manloveman1979
New Member
Download miễn phí Luận văn Một số giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác kiểm tra hành chính tại xí nghiệp thương mại mặt đất Nội Bài
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 4
PHẦN I:
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KIỂM TRA
I. NHẬN THỨC VỀ VAI TRÒ CỦA CÔNG TÁC KIỂM TRA 6
II. KIỂM TRA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH 9
1. Các phương pháp kiểm tra hành chính 10
2. Các phương tiện kiểm tra 12
3. Các bước trong tiến trình kiểm tra hành chính có hiệu quả 13
4. Tiến trình kiểm tra 15
PHẦN II:
THỰC TRẠNG TRONG CÔNG TÁC KIỂM TRA HÀNH CHÍNH
I. GIỚI THIỆU TỔNG QUÁT VỀ XÍ NGHIỆP 16
II. CƠ CẤU - CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ 18
III. ĐÁNH GIÁ CHUNG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM TRA
HÀNH CHÍNH TẠI XÍ NGHIỆP 22
PHẦN III.
MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO
HIỆU QUẢ CÔNG TÁC KIỂM TRA HÀNH CHÍNH
1. Xây dựng và hoàn thiện công tác kiểm tra; tăng cường nâng cao năng lực Lãnh đạo, tổ chức quản lý của cán bộ làm công tác kiểm tra. 27
2. Tăng cường công tác kiểm tra giám sát 29
3. Xây dựng các quá trình hoạch định, đo lường, phân tích kiểm soát 29
4. Xây dựng mục tiêu chất lượng kiểm tra 30
5. Nâng cao trình độ chuyên môn, nâng cao tính chuyên nghiệp trong
công tác của cán bộ kiểm tra và phục vụ của nhân viên 31
6. Cần tổ chức hoạt động Công đoàn tập trung, tăng cường năng lực,
vai trò của cán bộ tổ chức Công đoàn 31
7. Chăm lo vật chất tinh thần cho cán bộ làm công tác kiểm tra 31
8. Tăng cường kiểm tra hành chính có hiệu quả 31
9. Tăng cường hỗ trợ công cụ kiểm tra 32
KẾT LUẬN 34
TÀI LIỆU THAM KHẢO 35
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
đúng thủ tục quy định hay không.1.6. Kiểm tra qua hồ sơ văn bản:
Hồ sơ văn thư là bằng chứng của một tình huống, cá văn thư hành chính thường phản ánh một tình huống dưới dạng văn bản viết tay hay sao chụp lại. Hồ sơ ấn định quyền hạn, chỉ lối và hướng tới kết quả. Do đó, chúng là một phần không thể tách rời khỏi chương trình kế hoạch kiểm tra.
1.7. Kiểm tra qua các bảng tường trình, báo cáo:
Một số cách kiểm tra nêu trên không đủ để đạt được kết quả tốt nhất cho dù đã được truyền đạt rõ ràng và chi tiết. Trong trường hợp này, các bản tường trình, báo cáo cũng sử dụng cách truyền đạt như vậy nhưng truyền đạt theo chiều ngang và chiều dọc của tổ chức. Các bản tường trình loại này là hình thức truyền đạt hữu hiệu nhất.
1.8. Kiểm tra bằng tiêu chuẩn:
Tiêu chuẩn là chỉ tiêu để đo lường, tiêu chuẩn sẽ được xác định như những phương pháp kiểm tra chính xác nhất. Tiêu chuẩn có thể chủ quan ( đặt căn bản trên sự suy luận) hay khách quan ( dựa trên sự kiện) nhưng vẫn được công nhận là công cụ kiểm tra.
1.9. Kiểm tra bằng lịch công tác:
Công việc hành chính văn phòng có thể được quy định bằng một lịch công tác. Lịch công tác là một sự kết hợp có hiệu quả các tiêu chuẩn, khả năng của nhân viên và công việc cần thực hiện thành một thủ tục hay một kế hoạch hành động. Nó cung cấp chỉ tiêu cụ thể về thời gian và số lượng. Lịch công tác có hiệu quả sẽ kiểm tra năng suất đầu ra. Nó phân phối công việc nhằm đạt được một mức quân bình giữa các yếu tố khác nhau ảnh hưởng đến đầu ra.
2. Các phương tiện kiểm tra:
Trong mọi hoạt động kiểm tra để kiểm tra đạt kết quả tốt nhất thì ngoài năng lực của cán bộ làm công tác kiểm tra thì không thể thiếu sự trợ giúp đắc lực của các phương tiện kiểm tra.
Nhiều trở ngại, khó khăn trong quản trị hành chính nói riêng và trong quản trị kinh doanh nói chung là do không có khả năng truyền đạt chính xác ý nghĩa và mục đích thực sự của các ý kiến, tư tưởng và ước muốn của cấp lãnh đạo. Do đó, thông đạt hay truyền thông là cái cơ bản để thực hiện việc kiểm tra. Truyền thông không hiệu quả sẽ dẫn đến việc kiểm tra sẽ khó khăn. Nhà quản trị hành chính phải luôn quan tâm đến truyền thông từ hai phương diện: Có trách nhiệm về hầu hết các phương tiện truyền thông trong công ty như điện thoại, điện tín, fax, thư tín, dịch vụ giao dịch, các phương tiện giao dịch nội bộ.... đồng thời cấp lãnh đạo cũng có trách nhiệm nghiên cứu việc sử dụng các bản tường trình, báo cáo và các bản hướng dẫn hành chính trong toàn bộ công ty.
2.1. Các bản tường trình: Các bản tường trình trên giấy là cơ sở để theo dõi hay kiểm tra định kỳ. Nó có thể là bình thường hay đặc biệt có thể thay đổi theo kích thước hay nội dung, có thể là chính quy hay không chính quy và có thể là hàng tuần hay hàng năm. Tuy nhiên mục đích chính của bản tường trình vẫn là nhằm truyền thông thông tin về một tình trạng nào đó ảnh hưởng đến việc kinh doanh.
Bản tường trình nên luôn được cập nhật hoá, chính xác và có hiệu quả. Dữ kiện phải đầy đủ, khách quan và mang tính thống nhất chung và phải dựa trên tiêu chuẩn có sẵn.
Một số loại tường trình:
a. Loại tường trình kiểm tra hệ thống văn thư và lưu trữ hồ sơ:
b. Loại tường trình phân tích chi phí những công việc hành chính như thư từ, các bản tường trình, điện tín, điện thoại, fax, điện toán, các chương trình huấn luyện, chương trình đơn giản hoá công việc hành chính, kiểm tra biểu mẫu và các máy móc công cụ văn phòng.
c. Các bản tường trình hàng năm của các trưởng bộ phận.
d. Các bản tường trình về kết quả các chương trình hoạt động, đánh giá các tiêu chuẩn đo lường, đánh giá công tác về quản trị.
3. Các bước trong tiến trình kiểm tra hành chính có hiệu quả:
Thông thường kiểm tra hữu hiệu có thể được thực hiện qua 8 bước sau đây.
3.1. Lên kế hoạch: Lên kế hoạch cho mọi hoạt động hành chính trước nhất xác định được tại sao phải thực hiện, thực hiện cái gì và thực hiện như thế nào? thực hiện ở đâu và sẽ do ai làm?. Khi kế hoạch lên văn bản (dưới hình thức hướng dẫn) cần ấn định công cụ theo dõi sự tiến bộ và thành quả.
3.2. Lên lịch công tác: Nhằm xác định thời điểm lúc nào công việc được thực hiện và dựa trên công việc cụ thể sau;
- Thời gian đòi hỏi để hoàn thành công việc đó,
- Mối tương quan thời điểm giữa các giai đoạn khác nhau của công việc.
- Thời gian sẵn có
- Thời gian chuẩn bị sẵn sàng.
- Thời gian đi lại
- Ai sẽ thực hiện công việc, khả năng của họ và trang bị họ cần sử dụng.
- Khối lượng công việc cần làm
- Các thủ tục sẽ được sử dụng
- Những điều kiện mà công việc sẽ được thực hiện. Các trang thiết bị, công cụ cần thiết và cơ sở vật chất có sẵn chưa.
- Lưu ý đến những trì hoãn và ngoại lệ có thể thấy trước hay không thể thấy trước được.
3.3. Chuẩn bị: Đây là một chức năng của quản trị và không thể được thay thế bằng sự rủi may. Việc chuẩn bị không chỉ giới hạn trong phạm vi đơn thuần của người thực hiện công việc mà phải có sự phối hợp và giúp đỡ từ nhiều cấp.
3.4. Phân công công tác: Là giao quyền hành, công việc này đòi hỏi phải có thông tin liên lạc tốt, chính xác và được chuẩn bị kỹ.
3.5. Điều hành: Là một chức năng mặt đối mặt, mệnh lệnh phải rõ ràng, chính xác, cụ thể và thích hợp. Lệnh phải được ban ra một cách trịnh trọng, dựa trên chức năng nhiệm vụ quyền hạn cụ thể để đưa ra một quyết định một cách đúng người đúng việc.
3.6. Đánh giá kết quả: Mối quan hệ giữa cấp trên với cấp dưới là gần gũi và trực diện. Mối quan hệ đó bắt buộc cấp trên phải luôn đánh giá công việc xem nó tiến triển như thế nào, có đi đúng kế hoạch đã đề ra hay không, cần làm gì để giúp nhân viên có thể hoàn thành tốt nhất công việc được giao.
3.7. So sánh đối chiếu: Kiểm tra gắn liền với so sánh đối chiếu. Đối chiếu là sự xác định mức độ thích hợp giữa việc hoàn thành công việc trong thực tế và công việc đã định sẵn. Đối chiếu dựa trên tiêu chuẩn để so sánh với thực tế về các mặt số lượng, chất lượng, thời gian và chi phí.
3.8a. sửa sai nếu không đạt chỉ tiêu: Sửa sai là nhằm sửa lại một sự chệch hướng nào đó với kế hoạch. Mục tiêu của sửa sai là xoá bỏ các nguyên nhân dẫn đến sự thiếu nhất quán. Sửa sai không nhất thiết phải mang tính phủ định hay trừng phạt. Nó có thể là một hành động tích cực nhằm tránh những sai sót tiếp theo và hướng đến công tác hoàn hảo. Hành vi kỷ luật không phải lúc nào cũng được sử dụng mà bất đắc dĩ nếu phải áp dụng kỷ luật thì kỷ luật chỉ đạt hiệu quả tốt khi sai sót được làm sáng tỏ trước người phạm lỗi và dựa vào các chứng lý xác đáng.
3.8b. Công nhận thành tích công tác nếu đạt hay vượt chỉ tiêu
4. Tiến trình kiểm tra:
Xác định phạm vi kiểm tra
Thiết lập tiêu chuẩn
Đo lường kết quả hoàn thành
Không đạt tiêu chuẩn
Đạt tiêu ch...