Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết Nối
TÓM LƯỢC
Đề tài: “Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)” đã giải quyết được các vấn đề sau:
Giới thiệu một cách khái quát về công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ.
Một số vấn đề cơ bản về quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế.
Những nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn. Và thực tế công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
Những thành tựu và tồn tại trong quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu với đối tác từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ, và các nguyên nhân của những tồn tại đó. Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty.
Do thời gian thực tập không được nhiều, kinh nghiệm thực tế và hiểu biết còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những sai sót. Qua đó, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và của các bạn sinh viên để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn từ thị trường châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)”, em đã tiến hành tìm hiều, nghiên cứu các vấn đề liên quan đến quản trị quy trình đàm phán tại công ty CP Việt Mỹ dựa trên những kiến thức đã được học ở trường Đại học Thương Mại. Do hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm thực tế, thông tin thu thập chưa được phong phú nên trong luận văn không tránh khỏi những sai sót. Em mong rằng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến và lời khuyên bổ ích của các thầy cô và các bạn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành Thank sự giúp đỡ, hướng dẫn rất nhiệt tình của cô giáo ThS. Mai Thanh Huyền và các thầy cô giáo trường Đại học Thương mại, đồng thời em xin gửi lời Thank chân thành đến ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty CP Việt Mỹ, đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
S.v:Nguyễn Tạ Thanh Quang
MỤC LỤC
Tóm lược i
Lời Thank ii
Danh mục bảng biểu v
Danh mục viết tắt vi
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA DOANH NGHIỆP 1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài 2
1.3 Mục đích nghiên cứu 2
1.4 Phạm vi nghiên cứu 3
1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu 3
CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ CHÂU ÂU CỦA CÔNG TY CP VIỆT MỸ 15
2.1 Phương pháp nghiên cứu 15
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: 15
2.1.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu: 17
2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 18
2.2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty CP Việt Mỹ 18
2.2.2 Hoạt động kinh doanh 18
2.3 Tình hình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 23
2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán 23
2.3.2 Tổ chức đàm phán 24
2.3.3 Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm 27
CHƯƠNG3
MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ THỊ TRƯỜNG CHÂU ÂU TẠI CÔNG TY CP VIỆT MỸ 29
3.1 Đánh giá công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong giai đoạn 2007 – 2009 29
3.1.1 Một số kết quả đạt được trong quá trình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 29
3.1.2 Một số tồn tại của quá trình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 30
3.1.3 Nguyên nhân của những tồn tại 31
3.2 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong thời gian tới 32
3.2.1 Dự báo triển vọng của công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong thời gian tới 32
3.2.2 Quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 32
3.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 33
3.3.1 Một số đề xuất với doanh nghiệp 33
3.3.2 Một số đề xuất với nhà nước và các bộ ngành có liên quan 37
DANH MỤC BẢNG BIỂU
- Biểu đồ2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty CP Việt Mỹ.
- Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường châu Âu của công ty CP Việt Mỹ giai đoạn 2007 – 2009.
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt
APEC Asia Pacific Economic Cooperation Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á – Thái Bình Dương
ASEAN Association of Southeast Asia Nations Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á
ITC International Trade Centre Trung tâm thương mại thế giới
NAFTA North American Free Trade Agreement Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ
TMQT Thương mại quốc tế
CP Trách nhiệm hữu hạn
XNK Xuất nhập khẩu
UNESCO United Nations Educational Scientific and Cultural Organization Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa của Liên hiệp quốc
WTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại thế giới
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
CỦA DOANH NGHIỆP
&*&
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh quốc tế hiện nay, hoạt động Thương mại quốc tế ngày càng phát triển và có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Thương mại quốc tế là con đường tất yếu để các nước hội nhập vào nền kinh tế thế giới, tận dụng các lợi thế so sánh, khai thác được các tiềm năng nội địa cũng như của nước ngoài đề phát triển kinh tế - xã hội, ổn định chính trị của nước mình. Nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đối mặt với rất nhiều thách thức.Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng phải nỗ lực vươn lên thì mới có thể tồn tại và có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Như đã biết, một trong những mắt xích quan trọng để tham gia vào nền kinh tế thế giới đó là hoạt động xuất nhập khẩu. Để hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thì trước hết phải có bản hợp đồng được ký kết giữa hai bên. Tuy nhiên, để hai bên đi đên ký kết hợp đồng hợp tác làm ăn với nhau thì hai bên phải trải qua quá trình đàm phán để thỏa thuận điều kiện với nhau. Công việc đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng không phải là một công việc dễ dàng. Thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng thương mại của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng còn nhiều hạn chế. Số lượng cuộc đàm phán thành công còn chưa cao.
Đối với công ty CP Việt Mỹ, hiện nay nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu chiếm tỷ trọng hơn 35% tổng sản phẩm nhập khẩu của công ty, vì thế nó được đánh giá vô cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất của công ty. Để có được những nguồn nguyên liệu này, công ty đã phải trải qua rất nhiều cuộc đàm phán với nhiều đối tác khác nhau. Đàm phán với các đối tác nước ngoài từ trước tới nay thành công có, thất bại có; và thành công hay thất bại đều phụ thuộc vào hiệu quả của công tác quản trị quy trình đàm phán của công ty. Hiện nay, công ty rất quan tâm đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu với các đối tác châu Âu và công tác đó đã dần được hoàn thiện hơn, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục.
Với lý do trên, em đã lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tế cũng như những tài liệu thu thập được, em đã lựa chọn đề tài là: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình. Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ, đồng thời đưa ra các giải pháp, đề xuất nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán đó.
Đề tài đi sâu nghiên cứu đối tượng: công tác quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong giai đoạn từ năm 2007 – 2009 với phương pháp nghiên cứu như điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp và thu thập số liệu thứ cấp.
1.3 Mục đích nghiên cứu
Thứ nhất, chuyên đề củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản về đàm phán trong TMQT và công tác quản trị quy trình đàm phán trong TMQT đã được học thông qua việc tiếp cận tìm hiểu thực trạng hoạt động thực tiễn tại công ty CP Việt Mỹ.
Thứ hai, trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, chuyên đề đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
1.4 Phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu.
- Không gian nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng tại công ty CP Việt Mỹ.
- Thời gian nghiên cứu: tiến hành nghiên cứu thực trạng trong giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2009.
- Phương pháp nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp và thu thập số liệu thứ cấp.
- Thị trường nghiên cứu: Thị trường châu Âu.
1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
1.5.1:Một số khái niệm về quản trị quy trình đàm phán
- Đàm phán là gì? Trong thực tế nghiên cứu có rất nhiều khái niệm về đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) nói riêng.
Theo giáo sư Roger Fisher và giáo sư William Ury: “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà người ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đạt thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng”. Như vậy, nguyên nhân của đàm phán là động cơ quyền lợi hối thúc và mục đích của đàm phán là chia sẻ quyền lợi trong khi có những bất đồng.
Đàm phán là một quá trình trong đó hai bên hay nhiều bên – có thể là cá nhân, nhóm hay các tổ chức xã hội lớn hơn ảnh hưởng qua lại trong việc đưa đến những thỏa thuận để đưa ra những hướng dẫn và quy tắc ứng xử tương lai. Đàm phán có thể được thực hiện giữa các quốc gia như trong cuộc đàm phán ba bên giữa Mỹ, Canada, Mexico để ký kết Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ ( NAFTA).
Như vậy có thể định nghĩa, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thỏa thuận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại.
- Đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác như:
Đàm phán là một khoa học: khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan.
Đàm phán là một nghệ thuật: đàm phán là một quá trình thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao dịch, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian và cách thức thực hiện những tiểu xảo đó.
Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập. Thông thường khi tham gia đàm phán các bên đều có những lợi ích đối lập nhau. Trong quá trình đàm phán các bên thường cố gắng giành nhiều nhất những lợi ích về phía mình.
Ngoài ra, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm riêng biệt, đó là:
Đàm phán trong TMQT thường chịu sự điều chỉnh của một hay một số điều ước quốc tế song phương hay đa phương, hay quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.
Đàm phán trong TMQT luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế. Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau.
- Trong đàm phán TMQT thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.
Đàm phán qua thư tín:
Đàm phán qua thư tín là hình thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư.
Hình thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng, có thể che giấu những thái độ thật sự khi cấn thiết. Tuy nhiên, đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với các điều kiện đưa ra.
Đàm phán qua điện thoại:
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì hình thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Mặt khác, đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên. Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hay hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ.
Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp
Đây là hình thức đàm phán mà các bên gặp gỡ mặt đối mặt để thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên. Hình thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Khi áp dụng hình thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống.
- Các phương pháp tiếp cận trong quá trình đàm phán thương mại quốc tế:
Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thua (win – lose): hay còn gọi phương pháp tiếp cận cạnh tranh. Khi áp dụng phương pháp này chúng ta coi đàm phán như một cuộc cạnh tranh, thậm chí là các bên có thể sử dụng kỹ thuật hay kỹ xảo để đảm bảo phần thắng thuộc về mình. Phương pháp này có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những nhược điểm là không có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng phương pháp tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộ bên nào.
Với phương pháp tiếp cận này, cuộc đàm phán thường mang tính chất cạnh tranh, không khí đàm phán căng thẳng, kết quả của cuộc đàm phán tạo thành hai bên đối lập: bên thắng – bên thua, bên được – bên mất.
Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thắng (win – win): hay còn gọi phương pháp tiếp cận hợp tác, đây là cách tiếp cận mà trong quá trình đàm phán, các bên sẽ trình bày quan điểm của mình và trong quá trình trao đổi sẽ có sự nhượng bộ lẫn nhau để đi đến thống nhất mối quan tâm chung, đảm bảo hai bên cùng có lợi.
Ưu điểm của phương pháp tiếp cận này là giúp các bên có được kết quả như mong muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển. Tuy nhiên, phương pháp tiếp cận này khó có thể sử dụng giữa các đối tác mà một trong các bên có sức mạnh và thế lực hơn trên bàn đàm phán.
1..5.2
hân định nội dung của quản trị quy trình đàm phán trong TMQT:
Lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể… Trình tự lập kế hoạch đàm phán được tiến hành theo các nội dung sau:
Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán:
Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích, đánh giá khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa đàm phán của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan có tác động tới hoạt động đàm phán, những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán thông qua việc thu thập những thông tin cần thiết. Cụ thể như:
- Thu thập thông tin về thị trường: Luật pháp và tập quán buôn bán; đặc điểm của nhu cầu trên thị trường; các loại thuế và chi phí; các nhân tố chính trị và xã hội; Các điều kiện về khí hậu, thời tiết….
- Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh: Công dụng và đặc tính; xu hướng biến động cung cầu, giá cả; các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng….
- Thu thập thông tin đối tác:
+ Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.
+ Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định.
+ Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép.
+ Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.
- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh.
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán:
Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và đích đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích đàm phán phải đảm bảo được ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được.
Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất.
- Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận.
- Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết........
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán có thể tiến hành theo các bước sau:
- Xác định mục đích, mục tiêu của đối tác.
- Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp.
- So sánh, đối chiếu và phân loại các mục đích, mục tiêu:
+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau
+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau
- Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau.
Khi xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được các mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau.
Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm, thời gian và kế hoạch cho chương trình đàm phán.
• Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, thái độ chiến lược và các biện pháp chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra. Để lập kế hoạch chiến lược cần trả lời các câu hỏi sau:
- Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?
- Sử dụng hình thức đàm phán nào để thuận lợi cho cả hai bên?
- Làm như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm chủ chốt của mình?
- Khi nào sẽ tiến hành những mối quan tâm và mục tiêu của các bên?
- Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thỏa thuận cuối cùng?
• Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần xác định được những nhà đàm phán của đối tác là ai?, thành phần đoàn đàm phán của đối tác bao gồm những ai?. Từ đó, lập kế hoạch về đội ngũ nhân sự cho đàm phán của mình bao gồm những thành phần nào, trưởng đoàn đàm phán là ai? trách nhiệm và quyền hạn của các đàm phán viên như thế nào?. Chúng ta cần xác định rõ số lượng, thành phần của đoàn đàm phán và kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán.
• Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và giám sát, điều hành, kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
Kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch:
Lập kế hoạch chủ yếu là kế hoạch của một bên, dùng các thông tin về quá trình phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp. Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch. Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể được tiến hành theo trình tự sau:
- Phân tích tình huống đàm phán.
- Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh.
- Xác định nguyên nhân của các nội dung bất hợp lý.
- Xác định mức độ điều chỉnh hợp lý.
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể.
Tổ chức đàm phán
Tổ chức đàm phán sẽ bao gồm: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán và kết thúc đàm phán.
Chuẩn bị đàm phán:
Chuẩn bị đàm phán là chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán như chuẩn bị nội dung, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán, lựa chọn thời điểm và địa điểm đàm phán, chuẩn bị chương trình đàm phán, chuẩn bị các kế hoạch và những phương ánh đàm phán.
Để đàm phán thành công cần có sự chuẩn bị một cách chu đáo cho cuộc đàm phán. Chuẩn bị tốt sẽ tạo cho nhà đàm phán sự tự tin cần thiết khi tiến hành đàm phán. Ngược lại, không chuẩn bị tốt sẽ khiến cho nhà đàm phán dễ bộc lộ yếu điểm của mình và rơi vào thế bị động, bất lợi.
• Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Như vậy, khi đàm phán, người đàm phán phải làm chủ được những tài liệu, những thông tin liên quan bằng cách chủ động thu thập và phân tích một cách có hệ thống những số liệu và thông tin đã thu thập được.
Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán:
- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật.
- Cung cấp thông tin kịp thời.
Mỗi doanh nghiệp có cách thu thập thông tin và xử lý thông tin khác nhau. Tuy nhiên, quy trình thu thập và xử lý thông tin của các doanh nghiệp bao gồm các bước sau:
- Xác định thông tin cần thiết phục vụ cho các nhà quản trị và cho quá trình đàm phán. Cụ thể các thông tin đó là:
+ Các thông tin về thị trường như: tình hình kinh tế, chính trị,VH, luật pháp…
+ Các thông tin về hàng hóa như: cơ cấu, thông số, kích thước, giá cả…
+ Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, các mặt hàng kinh doanh, khả năng tài chính, thương hiệu….
+ Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác: thành phần, phong cách, mục tiêu, chiến lược, kỹ thuật đàm phán thường sử dụng…
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại.
- Xác định nguồn thu thập thông tin:
Mỗi doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn thông tin khác nhau, nhưng họ phải biết thông tin từ nguồn nào là có giá trị, nguồn thông tin nào là đáng tin cậy. Các nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập được:
+ Thông tin từ sách báo, từ Internet hay các phương tiện thông tin đại chúng.
+ Thông tin từ các tổ chức quốc tế hay các tổ chức khu vực chuyên ngành như: WTO, ITC, ASEAN, APEC,….
+ Thông tin từ các đối tác, từ ngân hàng, công ty môi giới….
+ Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏi giá…
+ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, từ các hiệp hội ngành nghề…
- Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phép xác định các mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống, so sánh, lập luận và rút ra các kết luận cụ thể.
• Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán
Trước khi tiến hành đàm phán với đối tác thì công tác chuẩn bị chiến lược, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng.
Việc chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng các kỹ thuật đàm phán phù hợp cũng rất quan trọng, nó sẽ mang lại sự tự tin cho các nhà đàm phán.
• Chuẩn bị nội dung đàm phán:
Nhà quản trị cần xác định được nội dung cần đàm phán là gì, phương án cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung là như thế nào. Công tác chuẩn bị nội dung đàm phán cần xác định được:
- Nội dung cụ thể cần đàm phán là gì?
- Lựa chọn phương án đàm phán:
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, mỗi nội dung cần xác định các phương án đàm phán khác nhau.
Khi tiến hành lựa chọn phương án đàm phán, nhà đàm phán phải:
+ Xác định các phương án có thể xảy ra, phương án có tính khả thi sẽ giúp đoàn đàm phán kiểm soát được chương trình đàm phán, lựa chọn phương án tốt nhất.
+ Xác định phương án nào cần thuyết phục đối tác: xác định phương án nào cần thuyết phục đối tác lựa chọn và phương án nào có thể nhượng bộ.
+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được: Trong các phương án có thể nhượng bộ cần xác định giới hạn có thể nhượng bộ chứ không thể nhượng bộ vô điều kiện.
+ Đánh giá độ quan trọng đối với từng phương án đàm phán: Trong các phương án có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánh giá phương án nào có độ quan trọng nhất cần ưu tiên đưa ra đàm phán trước để thuyết phục đối tác đồng ý.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung:
Khi đã xác định được nội dung đàm phán, thì cần xác định, sắp xếp nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau, các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước.
• Chuẩn bị nhân sự
Con người là yếu tố quyết định đến kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo.
- Tiêu chí để tuyển chọn đoàn đàm phán: Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở 3 lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao.
