thaixuan.nguyen
New Member
Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,
nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan, tổ chức doanh
nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp
với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa
doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn
không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận
văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu
trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan.Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được
những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình
thực tập tại một công ty vận tải thuỷ mà cụ thể là Xí nghiệp sữa chữa tàu 81 thuộc
Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 em xin đưa ra đề tài:”Thực trạng và biện pháp
hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa
chữa tàu 81, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên
cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn thư lưu trữ vàThực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 2
thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, bao gồm:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là công tác
văn thư lưu trữ.
- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Xí nghiệp về công tác văn thư lưu
trữ
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
81 về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số
kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư
lưu trữ.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận của em bao gồm 3 chương:
Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
Chương II: Thực trạng công tác các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa
tàu 81
Chương III: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Xí
nghiệp sửa chữa tàu 81
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiThực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 3
CHƢƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƢ-LƢU TRỮ
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thƣ
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản
hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ
chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ
phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
1.1.2. Vị trí của công tác văn thư
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản
giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư
chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt
động khác của cơ quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác
văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng
và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác
văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý
Nhà nước.
1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý
Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu
quả.Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếu hiểu
không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao
động quản lý trong cơ quan Nhà nước.Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 4
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm trái pháp
luật.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các
văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát
thực và hiệu quả.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp
vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần
được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn
bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên
bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các
mặt nghiệp vụ của mình.
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư -lưu trữ
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ. Do đó trong quá
trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Nhanh chóng:
Thực tế cho thấy quá trình giải quyết công việc của Xí nghiệp phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.Do đó
xây dựng văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản phải kịp thời góp phần vào
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiThực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 5
việc giải quyết nhanh công việc của Xí nghiệp.
+ Chính xác:
Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về
mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên. Dẫn chứng hoặc
trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức
do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư. Yêu
cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký văn
bản vào, văn bản ra trong quá trình chuyển giao văn bản.
+ Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Xí nghiệp có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của Xí nghiệp, của Nhà nước.Vì vậy trong quá trình tiếp
nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật. Tức là
chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.Những văn bản
đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt vào tay người không có
trách nhiệm nhất là kẻ xấu.
+ Hiện đại:
Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác này. Như vậy nhân viên văn thư có thể soạn thảo trên máy vi
tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc
soạn thảo cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công.
1.1.5. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,
đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải quyết
văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ,
quản lý hồ sơ
- Quản lý và sử dụng con dấu.Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 6
Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện
để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hay thông tin cần thiết hình thành
trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết
quả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó.
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã
phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.
+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.
+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu
+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu.
+ Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu.
+ Sử dụng và quản lý con dấu.
1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay ký hiệu nhất định.
Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của Xí nghiệp.
Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên
văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng
đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của cơ quan ban hành văn bản.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn
bản theo các phương pháp soạn đề cương hay soạn trực tiếp trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản,
để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình
chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm
yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ quan, doanh nghiệp xây
dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng văn bản, giấy
tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý điều hành của Ban lãnh đạo. Do
đó công tác văn thư-lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều
hành quản lý mọi hoạt động của công ty.
Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp việc ra quyết định của
Ban giám đốc công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện
thực tế của công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản,
giấy tờ thì ban lãnh đạo công ty cần quan tâm chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng
cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư-lưu
trữ một cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của công ty.
Cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ cần tự học hỏi, trau dồi kiến thức,
chuyên môn nghiệp vụ cho bản than để có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Từ những kiến thức đã được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ
nhiệt tình của ban lãnh đạo cũng như nhân viên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 trong
thời gian thực tập đã giúp cho em có cơ sở nền tảng cho việc nắm vững kiến thức
đã học ở trường. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn cùng với sự giúp đỡ tận tình của
Thạc sĩTrần Thị Ngà em xin được đề xuất ý tưởng viết bài báo cáo khoá luận
“Thực trạng và biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Xí nghiệp
sửa chữa tàu 81”
Dù có nhiều cố gắng nhưng vẫn không tránh khỏi sự sai sót vì vậy em rất
mong được sự nhận xét chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô và các cô chú làm việc
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 để giúp em hoàn thành tốt hơn nữa trong thực tiễn
sau này. Cuối cùng em xin chân thành Thank cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng
tập thể cán bộ công nhân viên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đã giúp đỡ em hoàn thành
bài khoá luận này.
- Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu, để khắc phục tình hình trên thì Xí
nghiệp nên có kế hoạch xây dựng thêm một phòng làm kho lưu trữ tài liệu của Xí
nghiệp
Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung có thể tổ chức như sau:
- Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Xí nghiệp mà văn thư có thể
chia thành các tủ lưu trữ phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban
nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn
họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ sao cho khoa học và hiệu quả danh mục tài liệu
được sắp xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để
dễ kiếm tìm và thống kê. Nhân viên văn thư có thể lập bảng danh mục hồ sơ để
quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hay ngăn.
- Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm nhân viên văn
thư lưu trữ phải thông kê, lựa chọn ra những giấy tờ tài liệu đã hết giá trị để tiến
hành tiêu huỷ. Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải
thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ.Xí
nghiệp cần trang bị thêm các thiết bị chuyên dung cho công tác văn thư như: tủ,
giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ
thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt….và nên trang bị thêm máy vi tính
nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện
3.6. Thƣờng xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thƣ
Tồn tại lớn nhất trong hoạt động doanh nghiệp nhà nước hiện nay là trông
chờ ỷ lại trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc
biệt đối với Xí nghiệp hiện nay đang trong quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp
nhà nước sang hoạt động dưới sự chỉ đạo của công ty cổ phần.Vì vậy Xí nghiệp
cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ
giờ làm ảnh hưởng đến lao động của công ty.
Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện
pháp trên, công ty thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được
chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của
nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn,
nhỏ và các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú.Mỗi cơ quan, tổ chức doanh
nghiệp đều có những cách tổ chức sắp xếp bộ máy hoạt động riêng cho phù hợp
với tiến trình đi lên hội nhập của doanh nghiệp, tổ chức.
Trong bất cứ một doanh nghiệp nào, văn bản giấy tờ luôn là cầu nối quan
trọng giữa các doanh nghiệp, các tổ chức kinh tế, giữa nhà nước với nhân dân, giữa
doanh nghiệp với khách hàng.Vì vậy công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất lớn
không thể thiếu trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh.Bởi mọi văn bản giấy tờ đều được tập trung vào đầu mối là bộ phận
văn thư-lưu trữ để quản lý và sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu
trữ là cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo cơ quan nắm bắt được tình hình hoạt
động của cơ quan.Làm tốt công tác văn thư sẽ đảm bảo cung cấp đầy đủ, chính
xác, kịp thời những quyết định quản lý. Trên cơ sở đó ban lãnh đạo đưa ra được
những quyết sách đúng đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp.
Để tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt là công tác văn
thư lưu trữ nắm bắt được những thuận lợi và khó khăn của ngành, trong quá trình
thực tập tại một công ty vận tải thuỷ mà cụ thể là Xí nghiệp sữa chữa tàu 81 thuộc
Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4 em xin đưa ra đề tài:”Thực trạng và biện pháp
hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”.
2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài khóa luận nghiên cứu nhằm đạt được những mục đích sau:
- Tìm hiểu những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa
chữa tàu 81, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên
cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp.
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn thư lưu trữ vàThực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 2
thực tiễn các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, bao gồm:
- Nghiên cứu lịch sử hình thành
- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là công tác
văn thư lưu trữ.
- Thực trạng các hoạt động của văn phòng Xí nghiệp về công tác văn thư lưu
trữ
- Đánh giá hiệu quả hoạt động của văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa tàu
81 về ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của hạn chế. Trên cơ sở đó đưa ra một số
kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn thư
lưu trữ.
4. Phƣơng pháp nghiên cứu
Bài khóa luận sử dụng một số phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp duy vật biện chứng
- Phương pháp quan sát
- Phương pháp điều tra, khảo sát
- Phương pháp thống kê
- Phương pháp so sánh
Ngoài lời mở đầu và kết luận, nội dung bài khóa luận của em bao gồm 3 chương:
Chương I: Những vấn đề cơ bản về công tác văn thư lưu trữ.
Chương II: Thực trạng công tác các hoạt động văn thư lưu trữ tại Xí nghiệp sửa chữa
tàu 81
Chương III: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ tại Xí
nghiệp sửa chữa tàu 81
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiThực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 3
CHƢƠNG I
NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC
VĂN THƢ-LƢU TRỮ
1.1. Khái niệm, vai trò, ý nghĩa nội dung của công tác văn thƣ
1.1.1. Khái niệm về công tác văn thư
Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công
tác quản lý, bao gồm toàn bộ công việc về xây dựng văn bản, giải quyết văn bản
hình thành trong hoạt động cơ quan Nhà nước, các doanh nghiệp Nhà nước, các tổ
chức xã hội, các đơn vị vũ trang. Hay nói cách khác công tác văn thư là một bộ
phận của văn bản giấy tờ, là một phần của quá trình xử lý thông tin.
1.1.2. Vị trí của công tác văn thư
Nói đến công tác văn thư là nói đến những công việc liên quan đến văn bản
giấy tờ, trong đó có soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lí giải quyết văn
bản, lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động của các
cơ quan, tổ chức. Nếu thiếu một trong những nội dung trên thì công tác văn thư
chưa thể nói là hoàn thiện và điều đó sẽ làm ảnh hưởng đến nhiều lĩnh vực hoạt
động khác của cơ quan.
Công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và là nội dung trong hoạt động văn phòng. Trong văn phòng công tác
văn thư không thể thiếu được, chiếm một phần lớn trong hoạt động của văn phòng
và là một mắt xích trong hoạt động quản lý của cơ quan, đơn vị. Như vậy công tác
văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, được xem như là một bộ phận quản lý
Nhà nước.
1.1.3. Ý nghĩa của công tác văn thư
- Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo và quản lý
Nhà nước, là phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động của các đơn vị được hiệu
quả.Hiểu đúng về công tác văn thư sẽ giúp văn thư hoạt động có hiệu quả, nếu hiểu
không đúng kìm hãm sự phát triển của nó, điều này sẽ ảnh hưởng đến năng suất lao
động quản lý trong cơ quan Nhà nước.Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 4
- Công tác văn thư đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những
thông tin cần thiết phục vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói
chung.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau nhưng
nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản.
- Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ quan
được nhanh chóng, chính xác, có năng suất, chất lượng, đúng chính sách, đúng chế
độ và giữ gìn được bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ,
giảm bớt được giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm trái pháp
luật.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về hoạt động của cơ
quan. Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ, nội
dung chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan thì khi cần thiết các
văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt động của cơ quan là sát
thực và hiệu quả.
- Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện làm
tốt công tác lưu trữ. Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ
quốc gia là các hồ sơ, tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được nộp
vào lưu trữ cơ quan.Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần
được tổ chức tốt việc lập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh văn
bản giữ lại càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu lưu trữ càng được tăng lên
bấy nhiêu, đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi hơn để triển khai các
mặt nghiệp vụ của mình.
1.1.4. Yêu cầu của công tác văn thư -lưu trữ
Công tác văn thư là một bộ phận của công tác công văn giấy tờ. Do đó trong quá
trình thực hiện cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau đây:
+ Nhanh chóng:
Thực tế cho thấy quá trình giải quyết công việc của Xí nghiệp phụ thuộc
nhiều vào việc xây dựng văn bản, việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.Do đó
xây dựng văn bản phải nhanh chóng, giải quyết văn bản phải kịp thời góp phần vào
Ket-noi.com kho tai lieu mien phi Ket-noi.com kho tai lieu mien phiThực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 5
việc giải quyết nhanh công việc của Xí nghiệp.
+ Chính xác:
Chính xác về mặt nội dung: nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối về
mặt pháp lý, không được trái với các văn bản Nhà nước cấp trên. Dẫn chứng hoặc
trích dẫn ở văn bản phải chính xác, số liệu đầy đủ, chứng cứ rõ ràng.
Chính xác về mặt thể thức: văn bản ban hành phải đầy đủ các yếu tố thể thức
do Nhà nước quy định, chính xác về các khâu kỹ thuật nghiệp vụ của văn thư. Yêu
cầu chính xác phải được quán triệt đầy đủ trong các khâu đánh máy, đăng ký văn
bản vào, văn bản ra trong quá trình chuyển giao văn bản.
+ Bí mật:
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của Xí nghiệp có nhiều vấn đề
thuộc phạm vi bí mật của Xí nghiệp, của Nhà nước.Vì vậy trong quá trình tiếp
nhận, sao gửi, phát hành, bảo quản các văn bản đều phải đảm bảo bí mật. Tức là
chỉ những người có liên quan mới được biết về nội dung văn bản.Những văn bản
đã có dấu mật thì phải chuyển đúng đối tượng không để lọt vào tay người không có
trách nhiệm nhất là kẻ xấu.
+ Hiện đại:
Tính hiện đại trong công tác văn thư đó chính là việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác này. Như vậy nhân viên văn thư có thể soạn thảo trên máy vi
tính bằng các phần mềm có sẵn vừa đảm bảo chính xác về hình thức và công việc
soạn thảo cũng được tiến hành nhanh hơn so với phương pháp soạn thảo thủ công.
1.1.5. Nội dung của công tác văn thư
Công tác văn thư gồm 3 nội dung sau:
- Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, duyệt văn bản,
đánh máy văn bản, ký và ban hành văn bản.
- Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản bao gồm: quản lý, tổ chức giải quyết
văn bản đến và quản lý, tổ chức giải quyết văn bản đi, văn bản mật, văn bản nội bộ,
quản lý hồ sơ
- Quản lý và sử dụng con dấu.Thực trạng và biện pháp hoàn thiện công tác văn thư, lưu trữ
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81
Trần Thị Thuý - Lớp QT1001P 6
Trong các cơ quan, tổ chức nhà nước, văn bản sử dụng như một phương tiện
để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý hay thông tin cần thiết hình thành
trong cơ quan, tổ chức, đảm bảo sự điều hành, nó phản ánh đầy đủ tình hình, kết
quả hoạt động, quản lý của cơ quan, tổ chức đó.
Để đảm bảo công tác văn thư đem lại hiệu quả cao, nhân viên văn thư đã
phải thực hiện những nhiệm vụ sau:
+ Nhận, bóc bì, đóng dấu vào sổ công văn đi, đến.
+ Sơ bộ phân loại văn bản, trình giám đốc phê duyệt, chuyển giao theo dõi
việc giải quyết văn bản đến.
+ Làm thủ tục gửi công văn đi, chuyển giao công văn, tài liệu
+ Đánh máy, rà soát văn bản, in sao tài liệu.
+ Quản lý giấy mời họp, giấy giới thiệu.
+ Sử dụng và quản lý con dấu.
1.1.5.1. Xây dựng và ban hành văn bản
Văn bản nói chung là phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng một ngôn
ngữ hay ký hiệu nhất định.
Văn bản là cánh tay giúp đỡ đắc lực cho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ
chức phản ánh đầy đủ tình hình, kết quả hoạt động quản lý của Xí nghiệp.
Để làm tốt công tác văn bản khi xây dựng và soạn thảo văn bản nhân viên
văn thư đã đảm bảo thực hiện theo đúng thể thức văn bản được quy định, sử dụng
đúng ngôn ngữ, câu từ của văn bản, nắm vững chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của cơ quan ban hành văn bản.
Tùy từng trường hợp cụ thể mà nhân viên văn thư tiến hành xây dựng văn
bản theo các phương pháp soạn đề cương hay soạn trực tiếp trên máy vi tính.
Trong các cơ quan thường ngày tiếp nhận, xử lý và ban hành nhiều văn bản,
để việc quản lý văn bản trong cơ quan được thống nhất, tuân theo một quy trình
chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phân loại, soạn thảo, trình ký, in ấn, phát hành bảo đảm
yêu cầu chung là kịp thời, chuẩn xác và an toàn. Các cơ quan, doanh nghiệp xây
dựng quy chế quản lý văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đã thực
KẾT LUẬN
Qua thời gian tìm hiểu thực tế tại công ty, em nhận thấy rằng văn bản, giấy
tờ là công cụ đắc lực chính trong công tác quản lý điều hành của Ban lãnh đạo. Do
đó công tác văn thư-lưu trữ có vị trí quan trọng không thể thiếu trong công tác điều
hành quản lý mọi hoạt động của công ty.
Công tác này thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện trợ giúp việc ra quyết định của
Ban giám đốc công ty được đúng đắn, chính xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện
thực tế của công ty. Để đảm bảo tính trung thực, chính xác và kịp thời của văn bản,
giấy tờ thì ban lãnh đạo công ty cần quan tâm chỉ đạo sát sao và không ngừng nâng
cao chất lượng và áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư-lưu
trữ một cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh và điều kiện của công ty.
Cán bộ làm công tác văn thư- lưu trữ cần tự học hỏi, trau dồi kiến thức,
chuyên môn nghiệp vụ cho bản than để có thể hoàn thành tốt công việc được giao.
Từ những kiến thức đã được trang bị trên ghế nhà trường, được sự giúp đỡ
nhiệt tình của ban lãnh đạo cũng như nhân viên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 trong
thời gian thực tập đã giúp cho em có cơ sở nền tảng cho việc nắm vững kiến thức
đã học ở trường. Trên cơ sở lý luận và thực tiễn cùng với sự giúp đỡ tận tình của
Thạc sĩTrần Thị Ngà em xin được đề xuất ý tưởng viết bài báo cáo khoá luận
“Thực trạng và biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư- lưu trữ tại Xí nghiệp
sửa chữa tàu 81”
Dù có nhiều cố gắng nhưng vẫn không tránh khỏi sự sai sót vì vậy em rất
mong được sự nhận xét chỉ bảo nhiệt tình của các thầy cô và các cô chú làm việc
tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 để giúp em hoàn thành tốt hơn nữa trong thực tiễn
sau này. Cuối cùng em xin chân thành Thank cô giáo Thạc sĩ Trần Thị Ngà cùng
tập thể cán bộ công nhân viên Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 đã giúp đỡ em hoàn thành
bài khoá luận này.
- Khó khăn trong việc truy tìm tài liệu, để khắc phục tình hình trên thì Xí
nghiệp nên có kế hoạch xây dựng thêm một phòng làm kho lưu trữ tài liệu của Xí
nghiệp
Cách tổ chức phòng lưu trữ tập trung có thể tổ chức như sau:
- Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động của Xí nghiệp mà văn thư có thể
chia thành các tủ lưu trữ phù hợp. Hồ sơ, tài liệu liên quan đến bộ phận, phòng ban
nào thì để vào tủ của bộ phận đó, nhân viên văn thư là người trực tiếp hướng dẫn
họ sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào tủ sao cho khoa học và hiệu quả danh mục tài liệu
được sắp xếp trong các hộp, bên ngoài hộp phải dán nhãn ghi đầy đủ thông tin để
dễ kiếm tìm và thống kê. Nhân viên văn thư có thể lập bảng danh mục hồ sơ để
quản lý theo dõi và xác định vị trí của hồ sơ trong tủ, hay ngăn.
- Để góp phần giải phóng không gian lưu trữ thì cuối mỗi năm nhân viên văn
thư lưu trữ phải thông kê, lựa chọn ra những giấy tờ tài liệu đã hết giá trị để tiến
hành tiêu huỷ. Đây là công việc thường xuyên đối với các kho lưu trữ đòi hỏi phải
thực hiện một cách thận trọng và theo quy trình thẩm định và kiểm tra chặt chẽ.Xí
nghiệp cần trang bị thêm các thiết bị chuyên dung cho công tác văn thư như: tủ,
giá, các thiết bị phòng chống cháy nổ, chống ẩm, mốc, hệ thống thông gió, hệ
thống bảo vệ, các loại thuốc chống mối mọt….và nên trang bị thêm máy vi tính
nhằm phục vụ việc tra cứu nhanh chóng, thuận tiện
3.6. Thƣờng xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thƣ
Tồn tại lớn nhất trong hoạt động doanh nghiệp nhà nước hiện nay là trông
chờ ỷ lại trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu quả. Đặc
biệt đối với Xí nghiệp hiện nay đang trong quá trình chuyển đổi từ doanh nghiệp
nhà nước sang hoạt động dưới sự chỉ đạo của công ty cổ phần.Vì vậy Xí nghiệp
cần thường xuyên kiểm tra, đánh giá tránh tình trạng nhân viên trốn việc, bỏ
giờ làm ảnh hưởng đến lao động của công ty.
Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện tốt ngoài một số biện
pháp trên, công ty thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn bản được
chuyển đến, số văn bản mà công ty đã ban hành và số văn bản tài liệu được lưu trữ
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Tags: khóa luận tốt nghiệp công tác quản lý hồ sơ tài liêu luu tru, các văn bản của nhà nước về công tác văn thư lưu trữ đã phù hợp với tình hinh thực tế, thực trạng công tác văn thư lưu trữ hiện nay, Nghiên cứu đề tài công tác văn thư lưu trữ ở trường học, báo cáo đề tại thực tập công tác văn thư tại trường học, nhiệm vụ vàđưa ra biện pháp văn thư lưu trữ cơ quan, thực trạng và giải pháp công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan nhà nước, thực trạng và giải pháp trong công tác văn thư lưu trữ, thạc sỹ giải pháp chuyển đổi sổ trong văn thư lưu trữ, giải pháp hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ, công tác văn thư hiện nay có những hạn chế nào, giải pháp nhằm hàn thiện công tác văn thư lưu trữ hiện nay của sở, một số biện pháp quản lý văn thư lưu trữ tại đơn vị hay, biện pháp tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan, khóa luận hoàn thiện công tác văn thư, thực trạng công tác quản lý văn thư lưu trữ công ty
Last edited by a moderator: