bitter_schokolade
New Member
Đề tài Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu (công ty điện lực Hà Nội)
MỤC LỤC
Trang
Lời nói đầu 1
Nội dung 4
Chương I: Sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành 4
1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành 4
2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành đối với cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ 8
Chương II: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội 9
1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng Quản lý Đấu thầu 9
2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu 9
3. Một số nhận xét 11
Chương III: Nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội 12
1. Dự kiến danh mục hồ sơ 12
2. Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành 15
2.1. Mô tả nhiệm vụ 15
2.2. Quy trình giải quyết công việc 18
2.3. Dự kiến thành phần tài liệu trong một số loại hồ sơ hiện hành 23
Kết luận 27
Danh mục tài liệu tham khảo 29
Phụ lục
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Hồ sơ nguyên tắc:là tập hợp bản sao văn bản của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc giúp cán bộ làm việc không trái với Hiến pháp, Pháp luật và quy định của cơ quan cấp trên.
Hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành ) là hồ sơ mà tài liệu trong hồ sơ đó phản ánh về quá trình giải quyết công việc của các cán để thực thi chức năng nhiệm vụ được giao.
Hồ sơ tài chính là hồ sơ thể hiện thu chi tài chính trong cơ quan tổ chức.
Hồ sơ xây dựng cơ bản là hồ sơ về xây mới, cải tạo, kỹ thuật, tài chính của công trình,…về trụ sở làm việc của cơ quan.
Hồ sơ máy móc trang thiết bị là hồ sơ về xuất xứ , bảo hành, bảo trì, máy móc thiết bị tại cơ quan, tổ chức.
Hồ sơ trình ký là hồ sơ đệ trình lên cấp trên xin ý kiến, phê duyệt về một vấn đề nào đó. Hồ sơ trình ký nếu được phê duyệt sẽ trở thành hồ sơ công việc.
Lập hồ sơ hiện hành có tác dụng quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, giữ gìn bí mật của cơ quan; nâng cao hiệu suất chất lượng công tác của cán bộ và toàn thể cơ quan; va tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Để hồ sơ phát huy hết vai trò của mình thì công tác lập hồ sơ cần đảm bảo các yêu cầu như: hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ; phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản; văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; đảm bảo các yếu tố thể thức văn bản; hồ sơ phải được biên mục rõ ràng.
Do vậy lập hồ sơ phải là nhiệm vụ của mỗi cán bộ giải quyết công việc vì chỉ có họ mới nắm rõ công việc mình làm cũng như là sự sản sinh văn bản giấy tờ. Hồ sơ còn là bằng chứng chứng minh cho họat động của cán bộ đó. Tuy nhiên lập hồ sơ là một công việc không hề đơn giản mà còn mang tính kỹ thuật nghiệp vụ cao. Vì thế trong thực tế việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ còn nhiều tồn tại như còn lộn xộn, thiếu văn bản , phá vỡ các mối liên hệ khách quan sẵn có.
2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành đối vối cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ.
2.1. Đối với cán bộ lập hồ sơ:
Thành phần tài liệu trong hồ sơ được hiểu là toàn bộ các yếu tố văn bản cấu thành nên hồ sơ đó để trả lời cho câu hỏi: gồm loại nào? của ai? Mang nội dung gì?...
Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tức đảm bảo các yêu cầu cơ bản của công việc lập hồ sơ
hản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, công việc của cán bộ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản …
Giúp cán bộ loại bỏ những tài liệu trùng thừa, không thuộc hồ sơ.
Cán bộ có thể kiểm soát tốt văn bản tài liệu của mình tránh mất mát thất lạc; tra tìm dễ dàng thuận lợi. Do đó họ có thể hoàn thành tốt công việc việc của mình.
Tài liệu là bằng chứng của hoạt động, do vậy thành xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ cho một hồ sơ có chất lượng, là bằng chứng chứng minh sự hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ trong các cuộc kiểm tra, thanh tra.
2.2. Đối với cơ quan, đơn vị:
Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ hạn chế tài liệu trùng thừa như vậy sẽ góp phần tạo thuận lợi trong công tác lưu trữ như: tạo thuận lợi cho phân loại(không nắm được thành phần hồ sơ sẽ không phân loại được); xác định giá trị tài liệu; tiết kiệm giá tủ, nhân sự, tiền của …của cơ quan, đơn vị.
Mặt khác, nó cũng góp phần chứng minh sự minh bạch trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Là các căn cứ để xét thi đua khen thưởng.
Và còn nhiều ý nghĩa khác nữa. Nhìn chung việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ có ý nghĩa lớn lao đối với không chỉ các cán bộ mà còn đối với cả đơn vị, cơ quan. Do vậy cần thực hiện tốt công tác này.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI.
1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng Quản lý Đấu thầu:
Công ty Điện lực Hà Nội được thành lập bởi Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ ngày 08/07/1995 của Bộ Năng Lượng. Với chức năng kinh doanh thuộc ngành điện, như: kinh doanh điện năng và vận hành lưới điện; khảo sát thiêt kế lưới điện; xây lắp điện; cung cấp các dịch vụ liên quan đến ngành điện…
Phòng Quản lý đấu thầu được lập nên với chức năng đó là: Tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn Công ty và một số công việc khác được giao; tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện.
2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu:
Công tác lập hồ sơ hiện hành của công ty được thực hiện theo quy định của nhà nước tại các văn bản Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định số/2004/NĐ - CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn khác. Đồng thời công ty cũng ban hành những quy định quy trình riêng để phù hợp hơn với tình hình thưc tế của công ty, đó là bản Quy trình quản lý và luân chuyển văn bản dược ban hành kèm theo Quyết định số442/QĐ - ĐLHN – P01 ngày 23/01/2006 của Văn phòng công ty. Mục 6 của quy trình có quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ như sau:
Hồ sơ công việc là toàn bộ những công văn giấy tờ, tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình giải quyết công việc, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Mọi văn bản, tài liệu để tra cứu đều phải lập hồ sơ ; những văn bản giao dịch không liên quan đến công việc chính của công ty thì không để trong hồ sơ.
Tài liệu có trong hồ sơ công việc bao gồm tập hợp các hồ sơ trình kí về một công việc (đối với công việc phải trao đổi nhiều lần). hay là hồ sơ trình kí.
Trách nhiêm của các đơn vị và cá nhân trong công ty: tất cả cán bộ công nhân viên chức khi được giao giải quyết công việc cụ thể phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình giải quyết; trưởng các phòng ban đơn vị có trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc lập danh mục hồ sơ và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị mình lập hồ sơ khi tiến hành giải quyết công việc theo quy định.
Các đơn vị , cá nhân trong công ty phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành .
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Trên đây là khái quát những quy định của công ty về lập hồ sơ hiện hành. Hiện nay công ty còn dự kiến ban hành văn bản “quy trình kiểm soát hồ sơ” để quy định rõ về hồ sơ thành phần tài liệu trong các loại hồ sơ.
Trên thực tế, công ty hết sức quan tâm tới vấn đề này. Để bảo quản tốt ...
Download miễn phí Đề tài Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu (công ty điện lực Hà Nội)
MỤC LỤC
Trang
Lời nói đầu 1
Nội dung 4
Chương I: Sự cần thiết của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành 4
1. Khái niệm hồ sơ và hồ sơ hiện hành 4
2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành đối với cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ 8
Chương II: Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội 9
1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng Quản lý Đấu thầu 9
2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu 9
3. Một số nhận xét 11
Chương III: Nghiên cứu- dự kiến thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành tại phòng quản lý đấu thầu- Công ty Điện lực Hà Nội 12
1. Dự kiến danh mục hồ sơ 12
2. Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành 15
2.1. Mô tả nhiệm vụ 15
2.2. Quy trình giải quyết công việc 18
2.3. Dự kiến thành phần tài liệu trong một số loại hồ sơ hiện hành 23
Kết luận 27
Danh mục tài liệu tham khảo 29
Phụ lục
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
n hành còn được phân loại dụa vào nội dung công việc mà hồ sơ đó phản ánh.theo cách này hồ sơ được phân theo các mặt hoạt động chính của cơ quan. Các loại hồ sơ hiện hành đó là:Hồ sơ nguyên tắc:là tập hợp bản sao văn bản của các cơ quan tổ chức có thẩm quyền quy định về một mặt, một lĩnh vực công tác nhất định dùng làm căn cứ để giải quyết công việc hàng ngày. Hồ sơ nguyên tắc giúp cán bộ làm việc không trái với Hiến pháp, Pháp luật và quy định của cơ quan cấp trên.
