Download Đề cương bài giảng Tài liệu điện tử miễn phí
TL được tạo ra từ hệ thống cũ sẽ còn luôn
sẵn sàng, có thể hiểu và sử dụng được
đối với người sử dụng của hệ thống mới
thì CQ, TC phải chuyển đổi TL cũ sang hệ
thống mới. Đa số các hệ thống phần mềm
ngày nay bảo đảm được sự “tương thích
với trước đó” giữa phiên bản mới và cũ
của cùng một nhà cung cấp phần mềm,
như giữa 2 phiên bản của cùng một loại
bộ phần mềm xử lý VB
Để tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho
Tóm tắt nội dung:
TS. Nguyễn Lệ Nhung -0912581997
1
ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG
TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
TS. Nguyễn Lệ Nhung
0912581997
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
2
Nội dung
1. Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử - Những khái niệm
cơ bản
2. Các khuynh hướng tổ chức và lưu trữ TLĐT
3. Các vấn đề pháp lý và hệ thống luật pháp
4. Các chiến lược
5. Những tác động đối với lưu trữ
6. Tài liệu trong môi trường CSDL
7. Các ng/tắc bảo quản và tiếp cận khai thác sử dụng TLLTĐT
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
3
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Hội đồng lưu trữ quốc tế - Cẩm nang quản lý tài liệu
điện tử nhìn từ góc độ lưu trữ. (ICA Studies/études
CIA 8) Tháng 2/1997
2. Luật giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29
tháng11 năm 2005
3. Quyết định số 376/2003/QĐ-NHNN ngày 22 tháng 4
năm 2003 của Thống đốc NHNN ban hành quy định
về bảo quản, lưu trữ chứng từ điện tử đã sử dụng
để hạch toán và thanh toán vốn của các Tổ chức
cung ứng dịch vụ thanh toán.
4. The Electronic Transactions Act and disposal of
Commonwealth records 2003 - Luật Giao dịch điện
tử và xử lý hồ sơ Liên bang năm 2003
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
4
TÀI LIỆU THAM KHẢO
5. Kinh nghiệm của NARA trong hướng dẫn quản lý tài liệu
điện tử (Xem: Luật lưu trữ Liên bang Mỹ)
6. Электронное делопроизводство и канцелярия - Quản
lý hồ sơ điện tử và văn phòng - www.archives.ru
7. Дмитрий Казанский “Немного о технологии движения
информации с помощью документов”, Компьютерра,
№24-25, 1998 - Dmitry Kazan “Vài ý kiến về công nghệ
của các luồng thông tin thông qua tài liệu, Computerra,
24-25 № năm 1998
8. Chính sách quản lý tài liệu điện tử của Cơ quan UNDP
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
5
1.Tài liệu và lưu trữ trong thời đại điện tử
- Những khái niệm cơ bản
1.1. Khái niệm về tài liệu lưu trữ điện tử
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử
1.3. Quan niệm về chức năng lưu trữ
1.4. Xác định lại vai trò của người làm lưu trữ và các
tổ chức lưu trữ
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
6
Khái niệm về tàì liệu lưu trữ điện tử
• là thông tin được ghi lại, được làm ra hay
nhận được trong quá trình triển khai (bắt
đầu), thực hiện hay hoàn tất một hoạt
động của cá nhân hay của cơ quan, tổ
chức và bao gồm nội dung, bối cảnh và
cấu trúc đủ để cung cấp bằng chứng về
hoạt động đó.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
7
• Quan niệm về bối cảnh được gắn với môi trường của TL
đó, 3 khía cạnh của khái niệm về bối cảnh của TL.
- những thông tin bối cảnh có chứa trong tài liệu (chữ ký
của quan chức thừa hành).
- mối quan hệ giữa một TL và các TL khác trong fond.
- hoạt động mà trong đó tài liệu được tạo ra.
* Quan niệm về cấu trúc được gắn với câu hỏi là TL
được ghi lại như thế nào, nó bao gồm việc sử dụng các
ký hiệu, cách sắp xếp (layout), thể loại (format), phương
tiện vật lý v.v... Đối với TLĐT thì việc phân định rõ ràng
giữa cấu trúc vật lý và cấu trúc lô gic là điều cần thiết.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
8
“TL đọc được bằng máy”, “TL trên vật mang
là máy tính (từ tính)”, “TL được máy tính
dẫn hướng” và “đồ họa máy tính”.
Cụ thể, định nghĩa thuật ngữ “tài liệu trên vật mang tin là
máy tính” có trong tiêu chuẩn hiện hành GOST R 51141-
98: “đó là tài liệu được tạo lập do sử dụng các vật
mang và các phương pháp ghi bảo đảm xử lý thông tin
của nó bằng máy tính điện tử”.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
9
tài liệu điện tử - đó là một hình thức trình
bày tài liệu dưới dạng tập hợp các thực
hiện liên quan với nhau trong môi trường
điện tử và các thực hiện liên quan với
nhau tương ứng với chúng trong môi
trường số; (TC_ 52292R)
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
10
1) tính ghi nhận - thuộc tính chức năng của TL, nó chỉ ra TL
ph/ánh các tin tức chứa đựng trong nó không phụ thuộc
vào hình thức trình bày;
2) tính tiếp cận - thuộc tính của TL, ph/ảnh hình thức trình
bày TL bảo đảm khả năng hiển thị các tham số đã cho của
việc trình bày TL đó (n/d, t/chất, c/nghệ) bằng các ph/tiện
sẵn có tại những thời điểm đã cho trong khoảng thời gian
có giới hạn;
3) tính toàn vẹn - thuộc tính của TL: trong bất cứ sự trình
bày TL nào thì các giá trị cho trước của các tham số của TL
được trình bày phải thoả mãn những y/cầu đặc thù;
4) tính pháp lý - thuộc tính của TL, sự trình bày TL chứa
các tham số khẳng định tính hợp pháp kh/quan của c/nghệ
được sử dụng trong suốt vòng đời của TL.
Yêu cầu: TLĐT theo TC_52292R
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
11
Theo lưu trữ Mỹ
• tài liệu điện tử, đó là tài liệu chứa đựng
thông tin số, đồ thị và văn bản có thể
được ghi trên bất cứ vật mang máy tính
nào (nghĩa là chứa thông tin được ghi
dưới hình thức thích hợp cho xử lý chỉ
nhờ sự hỗ trợ của máy tính)
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
12
Phân biệt tài liệu điện tử với những tài liệu khác ở dạng
truyền thống:
- Việc ghi tin và sử dụng các ký hiệu.
- Sự liên kết giữa nội dung và phương tiện mang tin.
- Những đặc điểm về cấu trúc lôgic và cấu trúc thực thể
(vật lý).
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
13
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của tài liệu điện tử
• mục đích chính của việc tạo lập và lưu giữ tài
liệu là để cung cấp bằng chứng. Bằng chứng về
các hoạt động và tác nghiệp là cần thiết để minh
chứng cho trách nhiệm của một pháp nhân hay
cá nhân.
• Độ tin cậy của một TL chính là khả năng của TL
để làm một bằng chứng đáng tin cậy. Về bản
chất, một TL không thể tin cậy hơn so với bản
thân TL đó ở vào thời điểm nó được tạo ra.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
14
1.2. Độ tin cậy và tính xác thực của TLĐT
• Tính xác thực của TL dùng để chỉ sự bền
vững qua thời gian của các đặc điểm ban
đầu (nguyên bản) của TL đó xét về khía
cạnh bối cảnh, cấu trúc và nội dung. Một
TL xác thực là TL giữ lại được độ tin cậy
ban đầu của nó.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
15
1.3. Quan niệm về chức năng lưu trữ
C/năng LT là tập hợp các h/động liên đới góp phần cần
thiết cho việc thực hiện thành công những m/tiêu về xác
định, bảo quản an toàn TLLT và bảo đảm cho những TL
đó có thể tiếp cận khai thác sử dụng và hiểu được.
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
16
1.4. Xác định lại vai trò của người làm LT
và các tổ chức LT
• trong môi trường điện tử đang tồn tại một động lực thay
đổi giữa ch/năng LT và các giai đoạn của vòng đời TL
mà trong đó ch/năng LT phải được thực thi
chú ý hơn tới giai đoạn tạo lập và chuẩn bị của vòng
đời của TL, bảo toàn được những TL thực sự xác thực,
đáng tin cậy và có thể BQ được, bằng cách đặt ra
t/chuẩn và h/dẫn cho các bên liên quan áp dụng
và/hay xây dựng hệ thống luật pháp và/hay quy định
phù hợp
thiết lập những cơ chế, chính sách để kiểm tra, giám
sát nỗ lực những người thực hiện các ch/năng LT về
BQ, tiếp cận KT và SD TL
TS. Nguyễn Lệ Nhung -
0912581997
17
2. Các khuynh hướng tổ chức
và lưu trữ tài l...