socolasua_qnq07
New Member
Download miễn phí Quản lý dự án: 11 lỗi thường gặp của các nhà quản lý
Phương pháp quản lý dự án Đây là lỗi thứ hai trong những lỗi
thường gặp nhất trong quản lý dự án. Thiếu phương pháp có thể tăng
nguy cơ thất bại đối với các công việc liên quan đến dự án, dự án phải
thực hiện lại, và kết quả là không được hoàn thành đúng thời hạn hay
đúng ngân sách.
Giải pháp: Một phương pháp quản lý dự án giúp bạn tiến hành dự án
hiệu quả và giúp bạn nhận thức được các hoạt động liên quan đến việc
tiến hành dự án. Xác địnhđúng ranh giới của tiêu chuẩn và phương pháp
sẽ loại bỏ các rủi ro liên quan đến các dự án CNTT.
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
Quản lý dự án: 11 lỗithường gặp của các
nhà quản lý
Theo công ty nghiên cứu Standish Group, không có gì ngạc nhiên khi
chỉ 29% các dự án CNTT thành công trọn vẹn. Danh sách 11 lỗi mà các
bộ phận CNTT thường mắc phải sẽ giúp bạn xác định chỗ sai sót của các
dự án và đưa ra các biện pháp để khắc phục những sai sót này.
Tránh được những rủi ro thường gặp trong việc quản lý dự án mang lại
lợi ích rất lớn. Không chỉ tăng tỷ lệ thành công mà bạn còn có thể làm
hài lòng khách hàng, các cổ đông, và tăng khả năng cạnh tranh do hoàn
thành dự án đúng thời gian và đúng ngân sách và sau cùng là mang lại
lợi nhuận cho công ty.
Lỗi trong bố trí nhân viên
1. Thiếu những nhân viên có chuyên môn phù hợp Việc sắp xếp nhân
viên hợp lý rất quan trọng, tuy nhiên bố trí nhân viên không hợp lý là lỗi
hay mắc phải nhất trong danh sách những lỗi thường gặp trong quản lý
dự án. Không dùng đúng người có thể làm hỏng cả dự án. Chía khóa
thành công của một dự án là dùng đúng người có chuyên môn thích hợp.
Giải pháp: Theo ông Koppelman, Standish Group, những nhà quản lý dự
án và CNTT cần một cái nhìn toàn diện về chuyên môn và khối lượng
công việc của tất cả nguồn lực, bao gồm cả các tư vấn viên, nhà thầu, và
những công ty đối tác. Họ thường lơ là trong việc đánh giá chuyên môn
của những nguồn nhân lực này mặc dù họ đảm nhiệm phần lớn công
việc. Phần mềm quản lý dự án có thể mang lại cái nhìn tổng quan về
chuyên môn và khối lượng công việc của mỗi bên tham gia.
Khi các nhà quản lý dự án và CNTT hiểu rõ công việc của từng người,
họ phải tìm ra được cách phân bổ các nguồn nhân lực trong các dự án và
lượng công việc hàng ngày.
Ông Koppelman cho biết bạn nên đồng bộ hóa nhân viên và dự án hết
sức có thể. Ông cũng nói thêm rằng một giải pháp hữu hiệu là bổ nhiệm
một người quản lý nguồn nhân lực, người này sẽ chịu trách nhiệm chỉ
định nhân viên cho mỗi dự án và đảm bảo phân bổ nhân viên phù hợp
với các dự án.
2. Thiếu những nhà quản lý dự án có kinh nghiệm Dự án có thể
nhanh chóng vượt ra ngoài vòng kiểm soát nếu thiếu sự chỉ đạo của
một người quản lý dự án có kinh nghiệm.
Giải pháp: Thuê những nhà quản lý dự án có bằng cấp và khả năng theo
yêu cầu để quản lý các thành phần tham gia. Một nhà quản lý dự án giỏi
phải có nhiều khả năng. Họ cần biết cách tổ chức các cuộc họp, xử
lý rủi ro, và quản lý nhiều thành phần khác nhau – nhân viên kinh doanh,
nhân viên CNTT chuyên trách bảo mật, và nhân viên tài chính quản lý
ngân sách.
“Nếu bạn không giải quyết được vấn đề tài chính, quản lý ngân sách
hàng tuần và thông báo cho khách hàng về bất cứ sự thay đổi nào, bạn
có thể nhanh chóng gặp rắc rối”. Một nhà quản lý dự án kinh nghiệm
cũng cần thành thạo bất kỳ công nghệ nào đang được triển khai.
Lỗi triển khai
3. Phương pháp quản lý dự án Đây là lỗi thứ hai trong những lỗi
thường gặp nhất trong quản lý dự án. Thiếu phương pháp có thể tăng
nguy cơ thất bại đối với các công việc liên quan đến dự án, dự án phải
thực hiện lại, và kết quả là không được hoàn thành đúng thời hạn hay
đúng ngân sách.
