thuongnguyen900620
New Member
Download miễn phí Mẹo quản lý thời gian
Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư
voice mail để nhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián
đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một
mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn
có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu
lại hay chuyển tiếp cho ai
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Mẹo quản lý thời gianQuản lý thời gian cũng là cách để quản lý chính bản thân bạn. Vì vậy,
chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu về cách thức làm việc có tổ chức hơn,
biết duy trì độ tập trung và tận dụng tốt nhất có thể quỹ thời gian của
bạn.
1. Lên danh sách việc cần làm
Cần có một danh sách việc cần làm và tạo thói quen bổ sung thường
xuyên. Với danh sách nhắc việc đó, bạn sẽ không quên hay bỏ lỡ bất cứ
việc gì. Luôn mang theo danh sách này bên mình, có thể lưu trong thiết
bị cầm tay (như di động, PDA, v.v.) hay sổ kế hoạch làm việc. Điều
quan trọng là bạn nên cụ thể hoá các dự án, chương trình dài hơi hay
trước mắt thành từng bước chi tiết, tránh ghi chung chung, đại khái.
2. Ước tính thời gian thực hiện các công việc
Cần xác lập khung thời gian cần thiết dành cho từng công việc và cả
ngày đáo hạn để hoàn thành. Trong thời gian làm những việc không
quan trọng lắm, bạn có thể tranh thủ lúc rảnh rỗi để làm một số việc
khác, chẳng hạn, bạn có thể lướt net tìm kiếm thông tin trong khi chờ
cuộc họp sắp diễn ra.
3. Tự mình đặt kỳ hạn cho mình và nghiêm túc tuân thủ
Khi đặt ra các điểm đáo hạn cho công việc của mình, bạn cần tính toán
hết sức thực tiễn và nỗ lực bằng mọi giá để hoàn thành đúng kỳ hạn. Bất
cứ việc gì cũng phải dành cho một khoảng thời gian nhất định để hoàn
thành. Đã bao giờ bạn thấy mình phải đọc báo cấp tốc, đưa ra các quyết
định công việc ngay trước kỳ nghỉ hay vội vàng hoàn thành những
nhiệm vụ được giao?
Dù rằng ai trong chúng ta cũng đều có trăm công nghìn việc phải làm và
chịu chung áp lực nhưng cách tốt nhất để giảm căng thẳng và chuyên
nghiệp hoá hơn trong công việc là xây dựng và tuân thủ các kế hoạch
làm việc của mình.
Tránh lãng phí thời gian
4. Tận dụng thời gian thông minh
Chỉ checkmail vào những giờ nhất định trong ngày và dùng hộp thư
voice mail để nhận các cuộc gọi khác thay vì mất tới vài tiếng bị gián
đoạn khi đang làm việc. Nếu có thể, đừng bao giờ xem tới hai lần một
mẩu giấy hay một đoạn email bất kỳ. Đừng bao giờ mở mail trừ khi bạn
có thời gian để đọc hay thực hiện các thao tác khác như trả lời, xoá, lưu
lại hay chuyển tiếp cho ai…
5. Tổ chức chỗ làm việc ngăn nắp
Không chỉ ngăn nắp với bàn làm việc mà còn phải ngăn nắp ngay với
các file, các thư mục lưu trữ dữ liệu trong máy tính, trong tài khoản
email để bạn có thể lấy ngay mọi thứ khi cần. Rất nhiều người mất thời
gian để tìm kiếm những thông tin đã không còn tồn tại trong kho dữ liệu
máy tính của họ. Về điều này, bạn có thể học hỏi một câu nói rất nổi
tiếng của Benjamin Franklin: “Một chỗ cho tất cả mọi thứ nhưng tất cả
mọi thứ phải có chỗ riêng của nó”.
6. Tránh bị ngắt quãng công việc
Nếu phòng làm việc có cửa, thỉnh thoảng bạn nên đóng cửa lại. Nếu cứ
thi hành “chính sách” mở cửa với tất cả mọi người thì sẽ có lúc bạn
không còn đủ thời gian để nghe hết các câu hỏi cũng như thắc mắc của
họ. Nếu có ai đó tới chỗ bạn lúc bạn đang bận, đừng ngần ngại đề nghị
họ trở lại gặp bạn lúc khác.
Luôn đảm bảo tiến độ công việc
7. Cộng tác và hợp tác
Các đồng nghiệp của bạn đều mong muốn công việc do bạn đảm trách
được hoàn tất đúng hạn mà không có bất cứ trì hoãn nào. Tất nhiên, với
họ bạn cũng có suy nghĩ này. Vì vậy, để đảm bảo nhất, hãy luôn dành
thời gian “dôi ra” cho các khung thời gian dự kiến để có thể linh hoạt xử
lý bất cứ những trục trặc nảy sinh trong quá trình thực hiện. Chẳng hạn
nếu ngày cuối cùng phải hoàn thành công việc của bạn là ngày 25 thì
hãy cố gắng để mọi thứ xong xuôi vào ngày 23.
8. Tránh những tham gia không cần thiết vào việc của người khác
Nếu bạn đã giao việc gì cho người khác, hãy cứ để họ tự do hành động
trừ khi bạn có trách nhiệm cần giám sát nó. Trong cuộc sống, có
không ít người phung phí thời gian vàng ngọc vào việc ngồi nghe hay
đọc các bản báo cáo của người khác. Nếu các trách nhiệm công việc đó
không ảnh hưởng tới nhiệm vụ hàng ngày của bạn, tới các mục tiêu sự
nghiệp của bạn thì bạn cũng chỉ nên dừng ở cách bày tỏ sự quan tâm qua
việc trò chuyện, khuyến khích đồng nghiệp mà thôi.
9. Bỏ những cuộc họp không nhất thiết phải tham gia
Bạn cần tự xác định xem cuộc họp nào bạn nhất định phải có mặt, cuộc
họp nào không. Nếu cần họp, bạn phải lên lịch dành thời gian cho nó, kể
cả lúc bắt đầu và kết thúc cuộc họp. Còn nếu bạn không nhất thiết phải
tham gia, bạn có thể hỏi riêng sếp là liệu bạn có thể được miễn dự họp
hay không từ trước.
Duy trì mục tiêu của bạn
10. Luôn tạo sự bận rộn cho mình
Bạn cần có ít nhất một kế hoạch làm việc về lâu về dài cho mình, thậm
chí có hai hay thêm nữa còn tốt hơn. Bằng cách đó, bạn có cơ hổi
chuyển đổi công việc và tập trung vào được nhiều thứ khác nhau. Cùng
một lúc thực hiện nhiều nhiệm vụ sẽ giúp bạn luôn có công việc để làm,
nó sẽ khiến đầu óc bạn minh mẫn, linh hoạt và luôn tươi mới.
11. Biết lựa chọn công việc tham gia
Hãy luôn cố gắng để công việc của bạn thực sự có ích với công ty và tận
dụng tối đa được các khả năng của bạn. Có nhiều lý do để bạn có thể từ
chối một đề nghị hay yêu cầu mà bạn đánh giá là không cần thiết, những
người thành công trong sự nghiệp luôn là những người biết nói “không”
đúng lúc.
Hãy tự hỏi bản thân, “công việc này có giúp ích gì cho sự nghiệp của
mình không?” và “Liệu mình có đủ thời gian để hoàn thành nhiệm vụ
này hay không?” Nếu biết lựa chọn và hoàn thành tốt công việc, bạn sẽ
giành được cảm tình cũng như sự tôn trọng của mọi người. Đừng khiến
bạn quá tải trong một đống công việc để rồi tá hoả lên khi không thể
hoàn thành bất cứ điều gì.
12. Đừng trì hoãn việc gì
Trì hoãn những công việc chẳng hay ho gì vốn là bản tính của con
người. Để tránh điều này, bạn cần lập kế hoạch làm những phần việc vui
vẻ bên cạnh những phần “không vui vẻ mấy”.Chẳng hạn, nếu không
thích tính toán, bạn có thể sắp xếp phần việc này vào buổi sáng, thời
gian bạn minh mẫn và sảng khoái nhất, ít khi cảm giác nản lòng, khó
chịu trước công việc.
Nếu bạn vẫn cứ tiếp tục trì hoãn mọi việc hay không hoàn thành nhiệm
vụ trước thời hạn được giao, có lẽ bạn nên tự mình xem xét lại công việc
hiện thời, các mục tiêu đã đặt ra, tình trạng sức khoẻ cũng như mức độ
quan tâm tới công việc của bạn. Trì hoãn thường xuyên tới mức thành
thói quen thường là biểu hiện của sự bất mãn, không vừa lòng với thực
tại.
13. Biết tự thưởng bản thân
Biết quản lý thời gian không chỉ có nghĩa trong vấn đề công việc, nó còn
liên quan tới chuyện lập thời gian biểu cho những khoảnh khắc thư giãn,
giải lao, lên giây cót lại tinh thần cũng như thể chất. Hãy tự biết thưởng
cho bản thân sau mỗi lần hoàn thành nhiệm vụ công tác. Đơn giản chỉ là
thư giãn đôi chút với mộ...