Download Khóa luận Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng
MỤC LỤC
Số trang
LỜI MỞ ĐẦU
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ……………………….
1. Khái niệm công tác văn thư……………………………………………….
2. Yêu cầu……………………………………………………………………….
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư……………………………………….
4. Nội dung công tác văn thư…………………………………………………
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ…………………………
1. Khái niệm về công tác lưu trữ………………………………………………
2. Khái niệm phông lưu trữ……………………………………………………
3. Khái niệm tài liệu lưu trữ…………………………………………………..
4. Chức năng của công tác lưu trữ……………………………………………
5. Nội dung của công tác lưu trữ……………………………………………
III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG………………………………….
1. Các yếu tố ảnh hưởng……………………………………………………….
2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ…………………………….
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN
HẢI PHÒNG……………………………………………………………..
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. ……………………………………………………………
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty………………………………………
3. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………………….
4. Tình hình nhân sự của Công ty…………………………………………….
5. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty……………………………..
6. Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp…………………………………
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG………………………
1. Tổng quan về phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Đầu tư Xây Lắp điện Hải Phòng…………………………………………………………..
2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng………………………………………………
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. ………………………………………………………….
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. ………………………………………………………………
3. Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng………………………………………………
3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được
3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty…………………………………………………………………..
3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng……………………….
Chương 3
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
1. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
1. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học………
2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ. ……………………………………………………………………
3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc……………………………
4. Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan……………………………
5. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước…………………
II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP…………………………………...
1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty.
2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ. ………………………………………………………………….
3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước……………
4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại………………………………………………………………………….
KẾT LUẬN 1
4
4
4
5
6
23
23
23
23
23
24
26
26
27
28
28
30
31
36
37
38
41
41
44
44
60
63
63
64
65
67
68
69
71
73
76
76
76
77
77
78
79
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nói riêng nếu muốn doanh nghiệp mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan hệ đó chính là văn bản, giấy tờ.
Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng…Qua các văn bản, giấy tờ các doanh nghiệp sẽ hiểu và xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn. Chính vì vậy mà văn thư - lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý nhà nước và quản lý sản xuất kinh doanh. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra công tác văn thư – lưu trữ còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu sử dụng lâu dài.
Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty có bề dày lịch sử hoạt động và đang trên đà phát triển lớn mạnh. Số lượng văn bản, giấy tờ đi và đến ngày càng tăng. Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty. Hiện nay Công ty đã có nhiều cố gắng từng bước hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ, song công tác này vẫn còn nhiều bất cập. Là một sinh viên thực tập em muốn góp phần nhỏ của mình vào việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ của Công ty. Vậy xuất phát từ tinh thần đó em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng ”.
Mục đích nghiên cứu của đề tài
Nội dung khóa luận của em tập trung nghiên cứu lý luận về công tác văn thư – lưu trữ. Phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng để thấy những điểm đã đạt được và chưa được của công tác này đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồn tại của công tác văn thư – lưu trữ. Từ đó em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác văn thư – lưu trữ để công tác này hoạt động ngày càng có hiệu quả cao.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Trong đó đi sâu nghiên cứu các nghiệp vụ của công tác này.
Đối với công tác văn thư em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ sau:
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ
- Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Quản lý và sử dụng con dấu
Đối với công tác lưu trữ em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ:
- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
- Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Phục vụ tra cứu, sao lục
- Tiêu hủy tài liệu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ nói riêng và hoạt động của Công ty nói chung.
Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp mô tả
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận được kết cấu gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
2. Yêu cầu
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
2.1. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan.
2.2. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
2.3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.
2.4. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
3.2. Ý nghĩa
Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm việc trái pháp luật.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần được tổ
kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí vui vẻ, giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề. Bên cạnh sự động viên, khích lệ về tinh thần thì công tác văn thư – lưu trữ cũng rất cần sự quan tâm, khích lệ về vật chất của Ban lãnh đạo Công ty như: trang bị thêm máy photo, tủ lưu trữ tài liệu, xây mới kho lưu trữ cho toàn Công ty…
Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân cán bộ văn thư phải suy nghĩ là làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của Ban lãnh đạo, chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn với tính thần trách nhiệm cao hơn, sẵn sàng hoàn thành mọi công việc mà Ban lãnh đạo giao phó cho dù khó khăn đến mấy.
2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ.
Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt, có năng suất, chất lượng hay không điều đó phụ thuộc phần lớn vào những người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi chính họ là những người trực tiếp tham gia giải quyết công việc. Nếu bản thân họ tự cảm giác yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm, chắc chắn họ sẽ luôn luôn tìm mọi cách, mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây chính là điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các giải pháp.
3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước.
Sự giúp đỡ của các ban nghành và nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho từng người làm công tác văn thư – lưu trữ là động lực thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của CBCNV trong quá trình tiến hành công việc. Cụ thể nhà nước cần có các văn bản, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, tuyên truyền các chính sách điều lệ mới cho việc thực hiện công tác này một cách rộng rãi. Mặt khác Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước thường xuyên cử người xuống hướng dẫn việc thực hiện công việc bảo vệ bí mật, tổ chức quản lý khoa học an toàn văn bản giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công chức về quản lý hành chính nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cả nước. Việc làm này sẽ có tác dụng rất lớn tới việc tự nâng cao trình độ và xây dựng hệ thống chế độ làm việc khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.
4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại
Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Hiện tại phòng văn thư đang thiếu một máy photo, 1 máy fax, 1 tủ chuyên lưu trữ tài liệu, nếu như phòng được trang bị thêm các trang thiết bị mới, hiện đại thì hiệu quả công việc sẽ nâng cao rất nhiều.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo. Đồng thời thông qua các văn bản, giấy tờ mọi nội qui, qui chế của Công ty sẽ được CBCNV chấp hành một cách nghiêm chỉnh. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều hành quản lý mọi hoạt động của Công ty.
Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp cho việc ra quyết định của Ban giám đốc Công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty.
Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư – lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ cần tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
Từ những kiên thức thực tế rút ra trong thời gian thực tập vừa qua tại phòng văn thư Công ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lý luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đề xuất “ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”. Mặc dù đã có nhiều cố gắng xong bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong được sự đồng tình và chỉ dẫn của các thầy cô, các cô chú làm việc tại khối văn phòng Công ty để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin trân thành Thank Cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng tập thể CBCNV Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã giúp em hoàn thành
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
MỤC LỤC
Số trang
LỜI MỞ ĐẦU
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ……………………….
1. Khái niệm công tác văn thư……………………………………………….
2. Yêu cầu……………………………………………………………………….
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư……………………………………….
4. Nội dung công tác văn thư…………………………………………………
II. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ…………………………
1. Khái niệm về công tác lưu trữ………………………………………………
2. Khái niệm phông lưu trữ……………………………………………………
3. Khái niệm tài liệu lưu trữ…………………………………………………..
4. Chức năng của công tác lưu trữ……………………………………………
5. Nội dung của công tác lưu trữ……………………………………………
III. CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ VÀ MỐI QUAN HỆ GIỮA CHÚNG………………………………….
1. Các yếu tố ảnh hưởng……………………………………………………….
2. Mối quan hệ giữa công tác văn thư – lưu trữ…………………………….
Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG
I. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN
HẢI PHÒNG……………………………………………………………..
1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. ……………………………………………………………
2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty………………………………………
3. Cơ cấu tổ chức……………………………………………………………….
4. Tình hình nhân sự của Công ty…………………………………………….
5. Tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty……………………………..
6. Thuận lợi và khó khăn của doanh nghiệp…………………………………
II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG………………………
1. Tổng quan về phòng tổ chức hành chính Công ty Cổ phần Đầu tư Xây Lắp điện Hải Phòng…………………………………………………………..
2. Thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng………………………………………………
2.1. Thực trạng công tác văn thư tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. ………………………………………………………….
2.2. Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải phòng. ………………………………………………………………
3. Nhận xét chung về công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng………………………………………………
3.1. Thuận lợi của công tác văn thư – lưu trữ và những kết quả đạt được
3.2. Khó khăn và những điểm chưa đạt được của công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty…………………………………………………………………..
3.3. Nguyên nhân của những tồn tại trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng……………………….
Chương 3
ĐỀ XUẤT MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
1. CÁC KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY LẮP ĐIỆN HẢI PHÒNG.
1. Tổ chức sắp xếp nhân sự tại phòng văn thư một cách khoa học………
2. Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho cán bộ văn thư – lưu trữ. ……………………………………………………………………
3. Bố trí sắp xếp, tổ chức khoa học nơi làm việc……………………………
4. Lưu trữ tập trung hồ sơ, tài liệu của cơ quan……………………………
5. Mẫu hóa các loại sổ sách theo qui định của Nhà nước…………………
II. CƠ SỞ ĐỂ THỰC HIỆN GIẢI GIÁP…………………………………...
1. Sự quan tâm, chỉ đạo và tạo điều kiện của Ban lãnh đạo Công ty.
2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ. ………………………………………………………………….
