Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 4
1. Tính cấp thiết của đề tài 4
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4
3. Đối tượng nghiên cứu 5
4. Phương pháp nghiên cứu 5
5. Kết cấu của khoá luận 6
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7
1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng 7
1.1.1. Khái niệm văn phòng 7
1.1.2. Chức năng của văn phòng 8
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 10
1.1.4. Vai trò của văn phòng 16
1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 17
1.2.1.Khái niệm quản trị văn phòng 17
1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phòng.........................................................16
1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phòng 20
1.2.4.Vai trò của quản trị văn phòng 20
1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng 22
CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 27
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 27
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 27
2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty 27
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 29
2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 32
2.1.5. Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan 36
2.1.6. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 36
2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 37
2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty 37
2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty 39
2.2.3. Trang thiết bị văn phòng 44
2.2.4. Nội dung công tác quản trị văn phòng 46
1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác 46
2. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn công ty 49
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng 51
4. Phân công phối hợp trong công việc giữa nhân viên trong bộ phận văn phòng và giữa các phòng ban 52
5. Quản lý chi phí của công tác văn phòng 53
6. Quản trị cơ sở vật chất.....................................................................................53
7. Công tác quản lý nhân sự 56
8. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan 57
9. Quy trình quản l ý bản đến, văn bản đi 59
2.2.5. Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phòng hành chính 65
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 68
3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự 68
3.1.1. Đối với người lãnh đạo 68
3.1.2. Đối với nhân viên văn phòng 70
3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật 71
3.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 74
3.3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty 74
3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 75
KẾT LUẬN 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO 78
SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Hình Nội dung Trang
Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 30
Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh 32
Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 34
Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp 35
Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp 38
Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008 45
Hình 7 : Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến 61
Hình 8: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 64
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty, văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà quản lý.
Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt động của văn phòng gọi là quản trị văn phòng.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tui nhận thấy ban giám đốc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng mở rộng bộ phận này. Vì vậy công tác quản trị văn phòng của công ty bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả công tác quản trị văn phòng chưa cao. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết tui xin mạnh dạn trình bầy luân văn với đề tài:
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
a. Mục đích
Nội dung khoá luận tập trung nghiên cứu lý luân về văn phòng và quản trị văn phòng. Phân tích thực trạng về công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái để công tác quản trị văn phòng ngày càng đạt được hiệu quả cao hơn
b. Nhiệm vụ
Nghiên cứu khóa luận về văn phòng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm vụ, vai trò của văn phòng. Công tác văn phòng như: các hoạt đông của văn phòng, nghiệp vụ văn phòng. Quản trị văn phòng: khái niệm, nội dung, mục tiêu, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phòng
Định hướng hoạt động văn phòng của công ty An Thái những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là nội dung công tác quản trị văn phòng tức là mọi hoạt động của văn phòng công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn có hiệu quả cao hơn.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành khoá luận em đã sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp duy vất biện chứng
Phương pháp thống kê
Phương pháp so sánh
Phương pháp tổng hợp
5. Kết cấu của khoá luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung khoá luận được kết cấu gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của văn phòng. Đặc biệt khi nước Việt Nam đang ra nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để phát triển và không ít những thách thức và khó khăn để có thể tồn tại và phát triển đúng hướng.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế mạnh trên thị trường để có sức cạnh tranh và khả năng phát triển.
Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một cách chính xác, nhanh chóng. Công việc này phần lớn dựa vào hoạt động của văn phòng trong doanh nghiệp.
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có thẩm quyền hay có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Từ nội dung trên có một số khái niệm cơ bản về văn phòng với góc độ khác nhau như sau.
• Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
• Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
• Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
• Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan.
Tóm lại: văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Nguồn(Trần Thị Ngà 2008)
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường .
Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần, quản trị cho toàn bộ cơ quan.
Có hai nhóm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị.
a. Chức năng tham mưu tổng hợp.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng
Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch công tác, đề xuất chủ trương chính sách và công tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý những tình huống cụ thể.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học.
Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
b.Chức năng hậu cần.
Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.
Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suât làm việc.
Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo công ty đoàng hoàng khang trang, góp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn ,xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mơi diễn ra một cách kho học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng hành chính cần nắm rõ và bám chắc trọng tâm trọng điểm.
Để tránh văn phòng hoạt động một cách bị động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp cùng các nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có sự phân tích, quyết định kịp thời nhất.
Việc thực hiện công việc trong văn phòng phải dựa trên quy chế hoạt đông chung , quy trình tiêu chuẩn cho hoạt động của công ty.
Để theo kịp xu hướng phát triển mô hình tổ chức quản lý văn phòng và xây dựng mấu hình người quản lý chuyên nghiệp thì công ty nên tổ chức cho cán bộ quả lý học tập nâng cao trình độ, khả năng quản lý chuyên nghiệp. Đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học về phần mềm quản lý ứng dụng trong văn phòng.
Xây dựng mỗi quan hệ đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc vì mục tiêu chung của công ty thông qua các chuyên du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu học hỏi kinh nghiệm và nâng cao tinh thần làm việc tập thể.
Đặc biệt là người lãnh đạo tạo ra mỗi quan hệ tốt trong nội bộ văn phòng, sự thân thiện động viên, giúp đỡ sẽ khiến họ cảm giác được quan tâm chia sẻ như thế họ sẽ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say trong công việc, nhiệt tình và trung thành với công ty. Người lãnh đạo phải khéo léo trong việc phê bình nhân viên tránh phê bình trước mặt nhân viên khác.
3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Trang thiết bị tương đối hiên đại sẽ tạo ra môi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng năng suất lao động mà còn nâng cao được sức khỏe của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, yêu nghề, sáng tạo.
Việc đưa công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung, các phần mềm quản lý đang được ứng dụng triệt để nhằm khai thác lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại
Hiện nay trong công ty cần thay thế một số thiết bị cũ đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu đã có dấu hiệu hư hại làm ảnh hưởng đến quá trình lưu trữ và sử dụng văn bản.
Hiện nay do không gian của văn phòng bị han chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phòng lại quá cồng kềnh làm ảnh hưởng đến không gian bàn làm việc của nhân viên, thiếu sự gon gàng thoáng mát.
Hiện tại phòng hành chính cũng đã áp dụng một số phần mềm kế toán trong văn phòng và sử dụng hệ thống kết nối mạng nội bộ nhưng tốc độ đường chuyền vẫn chưa được cao làm ảnh hưởn đến quá trình quản lý của lãnh đạo.
KẾT LUẬN
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ từng trường hợp vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu được chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu Quản trị văn phòng cần đạt được sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc.
Sau thời gian nghiên cứu về văn phòng và vấn đề quản trị văn phòng luận văn đã đối chiếu giữa lý luận với thực tế và nhận thấy văn phòng và công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái không khác so với lý luận về cả chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên và quản lý, điều hành của trưởng phòng. Tuy nhiên công ty không vận dụng một cách dập khuôn theo lý luân mà có sự cải tiến, vận dụng linh hoạt đẻ phù hợp vơi tình hình thực tế và đặc trưng của công ty mình.
Luận văn đã trình bầy lý luận chung về quản trị văn phòng như: lý luận về văn phong, lý luận quả trị văn phòng; chức năng, nhiệm vụ; các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị văn phòng. Về mặt thực tiễn luận văn đã nghiên cứu về quản trị văn phòng thông qua các nghiệp vụ của phòng hành chinh tổng hợp của công ty để rút ra được những thuận lợi, khó khăn, những vấn đề tồn tại để từ đó đưa ra những đề xuất, biện pháp nhằm giúp công ty tìm ra những biện pháp về nhân sự và trang thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng để nâng cao công tác quản lý, điều hành và hoàn thiện bộ máy văn phòng trong công ty.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU 4
1. Tính cấp thiết của đề tài 4
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4
3. Đối tượng nghiên cứu 5
4. Phương pháp nghiên cứu 5
5. Kết cấu của khoá luận 6
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 7
1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng 7
1.1.1. Khái niệm văn phòng 7
1.1.2. Chức năng của văn phòng 8
1.1.3. Nhiệm vụ của văn phòng 10
1.1.4. Vai trò của văn phòng 16
1.2. Những vấn đề cơ bản về quản trị văn phòng 17
1.2.1.Khái niệm quản trị văn phòng 17
1.2.2. Các nội dung của quản trị văn phòng.........................................................16
1.2.3. Mục tiêu của quản trị văn phòng 20
1.2.4.Vai trò của quản trị văn phòng 20
1.2.5.Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả quản trị văn phòng 22
CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 27
2.1. Giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 27
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty 27
2.1.2. Mục đích hoạt động và trách nhiệm của Công ty 27
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 29
2.1. 4. Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty 32
2.1.5. Mèi quan hÖ cña c«ng ty víi c¸c bªn liªn quan 36
2.1.6. Định hướng phát triển của công ty trong thời gian tới 36
2.2 Thực tiễn công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái 37
2.2.1. Cơ cấu tổ chức văn phòng trong công ty 37
2.2.2. Chức năng,nhiệm vụ ,quyền hạn của văn phòng công ty 39
2.2.3. Trang thiết bị văn phòng 44
2.2.4. Nội dung công tác quản trị văn phòng 46
1.Xây dựng chương trình kế hoạch công tác 46
2. Bố trí, sắp xếp nơi làm việc cho các phòng, cán bộ nhân viên toàn công ty 49
3. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng 51
4. Phân công phối hợp trong công việc giữa nhân viên trong bộ phận văn phòng và giữa các phòng ban 52
5. Quản lý chi phí của công tác văn phòng 53
6. Quản trị cơ sở vật chất.....................................................................................53
7. Công tác quản lý nhân sự 56
8. Quản lý con dấu và giấy tờ pháp lý của cơ quan 57
9. Quy trình quản l ý bản đến, văn bản đi 59
2.2.5. Đánh giá chung trong quá trình hoạt động của phòng hành chính 65
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI 68
3.1. Nâng cao chất lượng nhân sự 68
3.1.1. Đối với người lãnh đạo 68
3.1.2. Đối với nhân viên văn phòng 70
3.1.3. Quản trị nhân sự kết hợp khoa học và nghệ thuật 71
3.2. Hoàn thiện mô hình tổ chức văn phòng 74
3.3. Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong công ty 74
3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý 75
KẾT LUẬN 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO 78
SƠ ĐỒ BẢNG BIỂU
Hình Nội dung Trang
Hình 1 : Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty 30
Hình 2: Quy trình sản xuất kinh doanh 32
Hình 3: Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh năm 2008 34
Hình 4: Các chỉ tiêu tài chính chủ yếu của doanh nghiệp 35
Hình 5: Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng Hành chính-Tổng hợp 38
Hình6 : Bảng thống kê trang thiết bị văn phòng tháng 3/2008 45
Hình 7 : Nội dung trong sổ đăng ký văn bản đến 61
Hình 8: Mẫu sổ đăng ký văn bản đi 64
LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Bước sang thế kỷ 21, đất nuớc ta có nhiều bước tiến đáng kể trong nền kinh tế, đây là cơ hội và cũng là thách thức đối với các doanh nghiệp trong thời kỳ hội nhập. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường với sự cạnh tranh gay gắt hiện nay. Đất nước ta đang đổi mới từng ngày, để quản lý quá trình sản xuất kinh doanh hiệu quả các doanh nghiệp cần đề ra hàng loạt các chiến lược và chính sách khác nhau. Chính vì vậy một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ đề không thể thiếu bộ phận văn phòng đây là bộ phận giúp việc đắc lực cho lãnh đạo công ty, văn phòng là cửa ngõ của mọi cơ quan, tổ chức với hoạt động đa dạng đó văn phòng được gọi là phòng văn, phòng vệ của các nhà quản trị. Vì vậy với tư cách là công cụ quản lý quan trọng, cần thiết bộ phận văn phòng cần được khai thác tối đa sức mạnh và linh hoạt nhằm hỗ trợ đắc lực cho công tác quản trị của nhà quản lý.
Tuy nhiên để bộ phận văn phòng hoạt động có hiệu quả thực sự là cánh tay đắc lực của nhà quản lý đòi hỏi phải có sự quản lý, theo dõi, đánh giá quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Nghiệp vụ quản lý quá trình hoạt động của văn phòng gọi là quản trị văn phòng.
Trong quá trình thực tập tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái tui nhận thấy ban giám đốc công ty đã nhận thức được tầm quan trọng của bộ phận văn phòng đã bước đầu quan tâm đến việc phát triển cung như định hướng mở rộng bộ phận này. Vì vậy công tác quản trị văn phòng của công ty bên cạnh những mặt tốt còn nhiều mặt hạn chế dấn đến hiệu quả công tác quản trị văn phòng chưa cao. Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết tui xin mạnh dạn trình bầy luân văn với đề tài:
Thực trạng và một số biện pháp nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái.
2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
a. Mục đích
Nội dung khoá luận tập trung nghiên cứu lý luân về văn phòng và quản trị văn phòng. Phân tích thực trạng về công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái từ đó tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và những nguyên nhân của chúng. Đặc biệt từ những nguyên nhân của những hạn chế, bất cập em xin đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái để công tác quản trị văn phòng ngày càng đạt được hiệu quả cao hơn
b. Nhiệm vụ
Nghiên cứu khóa luận về văn phòng bao gồm: khái nệm, chức năng, nhiêm vụ, vai trò của văn phòng. Công tác văn phòng như: các hoạt đông của văn phòng, nghiệp vụ văn phòng. Quản trị văn phòng: khái niệm, nội dung, mục tiêu, vai trò, các yếu tố ảnh hưởng đến nội dung quản trị văn phòng
Định hướng hoạt động văn phòng của công ty An Thái những mặt tích cực, hạn chế và tìm ra nguyên nhân đề ra biện pháp khắc phục.
3. Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của khoá luận là nội dung công tác quản trị văn phòng tức là mọi hoạt động của văn phòng công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái làm thế nào để điều hành quản lý cho tốt hơn có hiệu quả cao hơn.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để hoàn thành khoá luận em đã sử dụng các phương pháp sau:
Phương pháp duy vất biện chứng
Phương pháp thống kê
Phương pháp so sánh
Phương pháp tổng hợp
5. Kết cấu của khoá luận
Ngoài lời mở đầu và kết luận chung khoá luận được kết cấu gồm 3 chương:
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
CHƯƠNG 2 : THỰC TIỄN QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
CHƯƠNG 3 : MỘT SỐ BIỆN PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VẬN TẢI AN THÁI
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ VĂN PHÒNG VÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
1.1.Những vấn đề cơ bản về văn phòng
1.1.1. Khái niệm văn phòng
Lý luận và thực tiễn đã chứng minh rằng, ngày nay trong nền kinh tế thị trường đa dạng hóa hiện đại hóa tất bật của công ty hay doanh nghiệp nào muốn hòa nhập và theo kịp nền kinh tế đều không thể không có vị trí của văn phòng. Đặc biệt khi nước Việt Nam đang ra nhập WTO đã mở ra những cơ hội lớn để phát triển và không ít những thách thức và khó khăn để có thể tồn tại và phát triển đúng hướng.Vì thế mỗi doanh nghiệp phải tìm cho mình một vị trí thế mạnh trên thị trường để có sức cạnh tranh và khả năng phát triển.
Hơn bao giờ hết, các nhà quản lý doanh nghiệp phải là người biết đón nhận thời cơ, linh hoạt, nhạy bén và sáng tạo và nắm bắt được nhiều thông tin một cách chính xác, nhanh chóng. Công việc này phần lớn dựa vào hoạt động của văn phòng trong doanh nghiệp.
Tùy theo quy mô của doanh nghiệp khác nhau mà hoạt động của văn phòng có cấp độ khác nhau với tên gọi khác nhau. Những doanh nghiệp có thẩm quyền hay có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những doanh nghiệp nhỏ thì có phòng hành chính. Từ nội dung trên có một số khái niệm cơ bản về văn phòng với góc độ khác nhau như sau.
• Theo phương diện tổ chức: văn phòng là một đơn vị cấu thành tổ chức.
• Theo tiêu chí chức năng: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu tổng hợp hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
• Theo tính chất hoạt động: văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
• Ngoài ra văn phòng còn được hiểu: văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, là địa điểm giao tiếp đối nội đối ngoại của cơ quan.
Tóm lại: văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi đơn vị là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan,là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo,là nơi chăm no mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện về vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả. Nguồn(Trần Thị Ngà 2008)
1.1.2. Chức năng của văn phòng
Văn phòng là một bộ phận tồn tại khách quan trong mối đơn vị, bởi vậy nó cũng có những điều kiện tồn tại như bất kỳ một bộ phận nào thông qua mối quan hệ đặc trưng với môi trường mà nó tồn tại tức là nó vận động theo quy luật và chức năng liên hệ, tác động lẫn nhau trong hệ thống và các hoạt động có ý thức, mục tiêu, chức năng tự điều chỉnh cho phù hợp với môi trường .
Văn phòng có các chức năng chung như phục vụ sự lãnh đạo điều hành của lãnh đạo cơ quan cụ thể là thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho sự hoạt động của công ty, tức là chăm lo công tác hậu cần, quản trị cho toàn bộ cơ quan.
Có hai nhóm chức năng chính : chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần, chức năng tổ chức hội nghị.
a. Chức năng tham mưu tổng hợp.
Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng
Văn phòng giúp lãnh đạo cơ quan lập chương trình kế hoạch công tác, đề xuất chủ trương chính sách và công tác quả lý của cơ quan trong từng thời kỳ, tham mưu cho lãnh đạo đề ra quyết định quản lý, giúp lãnh đạo tìm biện pháp tổ chức thực hiện quyết định, tham mưu cho lãnh đạo những phương án, giải pháp xử lý những tình huống cụ thể.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học.
Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải có kiến thức sâu rộng về mọi lĩnh vực, có mặt ở mọi lúc mọi nơi, phải quyết định kịp thời chính xác mọi vấn đề. Điều đó vượt khả năng thực hiện của các nhà quản lý. Do đó đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những hoạt động tối ưu cho quá trình quản lý để đạt hiệu quả cao nhất. Chủ thể là công tác tham mưu trong doanh nghiệp có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý. Thực tế các doanh nghiệp thường dặt bộ phận tham mưu tại văn phòng. Để có ý kiến tham mưu văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp từ đó phân tích, quản lý, sử dụng thông tin theo quy tắc trình tự nhất định. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như: Công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán… Để có được những thông tin chuyên sâu này thì bộ phận tham mưu là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ phòng ban chuyên môn nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống nhất đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp.
Như vậy, văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu nhận, tiếp nhận, tổng hợp thông tin, ý kiến của các phòng ban khác cung cấp cho lãnh đạo doanh nghiệp.
Văn phòng còn là bộ phận trực tiếp giúp cho bộ phận điều hành quản lý của lãnh đạo doanh nghiệp thông qua các nghiệp vụ như: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, tháng, quý, tuần, ngày cho lãnh đạo doanh nghiệp. Đồng thời văn phòng cũng thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
b.Chức năng hậu cần.
Tạo cơ sở vật chất cho các phòng ban đơn vị và cá nhân trong công ty, để thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ, chương trình, kế hoạch đề ra.
Hỗ trợ trang thiết bị, phương tiện điều kiện cần thiết cho lao động để nâng cao hiệu quả năng suât làm việc.
Bảo đảm môi trường sinh thái lành mạnh, tạo lên diện mạo công ty đoàng hoàng khang trang, góp phần xây dụng cơ quan theo hướng hiện đại.
Nội dung của công tác hậu cần bao gồm: Quản lý chi tiêu kinh phí, lương chính, phụ cấp lương, bảo hiểm xã hội, tiền thưởng, công tác phí, sửa chữa lớn ,xây dựng các công trình phụ, phúc lợi tập thể.
Xây dựng các chương trình làm việc một cách cụ thể hơn thì mơi diễn ra một cách kho học, logic, chính xác, kịp thời. Đây là vấn đề cốt lõi mà phòng hành chính cần nắm rõ và bám chắc trọng tâm trọng điểm.
Để tránh văn phòng hoạt động một cách bị động thì lãnh đạo văn phòng phối hợp cùng các nhân viên chuyên môn kiểm tra, rà soát để lãnh đạo chủ động nắm rõ tình hình thực tế, có sự phân tích, quyết định kịp thời nhất.
Việc thực hiện công việc trong văn phòng phải dựa trên quy chế hoạt đông chung , quy trình tiêu chuẩn cho hoạt động của công ty.
Để theo kịp xu hướng phát triển mô hình tổ chức quản lý văn phòng và xây dựng mấu hình người quản lý chuyên nghiệp thì công ty nên tổ chức cho cán bộ quả lý học tập nâng cao trình độ, khả năng quản lý chuyên nghiệp. Đặc biệt là về ngoại ngữ và tin học về phần mềm quản lý ứng dụng trong văn phòng.
Xây dựng mỗi quan hệ đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau trong công việc vì mục tiêu chung của công ty thông qua các chuyên du lịch, thăm quan công ty bạn nhằm giao lưu học hỏi kinh nghiệm và nâng cao tinh thần làm việc tập thể.
Đặc biệt là người lãnh đạo tạo ra mỗi quan hệ tốt trong nội bộ văn phòng, sự thân thiện động viên, giúp đỡ sẽ khiến họ cảm giác được quan tâm chia sẻ như thế họ sẽ làm việc nhiệt tình hơn, hăng say trong công việc, nhiệt tình và trung thành với công ty. Người lãnh đạo phải khéo léo trong việc phê bình nhân viên tránh phê bình trước mặt nhân viên khác.
3.4. Đổi mơi trang thiết bị , ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
Trang thiết bị tương đối hiên đại sẽ tạo ra môi trường làm việc khoa học, văn minh, lịch sự, giảm thiểu lao động thủ công, tăng năng suất lao động mà còn nâng cao được sức khỏe của cán bộ nhân viên để họ làm việc ổn định, yêu nghề, sáng tạo.
Việc đưa công nghệ thông tin vào lĩnh vực quản lý đang trở thành xu thế chung, các phần mềm quản lý đang được ứng dụng triệt để nhằm khai thác lợi ích mà công nghệ thông tin mang lại
Hiện nay trong công ty cần thay thế một số thiết bị cũ đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu đã có dấu hiệu hư hại làm ảnh hưởng đến quá trình lưu trữ và sử dụng văn bản.
Hiện nay do không gian của văn phòng bị han chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phòng lại quá cồng kềnh làm ảnh hưởng đến không gian bàn làm việc của nhân viên, thiếu sự gon gàng thoáng mát.
Hiện tại phòng hành chính cũng đã áp dụng một số phần mềm kế toán trong văn phòng và sử dụng hệ thống kết nối mạng nội bộ nhưng tốc độ đường chuyền vẫn chưa được cao làm ảnh hưởn đến quá trình quản lý của lãnh đạo.
KẾT LUẬN
Trong xu thế phát triển của nền kinh tế tri thức hiện nay, công tác văn phòng đang là nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị để bảo quản, cung cấp đầy đủ, kịp thời thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Thắng lợi trong cạnh tranh phát triển của các tổ chức tuỳ từng trường hợp vào nguồn lực thông tin về chính trị, kinh tế, văn hoá – xã hội, công nghệ - kỹ thuật tiên tiến…. Để tăng cường nguồn lực thông tin phải khoa học - hợp lý, phải thu được chuyên môn hoá thành một bộ phận chức năng trong tổ chức. Vì thế việc củng cố, hoàn thiện tổ chức và hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực về công tác thông tin cho quản lý đang trở thành nhu cầu bức thiết của xã hội. Trước yêu cầu chung đó, việc nghiên cứu Quản trị văn phòng cần đạt được sự hiểu biết ở mức độ sâu sắc.
Sau thời gian nghiên cứu về văn phòng và vấn đề quản trị văn phòng luận văn đã đối chiếu giữa lý luận với thực tế và nhận thấy văn phòng và công tác quản trị văn phòng tại công ty TNHH Thương Mại Vận Tải An Thái không khác so với lý luận về cả chuyên môn nghiệp vụ của nhân viên và quản lý, điều hành của trưởng phòng. Tuy nhiên công ty không vận dụng một cách dập khuôn theo lý luân mà có sự cải tiến, vận dụng linh hoạt đẻ phù hợp vơi tình hình thực tế và đặc trưng của công ty mình.
Luận văn đã trình bầy lý luận chung về quản trị văn phòng như: lý luận về văn phong, lý luận quả trị văn phòng; chức năng, nhiệm vụ; các yếu tố ảnh hưởng đến quản trị văn phòng. Về mặt thực tiễn luận văn đã nghiên cứu về quản trị văn phòng thông qua các nghiệp vụ của phòng hành chinh tổng hợp của công ty để rút ra được những thuận lợi, khó khăn, những vấn đề tồn tại để từ đó đưa ra những đề xuất, biện pháp nhằm giúp công ty tìm ra những biện pháp về nhân sự và trang thiết bị phục vụ hoạt động của văn phòng để nâng cao công tác quản lý, điều hành và hoàn thiện bộ máy văn phòng trong công ty.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Tags: thực trạng tham mưu tổng hợp của văn phòng hiện nay như thế nào, GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, một số định hướng phát triển công ty trong quản trị văn phòng, Đề xuất một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng các cơ quan danh nghiệp hiện nay, nâng cao hiệu quả quản trị văn phòng, một số vấn đề chung về "quản trị văn phòng", các ý kiến tham mưu về quản trị văn phòng, mở đầu về quản trị văn phòng, khó khăn về quản trị văn phòng trong môi trường số, THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG, câu hỏi quản trị văn phòng công tác hậu cần, tiểu luận đổi mới phong cách điều hành văn phòng doanh nghiệp hiện nay, lời mở đầu nghiệp vụ tổ chức hội nghị? quản trị văn phòng, mục đích nhân sự ở công ty thương mại, thực trạng về công tác quản lý văn bản đi và đến tại cơ quan đơn vị, công tác quản trị trang thiết bị văn phòng tại công ty, thực trạng giải pháp quản trị văn phòng, thực trạng công tác tổ chức, quản lí thiết bị văn phòng tại tổ chức, doanh nhiệp
Last edited by a moderator: