saladtinhyeu_8x
New Member
Download Tiểu luận Thất thoát thông tin và sự hỗ trợ của công nghệ thông tin trong giao tiếp doanh nghiệp
Như đã nêu ở trên, chỉ mất 5-10 giây để ta gửi hơn 50 Email cho khách hàng. Điều này cho thấy sức lan tỏa của thông tin khi sử dụng CNTT rộng hơn ,nhanh hơn và chính xác hơn nhiều so với hệ thống Bưu chính.
Một điều dễ nhận thấy hơn nữa CNTT đã giúp gì cho Doanh Nghiệp? Đó chính là Quảng cáo. Quảng cáo qua phương tiện truyền thông (Tivi, Radio, Internet ) nó mang lại sức lan tỏa sâu và rộng hơn. Điều này dễ hiểu thôi vì ngày nay, nhà nhà đều có Tivi và Radio. Nó giúp cho sản phẩm, thông điệp của Doanh Nghiệp dễ dàng len lỏi đến người tiêu dùng. Nó tăng khả năng gợi nhớ bằng hình ảnh nhiều hơn cho họ.
++ Ai muốn tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho!
3. Thời gian Trang 6
4. Quản lý và điều hành công việc Trang 7
5. Khả năng lan tỏa của tin, thông điệp Trang 7
6. Tiết kiệm Trang 7
III. GIẢI PHÁP MỚI CHO GIAO TIẾP DOANH NGHIỆP TRONG TƯƠNG LAI
Trang 11
IV. KẾT LUẬN Trang 14
I. KHÁI NIỆM:
1. GIAO TIẾP LÀ GÌ?
Hiểu theo nghĩa rộng, Giao tiếp là quá trình trao đổi và tiếp xúc giữa con người với môi trường của mình
Hiểu theo nghĩa hẹp, Giao tiếp mà một quá trình đa kênh, sử dụng tất cả các cách cảm giác.
2. MỐI QUAN HỆ GIAO TIẾP TRONG DOANH NGHIỆP NHƯ THẾ NÀO?
Trong hoạt động của Doanh Nghiệp, các mối quan hệ công việc là đa chiều vì vậy giao tiếp trong môi trường Doanh Nghiệp cũng là giao tiếp đa chiều. Thể hiện ở:
a/ Giao tiếp bên trong Doanh Nghiệp:
Giao tiếp từ trên xuống: Mục đích là
Thông báo và giải thích những quyết định.
Đáp ứng và phản hồi những ý kiến của nhân viên.
Khuyến khích sự tham gia.
Động viên và gây cảm tình với nhân viên….
Giao tiếp từ dưới lên:
Báo cáo công tác hay thành tích của cá nhân hay của đơn vị.
Đưa ra đề nghị hay ý kiến.
Phát huy sự tham gia chức năng quản lý….
Giao tiếp hàng ngang: Giao tiếp giữa những người cùng cấp hay đồng nghiệp.Tuy nhiên, trở ngại chính trong dòng giao tiếp này là:
Sự biệt lập của các bộ phận.
Thiếu thời gian và cơ hội giao tiếp.
Sự ganh đua, ghen tỵ giữa các nhóm, bộ phận….
b/ Giao tiếp giữa Doanh Nghiệp và khách hàng, Xã hội và môi trường bên ngoài:
Là sự truyền tải thông điệp, sản phẩm, sự quan tâm …v…v… của Doanh Nghiệp đến người tiêu dùng và Xã hội.
Như vậy, Giao tiếp trong môi trường Doanh Nghiệp là một sự giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức, giữa Doanh Nghiệp và môi trường bên ngoài.
Từ đó cho thấy được, sự nhịp nhàng trong mọi hành động nhằm triển khai chiến lược kinh doanh của Doanh Nghiệp là một sự nhất quán tư tưởng và là một hành động của một tập thể. Điều đó có nghĩa là từ cấp lãnh đạo cho đến nhân viên thừa hành đều phải hiểu rõ mục tiêu và ý nghĩa của hành động này. Nó chỉ có thể đạt được khi tất cả thông tin được truyền tải chính xác, đầy đủ và đúng lúc.
3. SỰ THẤT THOÁT THÔNG TIN LÀ GÌ VÀ NHỮNG NGUYÊN NHÂN?
Đó là sự mất mát dần thông tin khi được truyền tải trong hệ thống thông tin của Doanh Nghiệp. Nó làm cho phần thông tin nhận được bị sai lệch, khiếm khuyết dẫn đến người nhận thông tin không hiểu rõ hay hiểu sai lệch ý muốn của người phát tin. Điều này ngày càng nguy hiểm hơn khi cấp dưới hành động theo một thông tin sai lệch.
Nhìn chung các nguyên nhân của sự thất thoát này bao gồm:
Thời gian truyền tin: Không đúng lúc
Việc nhận được thông tin quá chậm hay quá nhanh cũng làm cho người nhận thông tin không có đủ hay quá dư thời gian để thực hiện (Đặc biệt, trong trường hợp quá dư thời gian thì người nhận thông tin sẽ dễ chủ quan và cho rằng thứ tự ưu tiên cho công việc đó không cao, hay thông báo quá sớm mà thời gian áp dụng còn quá dài thì họ sẽ dễ quên)
Môi trường truyền tin: Do tiếng ồn và các tác động bên ngoài làm cho giao tiếp bằng lời nói không được truyền tải trọn vẹn.
Vật mang tin: Trong giao tiếp bằng văn bản trước đây, sự mất mát thông tin do sơ suất trong xử lý giấy tờ công văn là rất lớn. Vật mang tin có thể bị mất, bị rách và làm cho phần tin bị thiếu sót. Không truyền tải được các thông điệp cần thiết.
Người truyền tin và người nhận tin: Sự chuyển tải thông điệp thành lời hay văn bản của người truyền tin cũng như người nhận tin bị ảnh hưởng bởi những lý do về trình độ, tâm trạng, khả năng giao tiếp..v..v..
II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG GIAO TIẾP DOANH NGHIỆP
Ngày nay, tốc độ phát triển của công nghệ thông tin ngày càng nhanh. Để mô tả vắng tắt tốc độ phát triển này bằng cụm từ: “Thế giới phẳng”. Vậy, Nó giúp ít được gì cho Doanh Nghiệp giải quyết vấn đề của mình?
1/ Khả năng truyền đạt của thông tin: Ngày nay bằng những phương tiện truyền thông đã giúp ích rất nhiều trong giao tiếp. Cụ thể trong:
Giao tiếp với khách hàng:
Những bài thuyết trình, giới thiệu sản phẩm của Doanh Nghiệp đã không còn khô cứng, độc thoại như trước. Bằng những máy chiếu, màn hình LCD cỡ lớn, giàn âm thanh cao cấp..v..v.. đã giúp Doanh Nghiệp làm chủ không gian giao tiếp, sinh động tạo sức lôi cuốn hơn và điều quan trọng truyền tải được nhiều thông điệp hơn đến người tiêu dùng trong cùng một khoảng thời gian so với trước đây.
Đối với những công ty có khách hàng lớn việc báo giá là khâu quan trọng nhất để tiếp cận khách hàng. Nó mở đầu cho những cuộc gặp mặt thương lượng hợp tác sau này. Bằng những ứng dụng của CNTT (như FAX, Email, Internet….), khách hàng có thể nhận được thông tin từ doanh nghiệp nhanh chóng chính xác hơn.
Yếu tố địa lý ngày nay không còn đóng vai trò quan trọng trong việc xúc tiến mối quan hệ làm ăn. Khi mà một công ty ở tận Mỹ muốn tìm đối tác tại Việt Nam có thể tìm thấy cái mình cần trên Internet. Họ chỉ cần vào một trang tìm kiếm (SEO) như Google, Yahoo, Ask, ..v…v.. thì hàng loạt doanh nghiệp có mặt tại thị trường mà họ tìm kiếm. Vấn đề còn lại là thứ tự của Doanh Nghiệp trong danh sách ấy.
Giao tiếp nội bộ:
+ Triển khai cách kế hoạch, chương trình hành động của Doanh Nghiệp:
Môi trường cạnh tranh ngày này đã biến đổi không ngừng, Doanh Nghiệp hiện nay không những phải cạnh tranh với đối thủ trong nước mà còn phải cạnh tranh với các đối thủ nặng ký từ nước ngoài. Do đó, các Doanh Nghiệp trong nước có xu hướng kết hợp lại với nhau hình thành những công ty, tập đoàn quy mô lớn. Các chi nhánh của họ được trải khắp 3 miền của Việt Nam. Một vấn đề đặt ra là với quy mô lớn như thế thì khi triển khai một chương trình hành động sẽ như thế nào?
Nhờ ứng dụng của CNTT, các doanh nghiệp hiện nay đã tổ chức được các cuộc họp trực tuyến, nối kết các chi nhánh trong toàn quốc. Mang lại cho Doanh Nghiệp một công cụ giúp thông tin được truyền đạt chính xác, kịp thời hơn.
+ Thông tin phản hồi từ cấp dưới trong hoạt động tác nghiệp:
Những bản báo cáo hoạt động giờ đây không còn tính là báo cáo tuần nữa mà nó được tính bằng báo cáo ngày. Mọi hoạt động tác nghiệp được triển khai và báo cáo hàng ngày cho người chuyên trách bằng các phương tiện giao tiếp do CNTT mang lại..
Đồng thời, khi có một sự cố xảy ra tại một đơn vị nào đó trong hệ thống của Doanh Nghiệp người chịu trách nhiệm tại đơn vị đó có thể báo cáo sự việc cho cấp trên bằng nhiều hình thức như Mail nội bộ, Điện Thoại, Fax...v…v… Sự việc sẽ được báo cáo rõ ràng, nhanh chóng hơn cho cấp trên và thông tin phản hồi, biện pháp giải quyết sự cố sẽ đáp ứng kịp thời.
Lấy ví dụ như Công ty Viễn Thông Quân đội VIETTE. Vào buổi sáng thứ hai hàng tuần, Các cán bộ chủ chốt đều có một cuộc họp trực tuyến nối kết cả 3 miền từ Nam ra Bắc để báo cáo tình hình và triển khai hoạt động mới. Chỉ tốn có 15-30 phút để truyền tải vắng tắt nội dung hành động và 5-10 giây để gửi văn bản đầy đủ chương trình hành động cụ thể. Như...
Download Tiểu luận Thất thoát thông tin và sự hỗ trợ của công nghệ thông tin trong giao tiếp doanh nghiệp miễn phí
Như đã nêu ở trên, chỉ mất 5-10 giây để ta gửi hơn 50 Email cho khách hàng. Điều này cho thấy sức lan tỏa của thông tin khi sử dụng CNTT rộng hơn ,nhanh hơn và chính xác hơn nhiều so với hệ thống Bưu chính.
Một điều dễ nhận thấy hơn nữa CNTT đã giúp gì cho Doanh Nghiệp? Đó chính là Quảng cáo. Quảng cáo qua phương tiện truyền thông (Tivi, Radio, Internet ) nó mang lại sức lan tỏa sâu và rộng hơn. Điều này dễ hiểu thôi vì ngày nay, nhà nhà đều có Tivi và Radio. Nó giúp cho sản phẩm, thông điệp của Doanh Nghiệp dễ dàng len lỏi đến người tiêu dùng. Nó tăng khả năng gợi nhớ bằng hình ảnh nhiều hơn cho họ.
++ Ai muốn tải bản DOC Đầy Đủ thì Trả lời bài viết này, mình sẽ gửi Link download cho!
Tóm tắt nội dung:
ữ và truyền đạt thông tin Trang 63. Thời gian Trang 6
4. Quản lý và điều hành công việc Trang 7
5. Khả năng lan tỏa của tin, thông điệp Trang 7
6. Tiết kiệm Trang 7
III. GIẢI PHÁP MỚI CHO GIAO TIẾP DOANH NGHIỆP TRONG TƯƠNG LAI
Trang 11
IV. KẾT LUẬN Trang 14
I. KHÁI NIỆM:
1. GIAO TIẾP LÀ GÌ?
Hiểu theo nghĩa rộng, Giao tiếp là quá trình trao đổi và tiếp xúc giữa con người với môi trường của mình
Hiểu theo nghĩa hẹp, Giao tiếp mà một quá trình đa kênh, sử dụng tất cả các cách cảm giác.
2. MỐI QUAN HỆ GIAO TIẾP TRONG DOANH NGHIỆP NHƯ THẾ NÀO?
Trong hoạt động của Doanh Nghiệp, các mối quan hệ công việc là đa chiều vì vậy giao tiếp trong môi trường Doanh Nghiệp cũng là giao tiếp đa chiều. Thể hiện ở:
a/ Giao tiếp bên trong Doanh Nghiệp:
Giao tiếp từ trên xuống: Mục đích là
Thông báo và giải thích những quyết định.
Đáp ứng và phản hồi những ý kiến của nhân viên.
Khuyến khích sự tham gia.
Động viên và gây cảm tình với nhân viên….
Giao tiếp từ dưới lên:
Báo cáo công tác hay thành tích của cá nhân hay của đơn vị.
Đưa ra đề nghị hay ý kiến.
Phát huy sự tham gia chức năng quản lý….
Giao tiếp hàng ngang: Giao tiếp giữa những người cùng cấp hay đồng nghiệp.Tuy nhiên, trở ngại chính trong dòng giao tiếp này là:
Sự biệt lập của các bộ phận.
Thiếu thời gian và cơ hội giao tiếp.
Sự ganh đua, ghen tỵ giữa các nhóm, bộ phận….
b/ Giao tiếp giữa Doanh Nghiệp và khách hàng, Xã hội và môi trường bên ngoài:
Là sự truyền tải thông điệp, sản phẩm, sự quan tâm …v…v… của Doanh Nghiệp đến người tiêu dùng và Xã hội.
Như vậy, Giao tiếp trong môi trường Doanh Nghiệp là một sự giao tiếp giữa các thành viên trong tổ chức, giữa Doanh Nghiệp và môi trường bên ngoài.
Từ đó cho thấy được, sự nhịp nhàng trong mọi hành động nhằm triển khai chiến lược kinh doanh của Doanh Nghiệp là một sự nhất quán tư tưởng và là một hành động của một tập thể. Điều đó có nghĩa là từ cấp lãnh đạo cho đến nhân viên thừa hành đều phải hiểu rõ mục tiêu và ý nghĩa của hành động này. Nó chỉ có thể đạt được khi tất cả thông tin được truyền tải chính xác, đầy đủ và đúng lúc.
3. SỰ THẤT THOÁT THÔNG TIN LÀ GÌ VÀ NHỮNG NGUYÊN NHÂN?
Đó là sự mất mát dần thông tin khi được truyền tải trong hệ thống thông tin của Doanh Nghiệp. Nó làm cho phần thông tin nhận được bị sai lệch, khiếm khuyết dẫn đến người nhận thông tin không hiểu rõ hay hiểu sai lệch ý muốn của người phát tin. Điều này ngày càng nguy hiểm hơn khi cấp dưới hành động theo một thông tin sai lệch.
Nhìn chung các nguyên nhân của sự thất thoát này bao gồm:
Thời gian truyền tin: Không đúng lúc
Việc nhận được thông tin quá chậm hay quá nhanh cũng làm cho người nhận thông tin không có đủ hay quá dư thời gian để thực hiện (Đặc biệt, trong trường hợp quá dư thời gian thì người nhận thông tin sẽ dễ chủ quan và cho rằng thứ tự ưu tiên cho công việc đó không cao, hay thông báo quá sớm mà thời gian áp dụng còn quá dài thì họ sẽ dễ quên)
Môi trường truyền tin: Do tiếng ồn và các tác động bên ngoài làm cho giao tiếp bằng lời nói không được truyền tải trọn vẹn.
Vật mang tin: Trong giao tiếp bằng văn bản trước đây, sự mất mát thông tin do sơ suất trong xử lý giấy tờ công văn là rất lớn. Vật mang tin có thể bị mất, bị rách và làm cho phần tin bị thiếu sót. Không truyền tải được các thông điệp cần thiết.
Người truyền tin và người nhận tin: Sự chuyển tải thông điệp thành lời hay văn bản của người truyền tin cũng như người nhận tin bị ảnh hưởng bởi những lý do về trình độ, tâm trạng, khả năng giao tiếp..v..v..
II. ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG GIAO TIẾP DOANH NGHIỆP
Ngày nay, tốc độ phát triển của công nghệ thông tin ngày càng nhanh. Để mô tả vắng tắt tốc độ phát triển này bằng cụm từ: “Thế giới phẳng”. Vậy, Nó giúp ít được gì cho Doanh Nghiệp giải quyết vấn đề của mình?
1/ Khả năng truyền đạt của thông tin: Ngày nay bằng những phương tiện truyền thông đã giúp ích rất nhiều trong giao tiếp. Cụ thể trong:
Giao tiếp với khách hàng:
Những bài thuyết trình, giới thiệu sản phẩm của Doanh Nghiệp đã không còn khô cứng, độc thoại như trước. Bằng những máy chiếu, màn hình LCD cỡ lớn, giàn âm thanh cao cấp..v..v.. đã giúp Doanh Nghiệp làm chủ không gian giao tiếp, sinh động tạo sức lôi cuốn hơn và điều quan trọng truyền tải được nhiều thông điệp hơn đến người tiêu dùng trong cùng một khoảng thời gian so với trước đây.
Đối với những công ty có khách hàng lớn việc báo giá là khâu quan trọng nhất để tiếp cận khách hàng. Nó mở đầu cho những cuộc gặp mặt thương lượng hợp tác sau này. Bằng những ứng dụng của CNTT (như FAX, Email, Internet….), khách hàng có thể nhận được thông tin từ doanh nghiệp nhanh chóng chính xác hơn.
Yếu tố địa lý ngày nay không còn đóng vai trò quan trọng trong việc xúc tiến mối quan hệ làm ăn. Khi mà một công ty ở tận Mỹ muốn tìm đối tác tại Việt Nam có thể tìm thấy cái mình cần trên Internet. Họ chỉ cần vào một trang tìm kiếm (SEO) như Google, Yahoo, Ask, ..v…v.. thì hàng loạt doanh nghiệp có mặt tại thị trường mà họ tìm kiếm. Vấn đề còn lại là thứ tự của Doanh Nghiệp trong danh sách ấy.
Giao tiếp nội bộ:
+ Triển khai cách kế hoạch, chương trình hành động của Doanh Nghiệp:
Môi trường cạnh tranh ngày này đã biến đổi không ngừng, Doanh Nghiệp hiện nay không những phải cạnh tranh với đối thủ trong nước mà còn phải cạnh tranh với các đối thủ nặng ký từ nước ngoài. Do đó, các Doanh Nghiệp trong nước có xu hướng kết hợp lại với nhau hình thành những công ty, tập đoàn quy mô lớn. Các chi nhánh của họ được trải khắp 3 miền của Việt Nam. Một vấn đề đặt ra là với quy mô lớn như thế thì khi triển khai một chương trình hành động sẽ như thế nào?
Nhờ ứng dụng của CNTT, các doanh nghiệp hiện nay đã tổ chức được các cuộc họp trực tuyến, nối kết các chi nhánh trong toàn quốc. Mang lại cho Doanh Nghiệp một công cụ giúp thông tin được truyền đạt chính xác, kịp thời hơn.
+ Thông tin phản hồi từ cấp dưới trong hoạt động tác nghiệp:
Những bản báo cáo hoạt động giờ đây không còn tính là báo cáo tuần nữa mà nó được tính bằng báo cáo ngày. Mọi hoạt động tác nghiệp được triển khai và báo cáo hàng ngày cho người chuyên trách bằng các phương tiện giao tiếp do CNTT mang lại..
Đồng thời, khi có một sự cố xảy ra tại một đơn vị nào đó trong hệ thống của Doanh Nghiệp người chịu trách nhiệm tại đơn vị đó có thể báo cáo sự việc cho cấp trên bằng nhiều hình thức như Mail nội bộ, Điện Thoại, Fax...v…v… Sự việc sẽ được báo cáo rõ ràng, nhanh chóng hơn cho cấp trên và thông tin phản hồi, biện pháp giải quyết sự cố sẽ đáp ứng kịp thời.
Lấy ví dụ như Công ty Viễn Thông Quân đội VIETTE. Vào buổi sáng thứ hai hàng tuần, Các cán bộ chủ chốt đều có một cuộc họp trực tuyến nối kết cả 3 miền từ Nam ra Bắc để báo cáo tình hình và triển khai hoạt động mới. Chỉ tốn có 15-30 phút để truyền tải vắng tắt nội dung hành động và 5-10 giây để gửi văn bản đầy đủ chương trình hành động cụ thể. Như...