Hồ sơ công việc (hồ sơ hiện hành ) là hồ sơ mà tài liệu trong hồ sơ đó phản ánh về quá trình giải quyết công việc của các cán để thực thi chức năng nhiệm vụ được giao.
Hồ sơ tài chính là hồ sơ thể hiện thu chi tài chính trong cơ quan tổ chức.
Hồ sơ xây dựng cơ bản là hồ sơ về xây mới, cải tạo, kỹ thuật, tài chính của công trình,…về trụ sở làm việc của cơ quan.
Hồ sơ máy móc trang thiết bị là hồ sơ về xuất xứ , bảo hành, bảo trì, máy móc thiết bị tại cơ quan, tổ chức.
Hồ sơ trình ký là hồ sơ đệ trình lên cấp trên xin ý kiến, phê duyệt về một vấn đề nào đó. Hồ sơ trình ký nếu được phê duyệt sẽ trở thành hồ sơ công việc.
Lập hồ sơ hiện hành có tác dụng quản lý chặt chẽ văn bản tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, giữ gìn bí mật của cơ quan; nâng cao hiệu suất chất lượng công tác của cán bộ và toàn thể cơ quan; va tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.
Để hồ sơ phát huy hết vai trò của mình thì công tác lập hồ sơ cần đảm bảo các yêu cầu như: hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ; phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản; văn bản trong hồ sơ phải cùng giá trị; đảm bảo các yếu tố thể thức văn bản; hồ sơ phải được biên mục rõ ràng.
Do vậy lập hồ sơ phải là nhiệm vụ của mỗi cán bộ giải quyết công việc vì chỉ có họ mới nắm rõ công việc mình làm cũng như là sự sản sinh văn bản giấy tờ. Hồ sơ còn là bằng chứng chứng minh cho họat động của cán bộ đó. Tuy nhiên lập hồ sơ là một công việc không hề đơn giản mà còn mang tính kỹ thuật nghiệp vụ cao. Vì thế trong thực tế việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ còn nhiều tồn tại như còn lộn xộn, thiếu văn bản , phá vỡ các mối liên hệ khách quan sẵn có.
2. Ý nghĩa, tác dụng của việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành đối vối cơ quan đơn vị và cán bộ lập hồ sơ.
2.1. Đối với cán bộ lập hồ sơ:
Thành phần tài liệu trong hồ sơ được hiểu là toàn bộ các yếu tố văn bản cấu thành nên hồ sơ đó để trả lời cho câu hỏi: gồm loại nào? của ai? Mang nội dung gì?...
Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tức đảm bảo các yêu cầu cơ bản của công việc lập hồ sơ
hản ánh chức năng nhiệm vụ của cơ quan, công việc của cán bộ; đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản …Giúp cán bộ loại bỏ những tài liệu trùng thừa, không thuộc hồ sơ.
Cán bộ có thể kiểm soát tốt văn bản tài liệu của mình tránh mất mát thất lạc; tra tìm dễ dàng thuận lợi. Do đó họ có thể hoàn thành tốt công việc việc của mình.
Tài liệu là bằng chứng của hoạt động, do vậy thành xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ cho một hồ sơ có chất lượng, là bằng chứng chứng minh sự hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ trong các cuộc kiểm tra, thanh tra.
2.2. Đối với cơ quan, đơn vị:
Xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ tốt sẽ hạn chế tài liệu trùng thừa như vậy sẽ góp phần tạo thuận lợi trong công tác lưu trữ như: tạo thuận lợi cho phân loại(không nắm được thành phần hồ sơ sẽ không phân loại được); xác định giá trị tài liệu; tiết kiệm giá tủ, nhân sự, tiền của …của cơ quan, đơn vị.
Mặt khác, nó cũng góp phần chứng minh sự minh bạch trong hoạt động của cơ quan đơn vị. Là các căn cứ để xét thi đua khen thưởng.
Và còn nhiều ý nghĩa khác nữa. Nhìn chung việc xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ có ý nghĩa lớn lao đối với không chỉ các cán bộ mà còn đối với cả đơn vị, cơ quan. Do vậy cần thực hiện tốt công tác này.
CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẤU THẦU – CÔNG TY ĐIỆN LỰC HÀ NỘI.
1. Giới thiệu sơ lược chức năng chính của Công ty Điện lực Hà Nội và Phòng Quản lý Đấu thầu:
Công ty Điện lực Hà Nội được thành lập bởi Quyết định thành lập doanh nghiệp nhà nước số 381NL/TCCB-LĐ ngày 08/07/1995 của Bộ Năng Lượng. Với chức năng kinh doanh thuộc ngành điện, như: kinh doanh điện năng và vận hành lưới điện; khảo sát thiêt kế lưới điện; xây lắp điện; cung cấp các dịch vụ liên quan đến ngành điện…
Phòng Quản lý đấu thầu được lập nên với chức năng đó là: Tham mưu, đề xuất giúp Giám đốc Công ty trong quản lý, chỉ đạo công tác đấu thầu trong toàn Công ty và một số công việc khác được giao; tổ chức thực hiện và hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện.
2. Thực trạng công tác lập hồ sơ hiện hành tại Phòng Quản lý Đấu thầu:
Công tác lập hồ sơ hiện hành của công ty được thực hiện theo quy định của nhà nước tại các văn bản Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia 2001; Nghị định số/2004/NĐ - CP ngày 08/04/2004 về công tác văn thư của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn khác. Đồng thời công ty cũng ban hành những quy định quy trình riêng để phù hợp hơn với tình hình thưc tế của công ty, đó là bản Quy trình quản lý và luân chuyển văn bản dược ban hành kèm theo Quyết định số442/QĐ - ĐLHN – P01 ngày 23/01/2006 của Văn phòng công ty. Mục 6 của quy trình có quy định cụ thể về công tác lập hồ sơ như sau:
Hồ sơ công việc là toàn bộ những công văn giấy tờ, tài liệu có liên quan chặt chẽ với nhau trong quá trình giải quyết công việc, từ khi bắt đầu đến khi kết thúc.
Mọi văn bản, tài liệu để tra cứu đều phải lập hồ sơ ; những văn bản giao dịch không liên quan đến công việc chính của công ty thì không để trong hồ sơ.
Tài liệu có trong hồ sơ công việc bao gồm tập hợp các hồ sơ trình kí về một công việc (đối với công việc phải trao đổi nhiều lần). hay là hồ sơ trình kí.
Trách nhiêm của các đơn vị và cá nhân trong công ty: tất cả cán bộ công nhân viên chức khi được giao giải quyết công việc cụ thể phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc mình giải quyết; trưởng các phòng ban đơn vị có trách nhiệm tổ chức và thực hiện việc lập danh mục hồ sơ và chỉ đạo cán bộ trong đơn vị mình lập hồ sơ khi tiến hành giải quyết công việc theo quy định.
Các đơn vị , cá nhân trong công ty phải giao nộp hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành .
Mọi cán bộ, công chức, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.
Trên đây là khái quát những quy định của công ty về lập hồ sơ hiện hành. Hiện nay công ty còn dự kiến ban hành văn bản “quy trình kiểm soát hồ sơ” để quy định rõ về hồ sơ thành phần tài liệu trong các loại hồ sơ.
Trên thực tế, công ty hết sức quan tâm tới vấn đề này. Để bảo quản tốt ...