3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước……………
4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại………………………………………………………………………….
KẾT LUẬN 1
4
4
4
5
6
23
23
23
23
23
24
26
26
27
28
28
30
31
36
37
38
41
41
44
44
60
63
63
64
65
67
68
69
71
73
76
76
76
77
77
78
79
LỜI MỞ ĐẦU
Lý do chọn đề tài
Trong xu thế hội nhập kinh tế thế giới hiện nay “ Cạnh tranh” là vấn đề quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Do đó mọi doanh nghiệp nói chung và Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp Điện Hải Phòng nói riêng nếu muốn doanh nghiệp mình tồn tại và phát triển lâu dài, bền vững thì phải thường xuyên, tích cực tạo dựng vun đắp cho các mối quan hệ, mà phương tiện để thực hiện các mối quan hệ đó chính là văn bản, giấy tờ.
Văn bản, giấy tờ chính là cầu nối giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, giữa các tổ chức kinh tế với nhau, giữa cơ quan nhà nước với nhân dân, giữa doanh nghiệp với khách hàng…Qua các văn bản, giấy tờ các doanh nghiệp sẽ hiểu và xích lại gần nhau trong các mối quan hệ làm ăn. Chính vì vậy mà văn thư - lưu trữ là một trong những công tác không thể thiếu được đối với quản lý nhà nước và quản lý sản xuất kinh doanh. Nếu tổ chức tốt công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp lãnh đạo cơ quan quản lý điều hành có hiệu quả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh. Ngoài ra công tác văn thư – lưu trữ còn là cơ sở vững chắc đảm bảo cho việc giải quyết mọi công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu cần thiết có giá trị tra cứu, giải quyết công việc trước mắt và nghiên cứu sử dụng lâu dài.
Sau một thời gian thực tập và nghiên cứu tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng là một Công ty có bề dày lịch sử hoạt động và đang trên đà phát triển lớn mạnh. Số lượng văn bản, giấy tờ đi và đến ngày càng tăng. Vì vậy công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng và cần thiết cho mọi hoạt động của Công ty. Hiện nay Công ty đã có nhiều cố gắng từng bước hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ, song công tác này vẫn còn nhiều bất cập. Là một sinh viên thực tập em muốn góp phần nhỏ của mình vào việc hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ của Công ty. Vậy xuất phát từ tinh thần đó em xin mạnh dạn nghiên cứu đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và đề xuất một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng ”.
Mục đích nghiên cứu của đề tài
Nội dung khóa luận của em tập trung nghiên cứu lý luận về công tác văn thư – lưu trữ. Phân tích thực trạng công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng để thấy những điểm đã đạt được và chưa được của công tác này đồng thời tìm ra nguyên nhân của những bất cập, những tồn tại của công tác văn thư – lưu trữ. Từ đó em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng của công tác văn thư – lưu trữ để công tác này hoạt động ngày càng có hiệu quả cao.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là: Công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng. Trong đó đi sâu nghiên cứu các nghiệp vụ của công tác này.
Đối với công tác văn thư em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ sau:
- Quản lý và giải quyết văn bản đến
- Quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản nội bộ
- Tổ chức lập hồ sơ hiện hành, nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan
- Xây dựng và ban hành văn bản
- Quản lý và sử dụng con dấu
Đối với công tác lưu trữ em tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ:
- Thu thập và bổ sung tài liệu lưu trữ
- Bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
- Phục vụ tra cứu, sao lục
- Tiêu hủy tài liệu
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng nhằm hoàn thiện công tác này và phần nào đó giúp công ty nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư – lưu trữ nói riêng và hoạt động của Công ty nói chung.
Phương pháp nghiên cứu: Trong quá trình thực hiện đề tài em đã sử dụng các phương pháp sau để nghiên cứu công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp phân tích tổng hợp
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp mô tả
Kết cấu của khóa luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận, khóa luận được kết cấu gồm 3 chương.
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư – lưu trữ
Chương 2: Thực trạng công tác văn thư lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng
Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư - lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ
I . CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ
1. Khái niệm
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
2. Yêu cầu
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác văn bản, giấy tờ. Do đó trong quá trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
2.1. Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần hoàn thiện tốt công việc của cơ quan.
2.2. Chính xác: Tất cả các khâu từ tiếp nhận văn bản đến nghiên cứu dự thảo văn bản, ký duyệt văn bản, vào sổ, đánh máy, chuyển giao văn bản đòi hỏi phải được thực hiện theo đúng quy trình, đúng nguyên tắc và đối tượng.
2.3. Bí mật: Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề thuộc phạm vi bí mật của cơ quan, của Nàh nước. Vì vậy trong quá trình tiếp nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải bảo đảm bí mật. Tức là chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.
2.4. Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại. Vì vậy, yêu cầu hiện đại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng có năng suất chất lượng cao. Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấp bách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với khoa học kỹ thuật của đất nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan. Cần tránh tư tưởng bảo thủ,lạc hậu coi thường việc áp dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại, các phát minh sáng chế có liên quan đến việc tăng cường hiệu quả công tác văn thư.
3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư
3.1. Vị trí: Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung. Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như một bộ phận hoạt động quản lý Nhà nước, có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước.
3.2. Ý nghĩa
Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp một cách kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước và các DN. Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm việc trái pháp luật.
Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các văn bản sẽ là băng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát thực, có hiệu quả.
Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình các cơ quan cần được tổ
kiến đóng góp của nhân viên, tạo không khí vui vẻ, giúp nhân viên thoát khỏi tâm lý nặng nề. Bên cạnh sự động viên, khích lệ về tinh thần thì công tác văn thư – lưu trữ cũng rất cần sự quan tâm, khích lệ về vật chất của Ban lãnh đạo Công ty như: trang bị thêm máy photo, tủ lưu trữ tài liệu, xây mới kho lưu trữ cho toàn Công ty…
Sự quan tâm giúp đỡ tận tình của Ban lãnh đạo Công ty sẽ khiến tự bản thân cán bộ văn thư phải suy nghĩ là làm gì và làm như thế nào để xứng đáng với sự tin cẩn của Ban lãnh đạo, chắc chắn họ sẽ làm việc hăng hái hơn, nhiệt tình hơn với tính thần trách nhiệm cao hơn, sẵn sàng hoàn thành mọi công việc mà Ban lãnh đạo giao phó cho dù khó khăn đến mấy.
2. Sự nỗ lực cố gắng, ý trí phấn đấu của bản thân các cán bộ văn thư – lưu trữ.
Công tác văn thư – lưu trữ có được thực hiện tốt, có năng suất, chất lượng hay không điều đó phụ thuộc phần lớn vào những người làm công tác văn thư – lưu trữ. Bởi chính họ là những người trực tiếp tham gia giải quyết công việc. Nếu bản thân họ tự cảm giác yêu nghề, tâm huyết với công việc mình đang làm, chắc chắn họ sẽ luôn luôn tìm mọi cách, mọi phương pháp, hình thức để học hỏi, trau dồi vốn kiến thức chuyên môn nghiệp vụ nhằm phục vụ đắc lực cho công việc của mình. Đây chính là điều kiện thuận lợi để thực hiện tốt các giải pháp.
3. Sự quan tâm giúp đỡ của các ban ngành và Nhà nước.
Sự giúp đỡ của các ban nghành và nhà nước đến việc chăm lo đào tạo nghiệp vụ cho từng người làm công tác văn thư – lưu trữ là động lực thúc đẩy sự cố gắng phấn đấu của CBCNV trong quá trình tiến hành công việc. Cụ thể nhà nước cần có các văn bản, hướng dẫn về công tác văn thư – lưu trữ, tuyên truyền các chính sách điều lệ mới cho việc thực hiện công tác này một cách rộng rãi. Mặt khác Cục văn thư – lưu trữ Nhà nước thường xuyên cử người xuống hướng dẫn việc thực hiện công việc bảo vệ bí mật, tổ chức quản lý khoa học an toàn văn bản giấy tờ, bồi dưỡng đào tạo công chức về quản lý hành chính nhà nước về nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ trong cả nước. Việc làm này sẽ có tác dụng rất lớn tới việc tự nâng cao trình độ và xây dựng hệ thống chế độ làm việc khoa học trong công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng.
4. Trang bị đầy đủ các cơ sở vật chất kỹ thuật, thiết bị máy móc hiện đại
Trang thiết bị máy móc là một trong những yếu tố quyết định sự thành công của công việc. Bởi con người dù có cố gắng đến đâu cũng khó có thể hoàn thành xuất sắc công việc trong điều kiện thiếu thốn các phương tiện thiết bị phụ trợ. Mặt khác việc ứng dụng tin học vào công tác văn thư – lưu trữ sẽ giúp việc giải quyết và tra tìm thông tin trong các văn bản, hồ sơ, tài liệu lưu trữ được nhanh chóng, chính xác. Hiện tại phòng văn thư đang thiếu một máy photo, 1 máy fax, 1 tủ chuyên lưu trữ tài liệu, nếu như phòng được trang bị thêm các trang thiết bị mới, hiện đại thì hiệu quả công việc sẽ nâng cao rất nhiều.
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng em nhận thấy rằng văn bản, giấy tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý và điều hành của Ban lãnh đạo. Đồng thời thông qua các văn bản, giấy tờ mọi nội qui, qui chế của Công ty sẽ được CBCNV chấp hành một cách nghiêm chỉnh. Chính vì vậy mà công tác văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều hành quản lý mọi hoạt động của Công ty.
Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp cho việc ra quyết định của Ban giám đốc Công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế của Công ty. Tránh tình trạng hiểu sai, làm sai gây lãng phí công sức cũng như tài sản của Công ty.
Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản, giấy tờ thì Ban lãnh đạo Công ty cần quan tâm, chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư – lưu trữ một cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của Công ty. Đối với cán bộ làm công tác văn thư – lưu trữ cần tự học hỏi trau dồi kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ cho bản thân để có thể hoàn thành tốt công việc của mình.
Từ những kiên thức thực tế rút ra trong thời gian thực tập vừa qua tại phòng văn thư Công ty giúp em có điều kiện để củng cố, bổ sung, nắm vững kiến thức đã học ở trường. Trên cơ sở thực tiễn và lý luận đó cùng với sự hướng dẫn tận tình của Thạc sĩ Trần Thị Ngà em xin mạnh dạn đề xuất “ một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác văn thư – lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng”. Mặc dù đã có nhiều cố gắng xong bài khóa luận của em không tránh khỏi những sai sót. Em mong được sự đồng tình và chỉ dẫn của các thầy cô, các cô chú làm việc tại khối văn phòng Công ty để bài khóa luận của em được hoàn thiện hơn.
Cuối cùng em xin trân thành Thank Cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng tập thể CBCNV Công ty Cổ phần Đầu tư Xây lắp điện Hải Phòng đã giúp em hoàn thành
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Tags: cơ sở lý luận của công tác văn thư lưu trữ, đề xuất kiến nghị về công tác thư viện trường học, đề xuất kiến nghị trong xây lắp, đề tài nghien cứu ve cong tc van thu luu tru, các đề tài nghiên cứu về công tác văn thư lưu trữ, so sánh giữa lý luận và thực tiễn công tác văn thư lưu trữ, Hoàn thiện văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ, Thực trạng công tác lưu trữ tại Công ty, Nghiên cứu đề tài công tác văn thư lưu trữ ở trường học, nhận xét và đề xuất về tài liệu lưu trữ điện tử, đề xuất kiến nghị về chủ đề lý luận hàng hóa, thực trạng công tác quản lý sổ tiếp nhận văn bản đi đến, nhận xét về khó khăn trong công tác văn thư của Công ty thí nghiệm điện miền Nam, nghiên cứu về công tác văn thư, 1 số kiến nghị về công tác thư ký tại cơ quan nhà nước, đề xuất kiến nghị trong công tác văn thư lưu trữ, một kiến nghị đề xuất về công tác văn thư lưu trữ mới nhất, đề xuất kiến nghị về công tác văn thư lưu trữ của đảng, Thwucj trạng công tác văn thư tại cơ quan nhà nước, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ văn thư lưu trữ, Thực trạng thực hiện nghiệp vụ văn thư ở một doanh nghiệp, thực trạng công tác phân loại tài liệu lưu trữ cơ quan, Đặc điểm tình hình khó khăn thuận lợi của công tác văn thư lưu trữ, những đề xuất kiến nghị về công tác lưu trữ, nhận xét và đề xuất về công tác lưu trữ, đặc điểm tình hình khó khăn thuận lợi trong công tác văn thư lưu trữ
Last edited by a moderator: