Download miễn phí Hướng dẫn làm quen với Microsoft Word 2007 nhanh chóng
PHẦN I: LÀM QUEN VỚI MS WORD 2007 . 7
1. Tạo văn bản đầu tiên . 7
a. Làm quen với cửa sổ soạn thảo . 7
b. Bắt đầu nhập liệu . 7
c. Những kí hiệu hỗ trợ . 8
d. Những dấu gạch chân trong văn bản . 9
e. Thay đổi canh lề trang văn bản . 10
f. Lưu tài liệu. 11
2. Chỉnh sửa văn bản và tài liệu . 12
a. Hiệu chỉnh tài liệu . 12
b. Di chuyển vòng quanh tài liệu . 13
c. Chọn và xóa nội dung . 13
d. Di chuyển văn bản . 14
e. Hủy bỏ các hành động vừa thực hiện . 15
f. Sử dụng thanh trượt (Scrollbar) để xem tài liệu . 15
3. Làm cho văn bản trông đẹp mắt . 16
a. Định dạng chữ và áp dụng các kiểu trang trí . 16
b. Tạo các điểm nhấn . 17
c. Thêm nhanh một kiểu trang trí (Style) . 18
d. Tạo danh sách . 18
e. Thêm hay bớt khoảng trống . 19
f. Sử dụng kiểu định dạng cho toàn bộ tài liệu . 20
PHẦN II: LÀM QUEN VỚI PHIÊN BẢN MỚI . 21
1. Làm quen nhanh với giao diện mới 2007 . 21
a. Làm quen với thanh Ribbon . 21
b. Có những gì trên thanh Ribbon? . 21
c. Nút hiển thị hộp thoại của từng nhóm . 22
d. Những Tab phụ . 22
e. Toolbar mini . 23
f. Thanh công cụ truy cập nhanh . 24
g. Ẩn tạm thời thanh Ribbon . 24
h. Sử dụng bàn phím . 25
2. Làm quen nhanh với hệ thống Office 2007 . 26
a. Phiên bản Office mới được thiết kế hướng người dùng . 26
b. Các lệnh được tổ chức như thế nào? . 26
c. Nhiều lệnh chỉ xuất hiện khi cần thiết . 27
d. Sẽ có nhiều tùy chọn hơn mỗi khi bạn cần . 28
e. Xem trước thay đổi trước khi chọn . 28
f. Tạo thanh công cụ của riêng bạn . 29
g. Sử dụng độ phân giả màn hình khác nhau làm thay đổi cách hiển thị của thanh Ribbon . 29
PHẦN III: SỬ DỤNG CÁC BIỂU MẪU CÓ SẴN TRONG . 31
1. Sức mạnh của các biểu mẫu (Template) . 31
2. Sử dụng các mẫu trang bìa Fax có sẵn . 31
3. Sử dụng các mẫu lịch làm việc sẵn có . 32
4. Tìm những biểu mẫu đã được cài đặt kèm với Word . 32
5. Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến . 33
6. Khả năng đặc biệt của biểu mẫu . 34
7. Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác nhau . 34
PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG WORD 2007 . 36
1. Danh sách dạng số và ký hiệu . 36
a. Một danh sách đơn giản . 36
b. Tạo một danh sách bằng cách gõ các ký tự thích hợp . 36
c. Kết thúc một danh sách . 37
d. Ký hiệu hay chữ số . 38
e. Thay đổi ký hiệu cho danh sách . 38
f. Định dạng danh sách . 39
g. Làm việc với đoạn văn bản trong danh sách và dán danh sách . 40
PHẦN V: THÊM NHỮNG GHI CHÚ VÀ THEO DÕI VIỆC CHỈNH SỬA TÀI LIỆU . 42
1. Kiểm tra tài liệu bằng chức năng Track Changes trong Word 2007. 42
a. Track Changes và Comments . 42
b. Xem các chỉnh sửa . 42
c. Thêm comment . 43
d. Phân biệt việc chỉnh sửa của từng người tham gia review tài liệu . 44
e.Tắt Track Changes không ảnh hưởng đến các đánh dấu thay đổi hay ghi chú . 44
f. Chấp nhận hay từ chối comment (ghi chú
và thay đổi . 452. Track Changes và Comments - những tính năng nâng cao. 46
a. Ẩn tạm thời những thay đổi . 46
b. Xem một tài liệu trước và sau khi thay đổi . 47
c. Ẩn những sự thay đổi không làm xóa comment và những cái bị điều chỉnh . 47
d. Kiểm tra comment và những hiệu chỉnh . 48
e. Chọn cách tạo track . 48
PHẦN VI: NHỮNG TÁC ĐỘNG CUỐI CÙNG CHO TÀI LIỆU . 50
1. Căn bản về Header và Footer . 50
a. Thêm vào số trang, ngày giờ . 50
b. Đánh dấu số trang . 50
c.Thêm vào ngày tháng hiện tại . 51
d. Thêm tên file và đường dẫn đến file . 51
e. Xóa bỏ header hay footer . 52
2. Header và Footer cho từng phần trong tài liệu . 52
a. Tạo ra nhiều loại header và footer trong cùng một tài liệu . 53
b.Tạo ra thành những phần khác nhau . 53
c. Cách phân chia từng section . 54
d. Cách tạo mục lục header và footer khác nhau cho từng section . 54
e. Cách tạo ra sự khác biệt cho trang đầu tiên . 55
f. Header và Footer khác nhau cho các trang chẵn và lẻ . 56
3. Tìm hiểu về bảng mục lục (Table of contents - TOC) . 56
a. Cách làm việc với bảng mục lục tự động . 56
b. Bước 1: Chuẩn bị tài liệu cho bảng mục lục . 57
c. Bước 2: Tạo bảng mục lục cho tài liệu . 58
d. Cập nhật bảng mục lục. 58
e.Thay đổi bảng mục lục . 59
4. Điều chỉnh mục lục . 60
a.Thay đổi hình thức bảng mục lục . 60
b. Thiết kế lại bảng mục lục . 60
c. Thiết kế lại bảng mục lục . 61
d. Cách làm ngắn hay kéo dài bảng mục lục. 62
e. Cách thay đổi đơn giản bảng mục lục . 62
f. Cách xóa hay tạo lại từ đầu bảng mục lục . 63
5. Tìm hiểu các trường và cách tạo nhiều mục lục . 63
a.Tạo Mục Lục bằng cách sử dụng các trường (field) . 63
b. Trường (field) là gì? . 64
c. Các công tắc trường . 65
d. Trường TC . 66
e. Sử dùng trường TC để tạo đề mục cho bảng mục lục . 67
f. Thêm trường TC vào bảng mục lục . 67
g. Tạo nhiều bảng mục lục trong một tài liệu . 68
h. Cách cơ bản để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu . 68
i. Hai lựa chọn khác để tạo nhiều mục lục trong một tài liệu . 69
j. Table Identifier . 70
k. Bookmark . 70
PHẦN VII: SỬ DỤNG MAIL MERGE ĐỂ TẠO MAIL HÀNG LOẠT . 72
1. Mail Merge căn bản . 72
a. Tìm hiểu và sử dụng mail merge (trộn thư) . 72
b. Tài liệu chính . 72
c. Thông tin người nhận . 73
d. Bộ tài liệu khi hoàn tất . 73
2. Chuẩn bị danh sách thông tin người nhận . 74
a.Thiết lập danh sách người nhận trong mail merge . 74
b. Tìm hiểu thêm về danh sách người nhận . 75
c. Danh sách thông tin người nhận đến từ đâu . 75
d. Tìm hiểu Trường (Field) trong Mail Merge . 76
e. Tìm hiểu Merge field . 76
f. Thực hiện mail merge . 77
g. Mail Merge Wizard . 78
h. Cách tạo tài liệu chính cho mail merge . 78
i. Kết nối đến danh sách người nhận. 79
j. Chọn danh sách người nhận trong email của bạn . 79
k. Sắp xếp tài liệu chính . 80
l. Xem lại mail merge . 81
m. Bước thứ 6: Hoàn tất việc merge . 82
n. Giới thiệu mail merges bằng cách sử dụng Ribbon . 82
PHẦN VIII: NHỮNG KỸ NĂNG CƠ BẢN . 84
1. Giới thiệu thanh Ribbon . 84
a. Thanh Ribbon . 84
c. Có nhiều tính năng mới trong các chương trình sử dụng thanh Ribbon . 85
d. Các loại phím tắt . 86
2. Duyệt thanh Ribbon bằng Access Key (phím truy cập). 87
a. Key Tip và các biểu tượng hình khiên (Badges) . 87
b. Tìm hiểu thêm về Key Tip . 88
c. Di chuyển bằng phím mũi tên . 88
d. Phím TAB và thanh Ribbon . 89
e. Di chuyển bằng phím F6 . 89
f. Quá quen thuộc với hệ thống phím tắt cũ? . 90
3. Hãy chú ý đến máy tính của bạn . 91
a. Các đe dọa an ninh . 92
b. Nguồn lây nhiễm . 93
c. Microsoft Update một cách để hạn chế rủi ro . 93
d. Phần mềm chống Virus . 94
e. Một số thiết lập an ninh khác . 95
f. An toàn cho email . 95
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
à một mẫu tương đối phức tạp.4. Tìm những biểu mẫu đã được cài đặt kèm với Word
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007
Biªn So¹n: [email protected] 33
Có khoảng 30 biểu mẫu được cài đặt kèm với Word như: Thư từ, Fax, Báo Cáo,
Sơ Yếu Lý Lịch và Blog. Bạn sẽ tìm thấy các biểu mẫu này bằng cách:
1. Click nút Microsoft Office, sau đó chọn New.
2. Trong cửa sổ New Document chọn Installed Templates.
3. Click vào các hình thay mặt và xem thử biểu mẫu trông như thế nào phía
bên phải.
4. Khi chọn được mẫu phù hợp, Click vào nút Create.
Một tài liệu mới được tạo ra dựa trên biểu mẫu bạn chọn, và việc của bạn bây
giờ là điền những nội dung phù hợp.
5. Tìm các biểu mẫu trên trang Microsoft Office trực tuyến
Tạo một tải liệu mới như bước trên, tuy nhiên thay vì chọn Installed Templates
bây giờ bạn sẽ chọn theo các danh mục phía dưới trong phần Microsoft Office
Online.
Hãy Click vào từng danh mục để xem hình thay mặt của các biểu mẫu trong danh
mục đó. Tương tự như với các biểu mẫu được cài đặt sẵn, khi bạn Click vào hình đại
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007
Biªn So¹n: [email protected] 34
diện thì một mẫu xem trước của biểu mẫu đó sẽ hiện lên phía bên phải.Một số danh
mục như Thư Từ (Letters) có các danh mục con để bạn lựa chọn.
Để tải các biểu mẫu về máy bạn hãy chọn hình thay mặt của biểu mẫu rồi nhấn
Download. Biểu mẫu tải về sẽ mở ra một tài liệu mới, sẵn sàng cho bạn làm việc.
Biểu mẫu gốc sẽ không bị thay đổi, nó vẫn nằm trên trang Microsoft Office trực
tuyến. Tuy nhiên, một bản sao đã được lưu về máy tính của bạn, khi cần sử dụng bạn
hãy mở thư mục My Templates trong Word mà không cần tải về một lần nữa.
6. Khả năng đặc biệt của biểu mẫu
Như đã đề cập ở các phần trước, khi bạn mở một biểu mẫu một tài liệu mới được
tạo ra dựa trên biểu mẫu mà bạn chọn. Thực chất bạn làm việc với một bản sao chứ
không phải bản thân biểu mẫu.
Đó chính là khả năng đặc biệt của biểu mẫu: Tự tạo một bản sao khi được mở,
bản sao này tạo ra tất cả các thành phần của biểu mẫu trong một tài liệu hoàn toàn
mới. Bạn làm việc với tài liệu mới đó, thừa hưởng tất cả các thành phần có trong biểu
mẩu và có thể thêm bớt nội dung tùy ý.
Vì bạn làm việc trên một tài liêu mới nên những hiệu chỉnh mà bạn thực hiện sẽ
không ảnh hưởng tới biểu mẫu gốc, nó luôn được giữ ở trạng thái nguyên bản. Vì vậy,
một biểu mẫu có thể là nền tảng cho vô số tài liệu.
7. Biểu mẫu và tài liệu là hai định dạng khác nhau
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007
Biªn So¹n: [email protected] 35
Biểu mẫu (Template) và Tài liệu (Document) có định dạng file khác nhau.
Nếu bạn đã từng lưu nhiều tài liệu Word có lẽ bạn đã quen thuộc với việc chọn
định dạng sẵn có để lưu file. Đây là sự khác biệt giữa Biểu mẫu và Tài liệu:
1. Biểu mẫu được lưu dưới dạng Word Template và nó có đuôi file là
".dotx" (các phiên bản Word trước đây là ".dot").
2. Tài liệu được lưu dưới dạng Word Document và nó có đuôi file là
".docx" (các phiên bản Word trước đây là ".doc").
Biểu mẫu và Tài liệu có định dạng file khác nhau và cách hoạt động của chúng
cũng khác nhau.
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007
Biªn So¹n: [email protected] 36
PHẦN IV: CÁCH TRÌNH BÀY THÔNG TIN HIỆU QUẢ TRONG
WORD 2007
1. Danh sách dạng số và ký hiệu
a. Một danh sách đơn giản
Danh sách (List) là một thành phần rất hữu ích trong tài liệu, nó dùng để tóm
tắt, liệt kê thông tin giúp người đọc dễ hiểu và hiểu vấn đề sâu hơn. Có 2 dạng danh
sách là dạng đánh số (Numbering) và dạng ký hiệu (Bullet). Nếu bạn có một chuỗi
thông tin có phân biệt mức độ hay thứ tự thì danh sách dạng số là lựa chọn thích hợp.
Còn nếu chỉ cần liệt kê thì nên dùng dạng ký hiệu.
Ví dụ minh họa danh sách dạng chữ và số, đơn cấp và đa cấp.
Danh sách còn có sự phân cấp: đơn cấp và đa cấp. Một danh sách đơn cấp là
danh sách mà trong đó các thành phần loại hay tính chất. Danh sách đa cấp có nghĩa
là một hay nhiều thành phần trong danh sách có thể chứa một danh sách khác. Bạn có
thể thấy sự khác biệt giữa danh sách đơn và đa cấp trong hình minh họa.
Trong phần này chúng ta thảo luận về một danh sách đơn giản, chỉ có một cấp (đơn
cấp). Các danh sách đa cấp sẽ được đè cập trong phần sau.
b. Tạo một danh sách bằng cách gõ các ký tự thích hợp
Có nhiều cách để tạo một danh sách, nhưng cách đơn giản nhất là tạo tự động
bằng cách gõ một số ký tự hay tổ hợp ký tự ở đầu câu. Nếu bạn muốn tạo danh sách
dạng ký hiệu (Bullet) thì hãy đánh dấu sao (*) đầu câu, tiếp theo là một khoảng trắng.
Dấu * sẽ tự động biến thành một ký hiệu hình chấm đen vậy là danh sách của bạn đã
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007
Biªn So¹n: [email protected] 37
được khởi tạo. Khi đã xong thành phần đầu tiên của danh sách, hãy gõ ENTER, lúc
này một chấm đen khác sẽ tự động xuất hiện sẵn sàng cho thành phần tiếp theo.
Nếu muốn tạo danh sách dạng số tự động hãy gõ số 1 và dấu chấm (1.), tiếp theo
là một khoảng trắng. Đây là một điểm mới trong Word 2007, ở các phiên bản trước
bạn phải nhấn phím ENTER thì danh sách mới được khởi tạo.
Danh sách dạng chữ (a, b, c,...) chỉ là một cách thể hiện khác của danh sách dạng
số nên cách khởi tạo cũng tương tự: bạn hãy gõ chữ a và dấu chấm (a.) sau đó là một
khoảng trắng.
Ngoài dạng hình chấm đen như trên, danh sách ký hiệu còn có nhiều biểu tượng
khác để bạn chọn lựa như hình vuông, hình kim cương, hình mũi tên v.v...
c. Kết thúc một danh sách
Bạn đã gõ xong phần cuối cùng trong danh sách, làm sao để kết thúc và các ký
hiệu hay chữ số không tự động xuất hiện nữa.
Cách dễ nhất để kết thúc việc tạo danh sách là nhấn phím ENTER hai lần liên
tiếp. Bất cứ khi nào bạn nhấn ENTER thì một ký hiệu hay một con số mới sẽ xuất
Tìm hiểu Microsoft Office 2007- Tập 1: Tìm hiểu Microsoft Word 2007
Biªn So¹n: [email protected] 38
hiện để chuẩn bị cho một thành phần mới trong danh sách, tuy nhiên nếu bạn nhấn
ENTER một lần nữa thì ký hiệu / con số đó sẽ biến mất để bạn có thể bắt đầu một
đoạn văn bản mới.
Nếu bạn muốn thực hiện khác một chút chảng hạn như lúc đang ở giữa danh
sách bạn muốn tạo một dòng mới mà không có ký hiệu hay số phía trước và dòng mới
này nằm ngang hàng với thành phần phía trên của danh sách. Lúc này, hãy sử dụng
phím BACKSPACE (xóa lùi) để xóa ký hiệu (hay số) đầu dòng trong khi vẫn giữ
nguyên canh lề so với dòng văn bản phía trên. Nếu bạn muốn dòng mới nằm ngang
với ký hiệu (hay con số) thay vì nằm ngang văn bản phía trên, hãy nhấn
BACKSPACE một lần nữa.
d. Ký hiệu hay chữ số
Bạn lỡ chọn sai kiểu danh sách? Bạn chọn kiểu danh sách là ký hiệu nhưng bây
giờ thấy kiểu chữ số sẽ hay hơn, hay ngược lại? Không có gì đáng lo, chuyển qua ...