng tính...). Bất kỳ nhập liệu theo phương pháp nào cũng phải thiết lập cho được cơ sở dữ liệu – nơi chứa toàn bộ thông tin kế toán của doanh nghiệp.
- Khi vừa có cơ sở dữ liệu, tiềm năng truy xuất được của tất cả các loại phần mềm ứng dụng là rất tiềm quan. Các báo biểu kế toán như : bảng kê, chứng từ ghi sổ, sổ cái, sổ chi tiết, nhập xuất tồn, bảng tổng hợp công nợ được truy xuất tương đối dễ dàng. Đặc biệt một số báo cáo tài chánh và báo cáo kế toán quản trị cũng có thể ứng dụng tiềm năng của phần mềm để truy xuất.
- Cuối cùng, nên phải chú ý đến số lượng nhân viên kế toán và trình độ nghề vụ kế toán, vi tính của nhân viên kế toán, chuyện phân công và phối hợp công tác giữa các bộ phận kế toán khác nhau cũng như giữa các bộ phận khác có liên quan trong doanh nghiệp.
Từ những yếu tố này, người làm công tác kế toán sẽ tổ chức công tác kế toán cụ thể và mang lại hiệu quả cao trong công tác kế toán.
Trong tất cả các hình thức sổ kế toán thì riêng hình thức sổ kế toán nhật ký chung là có thể ứng dụng tin học dễ dàng và tiện lợi nhất. Với hình thức sổ kế toán này, trình tự hạch toán khi vận dụng máy vi tính được khái quát như sau :
+ Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ gốc, nhân viên kế toán tiến hành phân loại, kiểm tra và ngựa hóa các thông tin kế toán bao gồm : ngựa hóa chứng từ, ngựa hóa tài khoản và ngựa hóa các đối tượng kế toán.
+ Các chứng từ vừa được ngựa hóa sẽ được nhập vào cơ sở dữ liệu phụ thuộc theo chương trình nhập liệu của máy tính. Ở đây cần yêu cầu khi lập trình phải nhập đầy đủ các yếu tố ghi trên chứng từ vào cơ sở dữ liệu.
+ Khi cơ sở dữ liệu vừa có đầy đủ các thông tin, máy tính có thể tự động truy xuất số liệu theo chương trình kế toán cài đặt để vào sổ nhật ký chung, sổ cái, sổ kế toán rõ hơn theo từng đối tượng được ngựa hóa và số liệu trên các báo cáo đến thời (gian) điểm nhập liệu.
+ Cuối tháng, kế toán tiến hành lập bảng cân đối thử và các bút toán phân bổ, kết chuyển, điều chỉnh, khóa sổ kế toán. Sau đó, in bảng biểu, sổ kế toán tổng hợp, rõ hơn và các báo cáo.
Trình tự hạch toán được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:
Tóm lại, chuyện ứng dụng tin học vào công tác kế toán ở các DNV & N có ý nghĩa hết sức quan trọng để nâng cao chất lượng và hiệu quả trong công tác quản lý và là một nhu cầu khách quan, có tính hiệu quả lâu dài. Vấn đề còn lại là bản thân các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện lớn và tiềm năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thông tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với tiềm năng thực tế của doanh nghiệp.
TS. NGUYỄN NGỌC DUNG