Báo cáo thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh

[chip_luz90]

Download miễn phí Báo cáo thực tập tại Công ty TNHH in Hoàng Minh

MỤC LỤC
Lời nói đầu 1
PHẦN I: NỘI DUNG THỰC TẬP NGHIỆP VỤ THƯ KÝ 3
I. TÌNH HÌNH CÔNG TÁC THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN 3
1. Sự hình thành và hoạt động của Công ty TNHH in Hoàng Minh 3
2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính hay Văn phòng Công ty: 8
3. Công tác Thư ký văn phòng của Công ty TNHH in Hoàng Minh: 10
II. NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC 12
1. Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân người Thư ký: 12
2. Những nhiệm vụ liên quan đến văn bản: 21
3. Nhiệm vụ liên quan đến tổ chức công việc: 24
4. Nhiệm vụ khác được phân công: 37
5. Những công việc đã làm trong đợt thực tập tại Công ty TNHH in hoàng Minh: 55
III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ 58
1. Nhận xét. 58
2. ưu điểm: 58
3. Nhược điểm: 60
4. Kiến nghị đề xuất: 60
PHẦN II: KẾT LUẬN 62
PHỤ LỤC
 


http://cloud.liketly.com/flash/edoc/jh2i1fkjb33wa7b577g9lou48iyvfkz6-swf-2013-11-18-bao_cao_thuc_tap_tai_cong_ty_tnhh_in_hoang_minh.JTkVdSbYEP.swf /tai-lieu/de-tai-ung-dung-tren-liketly-46241/
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí

Tóm tắt nội dung tài liệu:

®ã mét c¸ch tèt nhÊt gióp Thñ tr­ëng bít nh÷ng g¸nh nÆng.
Ngoµi ra Th­ ký cßn ph¶i gióp l·nh ®¹o hoµn thµnh mét sè c«ng viÖc nh­ chóc mõng nh©n ngµy lÔ, ngµy kû niÖm vµ nh÷ng tr­êng hîp kh¸c mµ ng­êi l·nh ®¹o lµ ng­êi ®¹i diÖn cña c¬ quan trong nh÷ng tr­êng hîp ®ã. Th­ ký ph¶i lËp vµ theo dâi danh s¸ch c¸c ngµy lÔ, ngµy kû niÖm, ngµy sinh nhËt cña nh©n viªn trong c¬ quan.
2.3. ChuyÓn giao v¨n b¶n.
Göi v¨n b¶n ®i ®Õn c¸c ®¬n vÞ: C¸c v¨n b¶n sau khi ®· ®­îc kiÓm tra ký duyÖt th× göi ®i c¸c ®¬n vÞ kh¸c. T¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh göi v¨n b¶n ®i c¸c ®¬n vÞ th­êng lµ qua Internet, qua fax vµ qua b­u ®iÖn. Nh­ng ®èi t¸c vµ kh¸ch hµng cña Hoµng Minh chñ yÕu lµ ë Hµ Néi nªn viÖc göi c¸c v¨n b¶n ®i chñ yÕu lµ qua Internet, qua fax vµ trùc tiÕp. Cßn nh÷ng kh¸ch hµng ngo¹i tØnh th× göi v¨n b¶n qua ®­êng b­u ®iÖn. Khi göi v¨n b¶n qua ®­êng b­u ®iÖn th× Th­ ký ph¶i lµm thñ tôc göi ®i nh­ ghi sè, ghi ngµy th¸ng, xin ch÷ ký, ®ãng dÊu, ®¾ng ký, lµm b×, vµo sæ vµ chuyÓn ®i b­u ®iÖn.
Tuy nhiªn do khèi l­îng c«ng viÖc cña ng­êi lµm c«ng t¸c th­ ký rÊt lín vµ do thùc tÕ c«ng viÖc nªn trong qu¸ tr×nh ban hµnh v¨n b¶n cña C«ng ty TNHH in Hoµng Minh mét sè v¨n b¶n vÉn cßn sai thÓ thøc vµ néi dung ch­a thùc sù l«gic. Song trong qu¸ tr×nh thùc tËp em ®· ®Ò xuÊt ý kiÕn vµ mét sè lín v¨n b¶n ®· ®­îc chØnh s÷a theo ®óng tiªu chuÈn.
Tãm l¹i viÖc kiÓm tra thÓ thøc, th¶o c¸c v¨n b¶n còng nh­ chuyÓn giao c¸c v¨n b¶n ®i lµ nhiÖm vô cña ng­êi Th­ ký. §Ó lµm tèt ®­îc c«ng viÖc ®ã Th­ ký ph¶i lµ ng­êi nh¹y bÐn vµ hiÓu biÕt.
3. NhiÖm vô liªn quan ®Õn tæ chøc c«ng viÖc:
3.1. LËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng, cña Thñ tr­ëng.
Trong qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh do m«i tr­êng lµm viÖc còng nh­ thêi gian thùc tËp nªn viÖc lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng còng nh­ toµn C«ng ty em ®­îc cïng anh NguyÔn Anh TuÊn lËp vµ thÊy viÖc lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng vµ cho toµn C«ng ty rÊt quan träng nã quyÕt ®Þnh hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña Thñ tr­ëng nãi riªng vµ cña toµn C«ng ty nãi chung. Ho¹t ®éng qu¶n lý cña Thñ tr­ëng cã triÖt ®Ó hay kh«ng lµ tuú thuéc vµo viÖc lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng. BÊt kú mét c¬ quan, c«ng ty, xÝ nghiÖp nµo c«ng viÖc nµy rÊt quan träng, nã mang l¹i hiÖu qña c«ng viÖc rÊt lín cho ho¹t ®éng qu¶n lý. LËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng tèt gióp Thñ tr­ëng gi¶m bít nh÷ng thiÕu sãt vµ s¬ suÊt trong ho¹t ®éng qu¶n lý.
T¹i C«ng ty TNHH in Hoµng Minh viÖc lËp lÞch ngµy, tuÇn, th¸ng ®­îc tiÕn hµnh vµo ngµy ®Çu tiªn cña th¸ng vµ anh NguyÔn Anh TuÊn lµ ng­êi thùc hiÖn c«ng viÖc nµy.
Khi lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng ng­êi Th­ ký ph¶i tu©n thñ mét sè yªu cÇu:
+ Tu©n thñ c¸c quy ®Þnh trong kü thuËt x©y dùng,
+ Thèng nhÊt vÒ ng«n ng÷,
+ Thèng nhÊt vÒ môc tiªu,
§ång thêi néi dung ph¶i b¸m s¸t vµ thÓ hiÖn ®óng ®Þnh h­íng cña C«ng ty trong thêi ®iÓm x©y dùng ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c.
C¸c c«ng viÖc khi ®­a vµo ch­¬ng tr×nh ph¶i ®­îc chän läc, s¾p xÕp l«gÝc vµ hîp lý ®Ó tr¸nh t×nh tr¹ng chång chÐo gi÷a c¸c c«ng viÖc g©y khã kh¨n cho Thñ tr­ëng. §èi víi nh÷ng nhiÖm vô c«ng viÖc lín Th­ ký ph¶i x¸c ®Þnh ®­îc qui m« vµ tÝnh chÊt cña c«ng viÖc.
LËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng cho Thñ tr­ëng ph¶i phï hîp víi kh¶ n¨ng chuÈn bÞ vµ thêi gian thùc hiÖn tr¸nh chñ quan ®Ò ra nhiÒu viÖc råi kh«ng thùc hiÖn ®­îc.
- §èi víi ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c ngµy, tuÇn Th­ ký chØ cÇn v¹ch ra kÕ ho¹ch thùc hiÖn c«ng viÖc ®Ò ra, lËp thµnh biÓu b¶ng nãi râ tªn c¸c ®Ò ¸n, ®¬n vÞ vµ thêi gian hoµn thµnh.
- §èi víi ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c th¸ng cña Thñ tr­ëng Th­ ký ph¶i x©y dùng c«ng phu h¬n, chia thµnh hai phÇn:
Thø nhÊt ph¶i nªu râ môc tiªu träng t©m vµ nh÷ng nhiÖm vô chÝnh.
Thø hai lµ v¹ch ra kÕ ho¹ch ®Ó thùc hiÖn nh÷ng ®ßi hái chi tiÕt vµ cô thÓ h¬n.
Khi ®­a ra kÕ ho¹ch Th­ ký chØ ®­a ra nh÷ng nhiÖm vô lín.
Th­ ký gióp Thñ tr­ëng yªu cÇu c¸c phßng ban ®¨ng ký néi dung c«ng viÖc cña phßng m×nh ph¶i lµm. Th­ ký c¨n cø vµo viÖc theo dâi thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c n¨m vµ dùa vµo ®¨ng ký cña c¸c phßng ®Ó dù th¶o vµ xin ý kiÕn Thñ tr­ëng.
Th­ ký lµ ng­êi ph¶i nhanh ý, v× do yªu cÇu c«ng viÖc nhÊt lµ trong lÜnh vùc kinh doanh, cã nhiÒu c«ng viÖc bÊt th­êng x¶y ra vµ cã nh÷ng viÖc ®Ò ra nh­ng kh«ng gi¶i quyÕt ®­îc dÉn ®Õn ph¶i thay ®æi vµ bæ sung ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c.
+ §èi víi lÞch c«ng t¸c hµng tuÇn: Trong tr­êng hîp lÞch ®· ban hµnh mµ kh«ng phï hîp thùc tiÔn hoÆc trong tr­êng hîp c¸c c«ng viÖc ghi trong lÞch ng­êi chñ tr× ®i v¾ng hoÆc bËn th× cã thÓ bá lÞch cñ thay lÞch míi.
Th­ ký cÇn chó ý chØ cã thÓ thay thÕ lÞch c«ng t¸c tuÇn chø kh«ng ®­îc thay thÕ lÞch c«ng t¸c th¸ng trë lªn, lÞch c«ng t¸c th¸ng chØ ®­îc bæ sung.
Th­ ký gióp Thñ tr­ëng göi lÞch c«ng t¸c tuÇn, th¸ng ®Õn c¸c phßng vµ ®«n ®èc thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh, ®ång thêi gióp Thñ tr­ëng phèi hîp c¸c phßng cïng tæ chøc thùc hiÖn. Khi tæ chøc thùc hiÖn nh÷ng viÖc n¶y sinh cã khèi l­îng Ýt th× v¨n phßng ®­a ra lÞch c«ng t¸c tuÇn, cßn nh÷ng viÖc lín th× bæ sung vµo ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c th¸ng.
Sau khi thùc hiÖn ch­¬ng tr×nh Th­ ký cã tr¸ch nhiÖm tæng hîp t×nh h×nh, viÕt b¸o c¸o s¬ kÕt ®èi víi lÞch c«ng t¸c th¸ng. Tæ chøc cuéc häp vµ ph¶i nªu ®­îc viÖc ®· lµm xong vµ viÖc ch­a lµm xong.
LÞch ®­îc kÎ thµnh biÓu b¶ng, tªn lÞch, thêi gian lËp lÞch, bªn tr¸i cã c¬ quan ban hµnh.
Víi kÕt cÊu 3 cét: Néi dung trong lÞch th­êng ®­a vµo nh÷ng viÖc lín, quan träng nh­ c¸c cuéc häp, chuyÕn ®i c«ng t¸c, ë mçi viÖc ph¶i nªu tªn viÖc, thµnh phÇn dù...
VÝ dô: Ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c tuÇn cña Gi¸m ®èc C«ng ty TNHH in Hoµng Minh.
Ch­¬ng tr×nh c«ng t¸c tuÇn cña Gi¸m ®èc
Tõ ngµy 7 ®Õn ngµy 12 th¸ng 8 n¨m 2006
Thø/
ngµy
S¸ng
ChiÒu
Ghi chó
Thêi gian
Néi dung
Thêi gian
Néi dung
Hai/7
8h-11h
Häp bµn giao
14h-17h
§¸nh gi¸ tiÕn ®é c«ng viÖc cña tuÇn qua
Ba/8
8h-9h30'
9h30'-11h
Häp bµn vÊn ®Ò n©ng cao chÊt l­îng s¶n phÈm in
14h-17h
GÆp kh¸ch hµng
T­/9
8h-11h
§i ký hîp ®ång víi C«ng ty S÷a Hµ Néi
14h-17h
N¨m/10
8h-11h
Xuèng x­ëng kiÓm tra t×nh ®é s¶n xuÊt
14h-17h
GÆp kh¸ch hµng
S¸u/11
8h-11h
Dù tiÖc chiªu ®·i
14h-17h
B¶y/12
8h-11h
Chiªu linh
14h-17h
Chiªu linh
Tãm l¹i viÖc lËp lÞch c«ng t¸c ngµy, tuÇn, th¸ng gióp Thñ tr­ëng tæ chøc c«ng viÖc hiÖu qña h¬n.
3.2. Thèng kª, kiÓm tra viÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô, chØ thÞ cña Thñ tr­ëng.
ViÖc thùc hiÖn c¸c nhiÖm vô vµ chØ thÞ cña Thñ tr­ëng g¾n liÒn víi ho¹t ®éng cña c¬ quan vµ ®ã lµ mét vÊn ®Ò rÊt quan träng ¶nh h­ëng ®Õn hiÖu qu¶ c«ng viÖc cña Thñ tr­ëng còng nh­ cña c¬ quan.
Thñ tr­ëng lµ ng­êi lµm chøc n¨ng qu¶n lý mét tæ chøc hoÆc mét ®¬n vÞ cÊu thµnh tæ chøc, vai trß cña Thñ tr­ëng liªn quan ®Õn con ng­êi, lµ ®¹i diÖn cho tËp thÓ, tæ chøc, liªn kÕt c¸c thµnh viªn trong tæ chøc víi nhau. Thñ tr­ëng lµ ng­êi tiÕp nhËn, xö lý vµ truyÒn ®¹t th«ng tin, lµ ng­êi ph¸t ng«n cña tæ chøc vµ cã thÈm quyÒn cao nhÊt quyÕt ®Þnh mäi viÖc cña tæ chøc.
§èi víi doanh nghiÖp th× Thñ tr­ëng lµ ng­êi cã chøc n¨ng tæ chøc kinh doanh vµ ®iÒu hµnh C«ng ty ho¹t ®éng.
C«ng ty TNHH in Hoµng Minh lµ tæ chøc kinh tÕ cã chøc n¨ng kinh doanh nªn nh÷ng quyÕt ®Þnh qu¶n lý cña l·nh ®¹o sÏ ¶nh h­ëng trùc tiÕp ®Õn ho¹t ®éng néi bé cña C«ng ty, c¸c c¸ nh©n cã liªn quan. Sù thõa nhËn cña cña nh©n viªn ®èi víi gi¸ trÞ cña quyÕt ®Þnh qu¶n lý chÝnh lµ sù thõa nhËn ®èi víi n¨ng lùc cña nhµ qu¶n lý.
Ng­êi Th­ ký cã tr¸ch nhiÖm gióp l·nh ®¹o thèng kª, kiÓm tr...