Giải pháp: Một phương pháp quản lý dự án giúp bạn tiến hành dự án
hiệu quả và giúp bạn nhận thức được các hoạt động liên quan đến việc
tiến hành dự án. Xác địnhđúng ranh giới của tiêu chuẩn và phương pháp
sẽ loại bỏ các rủi ro liên quan đến các dự án CNTT.
4. Quá nhiều qui trình Quá nhiều quy trình khiến nhóm thực hiện
dự án kém linh hoạt.
Giải pháp: Linh hoạt trong tổ chức và trao đổi với các bên tham gia và
nhà tài trợ dự án.
5. Lơ là những thay đổi về phạm vi dự án luôn dẫn đến việc vượt
ngân sách và thời hạn.
Giải pháp: Nên theo chu trình yêu cầu thay đổi chính thức: Các cá nhân
nếu có yêu cầu thay đổi cần giải thích những thay đổi cụ thể bằng văn
bản thay đổi phạm vi, và nhà quản lý dự án cần xác định yêu cầu này sẽ
có tác động như thế nào đến ngân sách và thời hạn. Nhà đầu tư phải ký
xác nhận yêu cầu thay đổi phạm vi này.
6. Thiếu dữ liệu cập nhật về hiện trạng dự án Bạn không thể quản lý
những công việc mà bạn không rõ. Bạn không thể sắp xếp các nguồn lực
hay phản ứng với những thay đổi về phạm vi dự án.
Giải pháp: Ứng dụng phần mềm.
7. Bỏ qua hay xem nhẹ vấn đề Vấn đề không thể tự nó giải
quyết. Vấn đề sẽ càng nghiêm trọng hơn nếu bạn bỏ qua vấn đề càng lâu
và hậu quả là làm tăng chi phí cho dự án.
Giải pháp: Biết được khi nào có sai sót và việc nhanh chóng dàn xếp
càng nhiều bên tham gia càng tốt để giải quyết sai sót là rất quan trọng
trong quản trị dự án.
Lỗi kế hoạch
8. Không dành thời gian để xác định rõ phạm vi dự án Nếu doanh
nghiệp không xác định trước phạm vi một dự án, thì dự án này rất
có nguy cơ thất bại.Thêm vào đó, CNTT sẽ thiếu sự minh bạch và thiếu
phương hướng cần thiết để hoàn thành dự án đúng thời hạn và đúng
ngân sách và đạt mục tiêu của doanh nghiệp.
Giải pháp: Lên kế hoạch dự án tốt cần xác định tình trạng của vấn đề và
phạm vi dự án.
9. Không hiểu hết sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án Các dự án
không hoạt động độc lập. Chúng thường phụ thuộc vào các dự án khác
được tiến hành đồng thời. Khi các nhà quản lý dự án không nhận thấy sự
liên quan lẫn nhau giữa các dự án – như nhân viên được bổ nhiệm vào
một dự án lại cần cho một dự án khác; các dự án sẽ bị đình trệ. Sự đình
trệ này có thể ảnh hưởng đến toàn bộ các dự án.
Giải pháp: Xem xét đến sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án khi lên lập
hoạch cho dự án. Việc bàn bạc với các thành phần tham gia và lên kế
hoạch cho dự án có thể giúp hiểu rõ và kiểm soát tốt sự phụ thuộc lẫn
nhau giữa các dự án.
10. Không đánh giá rủi ro đúng mức Sự cố xảy ra, và cả dự án bị
bất ngờ. Do đó dự án đi lệch hướng trong khi CNTT cố gắng xoay
sở giải quyết mớ lộn xộn mà họ đã không lường trước.
Giải pháp: Đánh giá rủi ro là một phần của việc lập kế hoạch cho dự án.
Các rủi ro phát sinh có thể làm chậm tiến độ hay lệch hướng dự án, vượt
ngân sách, hay khiến bạn không thể hoàn thành yêu cầu dự kiến. Tìm ra
cách giảm nhẹ những rủi ro đó. Nếu các nhà quản lý ngồi xuống và suy
nghĩ về những rủi ro đó, họ sẽ bắt kịp được tiến độ. Việc này không mất
nhiều thời gian, và hiểu rõ điểm yếu trong dự án thậm chí trước khi triển
khai dự án là rất hữu ích.
11. Không liên lạc hiệu quả với các nhà đầu tư và cổ đông. CNTT sẽ
không đáp ứng được yêu cầu dự kiến.
Giải pháp: Cần thông tin liên lạc về dự án với mọi người liên quan. Họ
có thể sẽ phát hiện ra những hiểu lầm về phạm vi của dự án hay những
yêu cầu nảy sinh của hệ thống khi bộ phận CNTT chuyển biểu giải trình
về công việc với hàng nghìn dòng mô tả chức năng và đặc tính của hệ
thống. Do chủ doanh nghiệp không có thời gian kiểm tra những tài li