reytintin_1405
New Member
Download miễn phí Kỹ năng tổ chức một cuộc họp hiệu quả
1- Các đặc điểm của một cuộc họp tốt
Khái niệm: Một cuộc họp là gì?
- Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau
lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hay quyết định. Vì một cuộc
họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến
và có thể gây nên các vấn đề.
- Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể
đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, Cân nhắc và tiến
hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.
- Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất
(chính thức hay không chính thức), thời gian
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Kỹ năng tổ chức một cuộc họp hiệu quảSoft skill dành cho kinh doanh có rất nhiều, một trong số đó cần được chú
ý trau dồi đó là kĩ nằn tổ chức cuộc họp!
Trong từ điển từ “thuyết trình” có rất nhiều nghĩa. Chúng ta sẽ hiểu từ
“thuyết trình” theo nghĩa xuất phát từ “trình bày” có nghĩa là “đưa cho ai
đó một cái gì đó – nói điều gì đó với ai đó” hay giao tiếp với ai đó.
“Thuyết trình” là một hình thức của giao tiếp và có thể được nhận thấy ở
dưới nhiều hình thức khác nhau.
Các nội dung về “Kỹ năng thuyết trình” dưới đây sẽ không bao gồm các
chi tiết của một bài thuyết trình dưới dạng viết,mà chỉ đề cập đến dạng
thuyết trình nói đó là: Tổ chức cuộc họp
1- Các đặc điểm của một cuộc họp tốt
Khái niệm: Một cuộc họp là gì?
- Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau
lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hay quyết định. Vì một cuộc
họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến
và có thể gây nên các vấn đề.
- Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể
đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, Cân nhắc và tiến
hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt.
- Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất
(chính thức hay không chính thức), thời gian…
Cả hai loại cuộc họp chính thức và không chính thức đều cần đến sự cẩn
thận và quan tâm. Nó sẽ trở nên ít chính thức hôn khi có sự thờ ô và vấn
đề xảy ra.
- Các cuộc họp đều phải tuân thủ một hay kết hợp các mục đích sau:
• Kiểm sóat
• Kết hợp
• Thông báo
• Thuyết phục
- Tiến trình một cuộc họp sẽ bao gồm:
• Phân tích và giải quyết các vấn đề
• tư vấn và giải hòa các xung đột
• Thảo luận và trao đổi quan điểm
• Nêu vấn đề và tạo động cô
• Xúc tiến thay đổi kiến thức, kỹ năng và quan điểm
• Nhận được ý kiến và hồi âm
• Tăng cường hỏi đáp
• Đào tạo và phát triển
Nói chung mục đích của bất kỳ cuộc họp nào đều nhằm đến một quyết
định, một hành động hay một sự thay đổi
- Chi phí và hiệu quảMọi cuộc họp đều phải tính đến chi phí. Dưới đây
là ví dụ một số chi phí khác nhau :
Chi phí thời gian
Chi phí vật chất: tiền và các công cụ phụ trợ sử dụng
Chi phí cơ hội: Mọi người có thể làm được việc gì nếu họ không đến
cuộc họp, giá trị của những hoạt động này như thế nao?, là bao nhiêu?.
Vì vậy hãy luôn nhớ đến thời gian của mọi người và bạn phải chắc chắn
rằng cuộc họp của bạn là đáng giá để tổ chức và tham gia
Cuộc họp tồi sẽ dẫn đến:
- Quyết định tồi
- Chính sách tồi
- Tạo nên sự hỗn độn và xáo trộn
- Gián đoạn công việc
- Gây chú ý tới những nhiệm vụ nhỏ hôn là những nhiệm vụ lớn quan
trọng
- Tinh thần thấp
- Giảm tiến trình làm việc và hõan lại hành động
- Nước mắt
Phí thời gian và tiền bạc
… tất cả những điều trên dẫn đến kết quả công việc không hiệu quả
Do đó một cuộc họp tốt nhất thiết phải có bài phát biểu của chủ tịch và
các thành viên.
Để tránh chi phí cao và khó khăn và đảm bảo rằng cuộc họp sẽ thành
công và đáng giá, thì câu hỏi đầu tiên cần đặt ra khi chuẩn bị một
cuộc họp là :
‘Cuộc họp có thực sự cần thiết không?’
Có lý do cụ thể và mục đích rõ ràng cho cuộc họp sẽ đạt được những ảnh
hưởng sau:
• Mọi người sẽ hiểu rõ tại sao cuộc họp được tổ chức
• Mọi người sẽ được chuẩn bị và có thể đóng góp
• Mọi người sẽ được tập trung
• Mọi người sẽ muốn tham gia cuộc họp của bạn nếu cuộc họp là có
hiệu quả.
• Sắp xếp và môi trường: Việc sắp xếp và môi trường trong phịng
họp tạo nên không khí cho cuộc họp. Đó chính là thuyết trình có
chuẩn bị. Điều đó có thể tăng cường hôn cho bài thuyết trình nói.
Việc bố trí chỗ ngồi là rất quan trọng và sẽ được sử dụng cho các
cuộc họp khác nhau:
Các dạng phòng họp:
Tròn, oval
Hội thảo / hội nghị
Hình vuông
Hình chữ U
Môi trường xung quanh cũng tạo nên không khí cho cuộc họp. Cân
nhắc những vấn đề môi trường này sẽ tăng cường thêm cho bài thuyết
trình. Các yếu tố về môi trường như:
Nhiệt độ và không khí trong phòng
Sạch sẽ
Ánh sáng
Kích cỡ phòng
Mùi /mùi thơm
Thiết bị nghe nhìn
Hệ thống âm thanh
Tiếng động, tiếng ồn
Các nhà làm kinh doanh không chỉ biết kinh doanh mà còn biết giao
tiếp một cách khóe léo và tinh tế, vì thê một cuộc họp không phải là dễ
để tổ chức thành công!
...