papj_girl_kool
New Member
Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
3.2.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý.
- Thay thế một số trang thiết bị đã cũ, đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu bị mọt mối làm ảnh hưởng đến văn bản bảo lưu. Đầu tư mới về thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ Inox để tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản hồ sơ.
- Hiện nay do không gian của văn phòng bị hạn chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phòng lại quá cồng kềnh : máy tính, máy in làm ảnh hưởng đến không gian của bàn làm việc của nhân viên, thiếu đi sự gọn nhẹ trong văn phòng.
- áp dụng công nghệ tin học trong việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, đăng kí và quản lý văn bản đến, văn bản đi, trong việc xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, phục vụ sử dụng tài liệu và trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ.
Mở đầu
Lý do chọn đề tài
Hiện nay, Việt Nam đang dần khẳng định vị trí của mình trên trường quốc tế đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực rất nhiều, trong đó đặc biệt là sự cố gắng không chút mệt mỏi của các nhà quản trị trong việc hoàn thành và hoàn thành một cách xuất sắc nhiệm vụ của mình được giao phó.
Những đóng góp của công tác văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp đã được thừa nhận.Bởi vậy cần có được cái nhìn đúng để có sự quan tâm, đầu tư đúng mức để có những bước đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty một mặt được khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn tại và phát triển hơn nữa. Để làm được điều này công ty đã không ngừng áp dụng những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung.
Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị văn phòng, tui đã nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, do đó tui đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp.
Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu
Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới cách lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo.Do vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn:
+ Nghiên cứu lý luận về văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận về hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng…
+ Đánh giá hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại…
+ Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Công ty: định hướng chung, giải pháp cụ thể…
Phạm vi nghiên cứu
Thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về hoạt động văn phòng phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung luận văn này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn áp dụng phương pháp luận biện chứng. Phương pháp này cụ thể bao gồm ba phương pháp chính là: nghiên cứu tài liệu về lý luận văn phòng và hoạt động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phòng và hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Kết cấu của luận văn
Bố cục của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng.
Chương 2: Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.
Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Chương 1
Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn Phòng
1.1 Lí luận chung về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hoà nhịp cùng nền kinh tế thế giới.
Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dưới các góc độ khác nhau
theo Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trường ĐHDLHP).
* Xét theo phương diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.
* Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
* Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
* Ngoài ra còn có thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.
Trong thực tế văn phòng còn được tổ chức hoạt động tương đối độc lập như một cánh tay nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính.
Trong một số trường hợp khác, văn phòng gần như là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính như các văn phòng thay mặt của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nước ngoài .
Văn phòng cũng được dùng để gọi các tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận với tên gọi như : văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư...
Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn được hiểu như một “thủ kho” về tài chính, tài sản.
Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng được hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hay làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ thì gọi là văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Như vậy, văn phòng có thể được xem xét như một hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường...theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan.
1.1.2 Chức năng của Văn phòng
Câu hỏi được đặt ra là “Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?”.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính:
1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp.
Để đạt được hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực. Đồng thời phải nhanh chóng đưa ra được quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vượt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp họ trên mọi phương diện, đó là công tác tham mưu, tổng hợp.
Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng được phản ánh thông qua hoạt động có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh đạo. Cụ thể là “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” liên quan đến quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hay khách quan như : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con người, trang thiết bị, cơ sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trưởng...
Muốn có quyết định đúng đắn, khoa học người lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ gúp
kết luận
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học quản lý ở mỗi quốc gia và trên thế giới, hoạt động văn phòng ngày càng được quan tâm. Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng càng trở nên cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức trong thời gian gần đây nhằm đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức.
Công ty CPCTGT Hải Phòng cũng đang cố gắng từng bước đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý nhằm đạt năng suất cao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Để thực hiện được điều đó, văn phòng Công ty giữ một vị trí hết sức quan trọng là bộ phận thường trực, có chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt, liên tục và hiệu quả.
Luận văn này đã tập trung nghiên cứu ba vấn đề nội dung:
Một là : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng, bao gồm các khái niệm về văn phòng, vai trò của hoạt động văn phòng, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng .
Hai là :So sánh đối chiếu lý luận trên thực tế hoạt động văn phòng và công tác văn phòng ở Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Nhận thấy được những kết quả đã đạt được và những tồn tại yếu kém cần được khắc phục, cải tiến hành chính để văn phòng thực sự phát huy vai trò quan trọng của mình trong toàn bộ hoạt động của Công ty.
Ba là: Trên cơ sở lý luận và thực tế hoạt động văn phòng đã được trình bày đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.
Trong khoá luận này tuy không thể mở rộng, đi sâu và nêu đầy đủ, sâu sắc mọi hoạt động của công tác văn phòng song thông qua toàn bộ nội dung đã trình bày, tui mong muốn có thể đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Chúng ta có quyền tin rằng với trình độ và nhận thức của các nhà quản lý, điều hành hiện nay công tác văn phòng sẽ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hoạt động của doanh nghiệp và xã hội đồng thời đóng góp không nhỏ vào sự phát triển chung của kinh tế xã hội của đất nước.
Tài liệu tham khảo
1.Thạc sĩ Trần Thị Ngà,(2006), Tổ chức Quản trị văn phòng, Bài giảng cho Lớp QT901P tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia.
2.Trường Đại học kinh tế quốc dân/ khoa Quản trị kinh doanh(2005), Giáo trình quản trị văn phòng.
3.Học viện Hành chính quốc gia/ khoa văn bản và công nghệ hành chính,(2004), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước.
4.Tiến sĩ Trần Thị Thanh Thuỷ,(2006),Văn hoá tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hoá công sở,Tổ chức nhà nước số 9/2006.
5.Mike Harvey,(2001), Quản trị văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
6.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Sổ tay chất lượng Công ty.
7.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Tài liệu Qui định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của các phòng ban, xí nghiệp của Công ty.
Mục lục
mở đầu ..........................................................................................................1
Chương 1: lý luận chung về văn phòng và hoạt động
văn phòng 3
1.1 Lý luận chung về văn phòng 3
1.1.1 Khái niệm văn phòng 3
1.1.2 Chức năng văn phòng 5
1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 6
1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 7
1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng 7
1.2.2 Y nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng 9
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng 11
Chương 2: thực tế hoạt động văn phòng của công ty CPCTGT Hải phòng 18
2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng 18
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 18
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 21
2.1.3 Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất 21
2.1.4 Thuận lợi và khó khăn của Công ty 22
2.1.5 Chiến lược, hướng phát triển kinh doanh trong những năm tới 23
2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 24
2.2 Thực tế hoạt động văn phòng của Công ty 29
2.2.1 Khái quát về phòng Tổ chức - Hành chính 30
2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng TC-HC 30
2.2.1.2 Phân công trách nhiệm 33
2.2.1.3 Điều kiện làm việc 37
2.2.2 Hoạt động văn phòng ở Công ty 40
2.2.2.1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin 40
2.2.2.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản 45
2.2.2.3 Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản 47
2.2.2.4 Nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu 55
2.2.2.5 Lập chương trình kế hoạch, công tác 56
2.2.2.6 Nghiệp vụ tiếp đón khách 58
2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động của văn phòng 59
2.2.3.1 Thuận lợi 59
2.2.3.2 Tồn tại 62
Chương 3: một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty cpctgt hải phòng 65
3.1 Định hướng chung 65
3.1.1 Đầu tư vào nâng cao chất lượng nhân sự 66
3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 66
3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 67
3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 67
3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ
thông tin trong quản lý 67
3.2 Giải pháp cụ thể 68
3.2.1 Đầu tư vào nhân sự 68
3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 70
3.2.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 70
3.2.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 70
3.2.5 Trang thiết bị làm việc hiện đại và ứng dụng Công nghệ thông tin
trong quản lý 71
kết luận 72
Tài liệu tham khảo 73
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
3.2.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ thông tin trong quản lý.
- Thay thế một số trang thiết bị đã cũ, đầu tư kho lưu trữ để bảo quản tài liệu tốt hơn vì nhận thấy một số tài liệu bị mọt mối làm ảnh hưởng đến văn bản bảo lưu. Đầu tư mới về thiết bị lưu trữ hồ sơ bằng các giá, tủ Inox để tránh tình trạng tủ sắt ảnh hưởng đến chất lượng bảo quản hồ sơ.
- Hiện nay do không gian của văn phòng bị hạn chế đồng thời các trang thiết bị trong văn phòng lại quá cồng kềnh : máy tính, máy in làm ảnh hưởng đến không gian của bàn làm việc của nhân viên, thiếu đi sự gọn nhẹ trong văn phòng.
- áp dụng công nghệ tin học trong việc chuyển giao văn bản, trình duyệt văn bản, đăng kí và quản lý văn bản đến, văn bản đi, trong việc xây dựng các công cụ tra tìm tài liệu lưu trữ, phục vụ sử dụng tài liệu và trong công tác thống kê tài liệu lưu trữ.
Mở đầu
Lý do chọn đề tài
Hiện nay, Việt Nam đang dần khẳng định vị trí của mình trên trường quốc tế đòi hỏi mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nỗ lực rất nhiều, trong đó đặc biệt là sự cố gắng không chút mệt mỏi của các nhà quản trị trong việc hoàn thành và hoàn thành một cách xuất sắc nhiệm vụ của mình được giao phó.
Những đóng góp của công tác văn phòng đối với hoạt động của doanh nghiệp đã được thừa nhận.Bởi vậy cần có được cái nhìn đúng để có sự quan tâm, đầu tư đúng mức để có những bước đi đúng đắn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mỗi doanh nghiệp.
Cổ phần hoá Doanh nghiệp là một bước ngoặt quan trọng đối với Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.Trong quá trình cổ phần hoá, công ty một mặt được khẳng định năng lực quản lý, một mặt là những khó khăn để tồn tại và phát triển hơn nữa. Để làm được điều này công ty đã không ngừng áp dụng những KH- KT hiện đại, nâng cao trình độ của công nhân kỹ thuật, hoàn thiện công tác quản lý, đặc biệt là khẳng định vai trò của văn phòng để trở thành trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo và công ty nói chung.
Trong quá trình học tập và nghiên cứu các môn học chuyên ngành quản trị văn phòng, tui đã nhận thức được tầm quan trọng của văn phòng và hoạt động văn phòng đối với doanh nghiệp.Trong thời gian thực tập, được tìm hiểu tình hình thực tế hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng, do đó tui đã chọn đề tài: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng làm nội dung của luận văn tốt nghiệp.
Mục tiêu Và NHIệm vụ nghiên cứu
Xây dựng văn phòng vững mạnh là yếu tố tất yếu để giúp cơ quan, tổ chức đổi mới cách lãnh đạo và lề lối làm việc, nâng cao chất lượng và hiệu quả, hiệu lực của công tác lãnh đạo.Do vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách hoạt động văn phòng của cơ quan, tổ chức được quan tâm đặc biệt.
Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của luận văn:
+ Nghiên cứu lý luận về văn phòng: khái niệm, chức năng, nhiệm vụ.Lý luận về hoạt động văn phòng: vai trò, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng, các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng…
+ Đánh giá hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng: quá trình hình thành và phát triển công ty, ngành nghề kinh doanh, khái quát về phòng TC- HC, các nghiệp vụ chính, thuận lợi, tồn tại…
+ Đề xuất một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng ở Công ty: định hướng chung, giải pháp cụ thể…
Phạm vi nghiên cứu
Thực tế có nhiều cách hiểu và quan niệm khác nhau về hoạt động văn phòng phản ánh nhận thức về chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ở mỗi thời kỳ lịch sử và trong những hoàn cảnh phát sinh quan hệ nhất định. Nội dung luận văn này đi sâu tìm hiểu về thực tế hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Phương pháp nghiên cứu
Luận văn áp dụng phương pháp luận biện chứng. Phương pháp này cụ thể bao gồm ba phương pháp chính là: nghiên cứu tài liệu về lý luận văn phòng và hoạt động văn phòng, quan sát và phân tích, so sánh với thực tế văn phòng và hoạt động văn phòng ở Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Kết cấu của luận văn
Bố cục của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng.
Chương 2: Thực tế về hoạt động văn phòng của Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng.
Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Chương 1
Lí luận chung về văn phòng và hoạt động văn Phòng
1.1 Lí luận chung về văn phòng
1.1.1 Khái niệm văn phòng
Nền kinh tế nước ta hiện nay đã và đang đứng trước muôn vàn cơ hội để hội nhập phát triển cũng như phải đối mặt với rất nhiều khó khăn, thử thách để có thể tồn tại, phát triển đúng hướng trong nền kinh tế thị trường ngày càng đa dạng hoá, hiện đại hoá.Vì vậy, mỗi doanh nghiệp tổ chức phải tìm cho mình một vị trí, một lợi thế vững vàng trên thương trường để có đủ sức cạnh tranh và có khả năng phát triển hoà nhịp cùng nền kinh tế thế giới.
Muốn làm được điều đó thì buộc các nhà quản lý phải thông minh, năng động, sáng tạo và nhạy bén nắm bắt các thông tin một cách nhanh chóng và chính xác. Hơn bao giờ hết, văn phòng cần khẳng định được vị trí quan trọng của mình trong việc hỗ trợ quá trình điều hành, ra quyết định của các nhà quản lý.
Có một số khái niệm cơ bản về Văn phòng dưới các góc độ khác nhau
theo Th.s Trần Thị Ngà, 2006, Bài giảng cho lớp QT901P trường ĐHDLHP).* Xét theo phương diện tổ chức:Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ chức.
* Xét theo tiêu chí chức năng : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của các nhà quản lý.
* Xét theo tính chất hoạt động : Văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị.
* Ngoài ra còn có thể hiểu: Văn phòng là trụ sở làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, doanh nghiệp.
Trong thực tế văn phòng còn được tổ chức hoạt động tương đối độc lập như một cánh tay nối dài của cơ quan cấp trên trực tiếp, một cơ cấu tổ chức thay mặt cơ quan, đơn vị thực hiện những nhiệm vụ ở ngoài cơ quan, đơn vị chính.
Trong một số trường hợp khác, văn phòng gần như là một cơ quan hoàn chỉnh, là hình bóng thu nhỏ của cơ quan chính như các văn phòng thay mặt của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nước ngoài .
Văn phòng cũng được dùng để gọi các tổ chức độc lập được pháp luật thừa nhận với tên gọi như : văn phòng luật sư, văn phòng tư vấn, văn phòng nghị sĩ, văn phòng kiến trúc sư...
Khi thực hiện hoạt động hậu cần với nhiệm vụ quản lý cơ sở vật chất và tài chính, văn phòng còn được hiểu như một “thủ kho” về tài chính, tài sản.
Luận văn này xem xét văn phòng theo cách nhìn nhận chung nhất.Văn phòng được hiểu là bộ máy hoạt động làm việc tổng hợp của đơn vị doanh nghiệp, là nơi làm việc về giấy tờ, nơi nào thực hiện các hoạt động, sản xuất hàng hoá, làm dịch vụ hay làm công việc hành chính đều có nơi giao dịch bằng giấy tờ thì gọi là văn phòng.Văn phòng bao gồm toàn bộ quá trình thu thập, xử lý, chuyển tải thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho quá trình tổ chức, điều hành mọi hoạt động của doanh nghiệp.
Như vậy, văn phòng có thể được xem xét như một hệ thống bao gồm các tác nghiệp đầu vào và đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Đầu vào đó là các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về những lĩnh vực chính trị, kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường...theo các phương án khác nhau nhằm thu được những kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đầu ra là các hoạt động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo.Toàn bộ những hoạt động đó góp phần và trợ giúp công tác điều hành thông tin trong cơ quan nhằm nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Hiểu một cách toàn diện hơn: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo vật chất cho hoạt động của cơ quan.
1.1.2 Chức năng của Văn phòng
Câu hỏi được đặt ra là “Vì sao ở mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị lại cần quan tâm và đẩy mạnh công tác văn phòng?”.Vì văn phòng hỗ trợ cho lãnh đạo, cho tổ chức rất nhiều trong việc ra quyết định quản lý. Doanh nghiệp hay tổ chức nào dù có qui mô lớn hay nhỏ, cũng đều có văn phòng là cửa ngõ trung tâm, là nơi liên kết các mối liên hệ và tạo điều kiện thuận lợi cho công tác điều hành, quản lý. Để thể hiện rõ được điều đó, chúng ta nghiên cứu văn phòng với hai chức năng chính:
1.1.2.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp.
Để đạt được hiệu quả cao trong lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành đòi hỏi các nhà quản lý phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi và phải tinh thông trên mọi lĩnh vực. Đồng thời phải nhanh chóng đưa ra được quyết định quản lý chính xác, kịp thời để giải quyết mọi vấn đề phát sinh trong thực tế. Điều đó đã vượt qua khả năng của các nhà quản lý, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp họ trên mọi phương diện, đó là công tác tham mưu, tổng hợp.
Chức năng tham mưu, tổng hợp của văn phòng được phản ánh thông qua hoạt động có tính đa dạng và tổng hợp trong việc tham vấn cho quá trình điều hành của lãnh đạo. Cụ thể là “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp” liên quan đến quá trình thống kê, xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý.
Hoạt động của cơ quan, tổ chức diễn ra phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau có tính chủ quan hay khách quan như : tổ chức bộ máy, quy chế hoạt động, con người, trang thiết bị, cơ sở vật chất, phong cách lãnh đạo của thủ trưởng...
Muốn có quyết định đúng đắn, khoa học người lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của mình còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp quản lý, của những người trợ gúp
kết luận
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học quản lý ở mỗi quốc gia và trên thế giới, hoạt động văn phòng ngày càng được quan tâm. Nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng càng trở nên cấp thiết đối với các cơ quan, tổ chức trong thời gian gần đây nhằm đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức.
Công ty CPCTGT Hải Phòng cũng đang cố gắng từng bước đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý nhằm đạt năng suất cao trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Để thực hiện được điều đó, văn phòng Công ty giữ một vị trí hết sức quan trọng là bộ phận thường trực, có chức năng tổng hợp, tham mưu, hậu cần giúp cho hoạt động của công ty được thông suốt, liên tục và hiệu quả.
Luận văn này đã tập trung nghiên cứu ba vấn đề nội dung:
Một là : Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng, bao gồm các khái niệm về văn phòng, vai trò của hoạt động văn phòng, ý nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng .
Hai là :So sánh đối chiếu lý luận trên thực tế hoạt động văn phòng và công tác văn phòng ở Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng. Nhận thấy được những kết quả đã đạt được và những tồn tại yếu kém cần được khắc phục, cải tiến hành chính để văn phòng thực sự phát huy vai trò quan trọng của mình trong toàn bộ hoạt động của Công ty.
Ba là: Trên cơ sở lý luận và thực tế hoạt động văn phòng đã được trình bày đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng.
Trong khoá luận này tuy không thể mở rộng, đi sâu và nêu đầy đủ, sâu sắc mọi hoạt động của công tác văn phòng song thông qua toàn bộ nội dung đã trình bày, tui mong muốn có thể đóng góp một phần nhỏ vào việc hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng của Công ty CPCTGT Hải Phòng.
Chúng ta có quyền tin rằng với trình độ và nhận thức của các nhà quản lý, điều hành hiện nay công tác văn phòng sẽ ngày càng khẳng định vai trò quan trọng của mình trong hoạt động của doanh nghiệp và xã hội đồng thời đóng góp không nhỏ vào sự phát triển chung của kinh tế xã hội của đất nước.
Tài liệu tham khảo
1.Thạc sĩ Trần Thị Ngà,(2006), Tổ chức Quản trị văn phòng, Bài giảng cho Lớp QT901P tại trường Đại học Dân lập Hải Phòng, Giảng viên Học viện Hành chính Quốc gia.
2.Trường Đại học kinh tế quốc dân/ khoa Quản trị kinh doanh(2005), Giáo trình quản trị văn phòng.
3.Học viện Hành chính quốc gia/ khoa văn bản và công nghệ hành chính,(2004), Giáo trình Hành chính văn phòng trong cơ quan nhà nước.
4.Tiến sĩ Trần Thị Thanh Thuỷ,(2006),Văn hoá tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hoá công sở,Tổ chức nhà nước số 9/2006.
5.Mike Harvey,(2001), Quản trị văn phòng, NXB Thống kê, Hà Nội.
6.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Sổ tay chất lượng Công ty.
7.Công ty Cổ phần Công trình Giao thông Hải Phòng,(2006), Tài liệu Qui định chức năng, nhiệm vụ , quyền hạn của các phòng ban, xí nghiệp của Công ty.
Mục lục
mở đầu ..........................................................................................................1
Chương 1: lý luận chung về văn phòng và hoạt động
văn phòng 3
1.1 Lý luận chung về văn phòng 3
1.1.1 Khái niệm văn phòng 3
1.1.2 Chức năng văn phòng 5
1.1.3 Nhiệm vụ văn phòng 6
1.2 Lý luận chung về hoạt động văn phòng 7
1.2.1 Vai trò của hoạt động văn phòng 7
1.2.2 Y nghĩa của việc tổ chức khoa học công tác văn phòng 9
1.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng 11
Chương 2: thực tế hoạt động văn phòng của công ty CPCTGT Hải phòng 18
2.1 Giới thiệu chung về Công ty CPCTGT Hải Phòng 18
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 18
2.1.2 Ngành nghề kinh doanh 21
2.1.3 Đặc điểm tổ chức và qui trình công nghệ sản xuất 21
2.1.4 Thuận lợi và khó khăn của Công ty 22
2.1.5 Chiến lược, hướng phát triển kinh doanh trong những năm tới 23
2.1.6 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty 24
2.2 Thực tế hoạt động văn phòng của Công ty 29
2.2.1 Khái quát về phòng Tổ chức - Hành chính 30
2.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của phòng TC-HC 30
2.2.1.2 Phân công trách nhiệm 33
2.2.1.3 Điều kiện làm việc 37
2.2.2 Hoạt động văn phòng ở Công ty 40
2.2.2.1 Nghiệp vụ thu thập, xử lý thông tin 40
2.2.2.2 Nghiệp vụ soạn thảo văn bản 45
2.2.2.3 Nghiệp vụ tiếp nhận, quản lý văn bản 47
2.2.2.4 Nghiệp vụ quản lý, sử dụng con dấu 55
2.2.2.5 Lập chương trình kế hoạch, công tác 56
2.2.2.6 Nghiệp vụ tiếp đón khách 58
2.2.3 Đánh giá chung về hoạt động của văn phòng 59
2.2.3.1 Thuận lợi 59
2.2.3.2 Tồn tại 62
Chương 3: một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng công ty cpctgt hải phòng 65
3.1 Định hướng chung 65
3.1.1 Đầu tư vào nâng cao chất lượng nhân sự 66
3.1.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 66
3.1.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 67
3.1.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 67
3.1.5 Hiện đại hoá trang thiết bị làm việc và ứng dụng Công nghệ
thông tin trong quản lý 67
3.2 Giải pháp cụ thể 68
3.2.1 Đầu tư vào nhân sự 68
3.2.2 Đổi mới cơ cấu tổ chức 70
3.2.3 Đổi mới, hoàn thiện công tác quản lý, điều hành trong Công ty 70
3.2.4 Đơn giản hoá các thủ tục làm việc 70
3.2.5 Trang thiết bị làm việc hiện đại và ứng dụng Công nghệ thông tin
trong quản lý 71
kết luận 72
Tài liệu tham khảo 73
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Tags: tìm hiểu về công tác tổ chức điều hành hoạt động của văn phòng tại một doanh nghiệp cụ thể, ý nghĩa của văn phòng hiện đại đối với cải cách hành chính, đề xuất nâng cao hiệu quả công tác văn phòng ở cơ quan doanh nghiệp hiện nay, phân tích nâng cao nhận thức của lãnh đạo về hoạt động văn phòng
Last edited by a moderator: