chuong_vang
New Member
Download miễn phí Báo cáo Công tác văn phòng, công tác văn thư - lưu trữ tại Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội
Hệ thống trang thiết bị văn phòng đóng vai trò rất quan trọng trong công việc nâng cao năng suất lao động và hiệu quả của công tác văn phòng cơ quan. Được sự quan tâm của lãnh đạo Liên đoàn, Văn phòng đã tạo điều kiện để trang bị những thiết bị cần thiết và những thiết bị công nghệ hiện đại để phục vụ cho công việc chuyên môn. Nhờ có những trang thiết bị mà cán bộ văn phòng không những tiết kiệm được thời gian và công sức trong qúa trình thực hiện công việc, mà nó còn giúp cho việc quản lý tra tìm thông tin một cách nhanh chóng kịp thời và chính xác cho lãnh đạo cơ quan.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
òng chính phủ, văn bản của UBND TP, Thành uỷ... Các văn bản chủ yếu là Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Công văn... để truyền đạt những chủ trương, chính sách của Nhà nước, thông báo hay phối hợp hoạt động với Liên đoàn.- Văn bản của cơ quan cấp dưới: của Liên đoàn cấp quận, huyện, Công đoàn ngành, cấp trên cơ sở, Công đoàn cơ sở với các văn bản chủ yếu là Quyết định, Công văn, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Kế hoạch nhằm báo cáo tình hình kết quả hoạt động hay đề xuất kiến nghị với Liên đoàn Lao động xem xét và giải quyết các vấn đề cụ thể.
- Văn bản của các đối tác và cá nhân có liên quan: Lượng lớn là văn bản của các tổ chức nước ngoài muốn trao đổi, thảo luận về công tác Công đoàn, đơn thư khiếu nại của các cá nhân.
Qua khảo sát và thống kê chúng tui thấy số lượng công văn đến ít hơn công văn đi của Liên đoàn. Các loại công văn được gửi đến: quyết định, công văn, chỉ thị, thông báo, báo cáo phần lớn là của Tổng Liên đoàn, UBND, Thành uỷ Hà Nội, Liên đoàn quận, huyện, ngành, cấp trên cơ sở, Công đoàn cơ sở và đơn vị trực thuộc.
Số lượng thành phần được thể hiện qua bảng thống kê dưới đây
TT
Tên loại
Năm
2004
2005
2006
1
Công văn
597
637
649
2
Quyết định
364
421
432
3
Báo cáo
529
654
681
4
Thông báo
92
110
132
5
Giấy mời
195
222
245
6
Kế hoạch
32
30
41
7
Hướng dẫn
41
48
55
8
Chỉ thị
10
16
20
9
Nghị quyết
19
14
18
10
Công điện
01
08
06
11
Thông tri
08
09
07
12
Thông tư
13
16
19
13
Đơn thư
18
21
28
14
Các văn bản khác
84
101
107
Tổng
2003
2307
Công tác quản lý văn bản đến do văn thư trực tiếp tập trung tất cả các công văn, giấy tờ đến cơ quan, giấy tờ đến cơ quan từ nhiều nguồn khác nhau: do bưu điển chuyển đến văn thư giao liên của các cơ quan trực tiếp mang tới, thủ trương cơ quan mang về đơn thư cá nhân mang tới. Tất cả đều quản lý theo quy trình gồm
4. Công đoạn sau:
Tiếp nhận, phân loại văn bản, bóc bì, đóng dấu đền: Văn bản đến bất kỳ đều qua văn thư để làm thủ tục đăng ký, quản lý văn bản. Sau khi nhận công văn nếu là công văn thường thì văn thư phải phân loại công văn sau đó mới bóc bì và đăng ký vào sổ, máy tính.
Tại Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội chúng tui thấy văn thư cơ quan sau khi nhận được văn bản nếu là văn bản thường thì làm thủ tục bóc bì, sau đó đọc qua nội dung văn bản rồi mới phân loại: cần giải quyết gấp, loại hình bình thường, loại nghiên cứu tham khảo và loại không đúng thể thức thiếu các yếu tố ngày, tháng, trích yếu, thiếu kế hoạch, ký không đúng thẩm quyền... Với những loại văn bản này phải trả lại nơi gửi đồng thời phải nêu lý do gửi trả lại văn bản. Việc bóc bì công việc rồi mới phân loại sẽ đảm bảo phân loại một cách chính xác. Vì thông qua xác định nội dung văn bản.
Ngày..... tháng..... năm.....
Số:
Với những văn bản đảm bảo đầy đủ các yếu tố về nội dung và thể thức thì sau khi phân loại cán bộ văn thư sẽ đóng dấu văn bản đến.
Mẫu dấu công văn đến:
Đối với thư riêng, báo, tạp chí, văn thư không đóng dấu đến và đăng ký vào máy mà chuyển ngay vào ngăn đựng công văn của các phòng, ban trong tủ để công văn. Những văn bản gửi đích danh người nhận thì được chuyển trực tiếp đến nhiều nhận. Nếu nội dung văn bản gửi đích danh nhưng có liên quan đến công việc chung thì nhiều nhận văn bản có trách nhiệm ghi ý kiến xử lý và chỉnh lại văn thư để đăng ký quản lý trước khi chuyển cho tổ chức hay cá nhân có thẩm quyền giải quyết.
Bước 2: Chuyển giao văn bản cho lãnh đạo văn phòng
Công văn đến sau khi được đóng dấu đến sẽ được trình lên Liên đoàn Văn phòng (CVP) để xin ý kiến chuyển cho cá nhân hay bộ phận có thẩm quyền giải quyết. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn phải được trình chuyển giao ngay theo đúng mức độ khẩn để được xử lý kịp thời.
Bước 3: Lấy số và chuyển văn bản đến cán bộ có thẩm quyền giải quyết
Sau khi CVP xem xét văn bản và cho ý kiến sẽ được chuyển tới văn thư. Khi đó cán bộ văn thư mới đăng ky văn bản rồi chuyển cho cán bộ có thẩm quyền giải quyết hay trình lãnh đạo cơ quan, phòng, ban, cá nhân nhận được văn bản đến phải có trách nhiệm nghiên cứu giải quyết theo yêu cầu của nội dung văn bản.
Tra tìm văn bản đến bằng phầm mềm quản lý văn bản (phụ lục.
Sắp xếp bảo quản và phục vụ khai thác văn bản đến
*Quản lý văn bản mật
Hiện nay, Liên đoàn Lao động thành phố Hà Nội vẫn chưa có văn bản nào quyết định quản lý văn bản mật, ngay cả trong quy chế văn thư của văn phòng. Trong quy chế về công tác xây dựng, ban hành văn bản và công tác văn thư lưu trữ trong tổ chức công đoàn của Tổng liên đoàn lao động Việt Nam đã có quyết định cơ bản nhất về việc quản lý văn bản mật. Quy định thể hiện trên hai phương diện:
Bước 1- Nhận tài liệu mật: Tất cả tài liệu mật đến bằng con đường nào đếu được văn thư đăng ký vào máy và gửi đến cho người có trách nhiệm giải quyết công việc. Nếu tài liệu mật trên bì có ghi "Chỉ người có tên mới được bóc bì" thì văn thư sẽ đăng ký số ở ngoài phong bì và chuyển đến cho người có tên trên phong bì. Nếu tài liệu mật lại có dấu khẩn mà người có tên trên phong bì đi vắng thì văn thư sẽ chuyển cho người khác có trách nhiệm giải quyết thay chứ không được bóc bì.
Bước 2 - Gửi tài liệu mật: Tài liệu mật được đăng ký vào máy tính như văn bản thông thường, chỉ có thêm một nội dung được đăng ký "Độ mật". Đối với các tài liệu mật, điện mật khi gửi phải kèm theo phiếu gửi và bỏ vào hai phong bì trong đóng dấu mật và dấu niêm phong, bì ngoài đóng dấu "mật". Bì công văn phải ghi rõ tên đơn vị gửi, số ký hiệu công văn có trong bì. Khi chuyển giao chú ý yêu cầu nơi nhận ký nhận và trả lại phiếu cho nơi gửi.
Nhận xét: Văn thư Liên đoàn Lao động thực hiện khá tốt việc quản lý văn bản đi, đến theo những quy định chung của Nhà nước của Tổng liên đoàn lao động Việt Namvề công tác công văn giấy tờ. Nhờ vậy, việc quản lý văn bản của Liên đoàn lao động Việt Nam khá chặt chẽ, đảm bảo độ chính xác, kịp thời và giữ bí mật nội dung văn bản.
- Đối với những van đến thường, nhân viên văn thư vào sổ và chuyển đến CVP xử lý mỗi ngày 2 lần (sáng và tối).
- Đối với văn bản đến có dấu khẩn văn thư sẽ chuyển ngay tới người có trách nhiệm giải quyết theo mức độ khẩn. Văn bản đi đến ngày nào phải nhập vào máy tính xong trong ngày đó, cuối ngày phải trình lên CVP xem xét và giải quyết. Hàng ngày tiếp nhận tài liệu, báo chí phân chia đến các cá nhân, đơn vị.
* Quản lý con dấu
Việc quản lý và sử dụng con dấu tại Văn phòng Liên đoàn lao động thành phố Hà Nội được thực hiện đúng theo quy định của Nhà nước tại Nghị định 62/ CP ngày 22/09/1993 của Chính phủ về việc quản lý sử dụng con dấu của các tổ chức chính trị - xã hội và Thông tư liên tịch Bộ Công an - Tổng Liên đoàn lao động Việt Nam số 03/2000/TTLB ngày 15/03/2000 về việc khắc, quản lý và sử dụng con dấu của tổ chức công đoàn.
Văn phò...