- Tiêu chí để chọn trưởng đoàn đàm phán: Do tính chất phức tạp của đàm phán TMQT trưởng đoàn đàm phán phải là những người hội tụ đủ các yếu tố như: có năng lực, kiến thức, trình độ, có phẩm chất đạo đức, có kinh nghiệm đã từng tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có đầu óc phân tích, phán đoán, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước mọi tình huống.
• Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán:
Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua hay nước thứ ba. Song phải chọn được thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên. Khi hai bên đã có ý định tiên hành đàm phán thì thời gian và địa điể đàm phán nên được các bên thỏa thuận rồi đưa ra quyết định.
• Chuẩn bị chương trình làm việc: Doanh nghiệp cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác. Từ đó có thể phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước tiếp theo của đàm phán.
Tiến hành đàm phán
Tiến hành đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới thống nhất một số hay tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất được. Tiến hành đàm phán trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm bốn giai đoạn:
• Giai đoạn tiếp cận:
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này được giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên. Mục đích của giai đoạn này đó là xây dựng bầu không khí thân thiện hợp tác với đối tác trước khi bước vào công tác đàm phán.
Giai đoạn trao đổi thông tin:
Trong giai đoạn này, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng…có thể được cung cấp bằng lời nói, hay không bằng lời nói. Chính vì vậy, các nhà đàm phán phải thật khéo léo để có được những thông tin từ phía đối tác, có được những thông tin thực sự đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao.
Giai đoạn thuyết phục:
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ phía đối tác, các nhà đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra quyết định thuyết phục nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình làm cho đối tác phải chấp nhận các quan điểm, lập trường của mình.
Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận:
Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả những mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công.
Kết thúc đàm phán:
Kết thúc quá trình đàm phán trong TMQT có thể xảy ra hai trường hợp sau:
- Đàm phán thành công, các bên đi đến ký kết hợp đồng. Trong trường hợp các bên đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được.
- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được, hay trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa... Khi rút khỏi đàm phán thì cần tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên.
Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm
Giám sát quá trình đàm phán:
Giám sát là chức năng vô cùng quan trọng trong hoạt động quản trị quy trình đàm phán. Trong công tác quản trị quy trình đàm phán, cần tiến hành giám sát thường xuyên, liên tục các nội dung như:
- Giám sát quá trình thu thập và xử lý thông tin: thông tin thu thập từ những nguồn nào? xử lý thông tin như thế nào?
- Nội dung đàm phán: nội dung cụ thể, các phương án để thực hiện các nội dung
- Nhân sự đàm phán: thành phần đoàn đàm phán, trưởng đoàn đàm phán là ai?
- Lịch trình đàm phán: địa điểm đàm phán, thời gian đàm phán
- Giám sát quá trình tiến hành đàm phán...
Để giám sát quá trình đàm phán, có thể sử dụng các phương pháp như: Hồ sơ theo dõi, phiếu giám sát, phiếu chỉ số giám sát và các phương pháp sử dụng máy vi tính.
Điều hành
Điều hành quá trình đàm phán là tất cả các quyết định cần đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hay không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian lập kế hoạch đàm phán.
Điều hành quá trình đàm phán tập trung giải quyết những vấn đề như:
- Sự thay đổi về thông tin trong quá trình đàm phán.
- Có sự thay đổi hình thức giao dịch, đàm phán thuận lợi cho hai bên.
- Đưa ra giải pháp điều chỉnh khi có sự thay đổi về chiến thuật, kỹ thuật đàm phán.
- Cách giải quyết khi có sự thay đổi về địa điểm và thời gian đàm phán: có thể do bên công ty hay bên đối tác thay đổi vì nhiều lý do.
- Điều chỉnh về đoàn đàm phán, thành phần đoàn đàm phán
- Có sự thay đổi về chương trình làm việc mà không được báo trước…
Khi có các tình huống phát sinh trong quá trình quản trị quy trình đàm phán, các nhà quản trị phải nhận dạng được các tình huống, các thông tin và dữ liệu cần thiết. Từ đó, căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích đưa ra các phương án có thể và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình huống đó thông qua mô hình điều chỉnh.
Đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần đàm phán bao giờ các nhà đàm phán cũng cần phân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo.
Nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó. Thực tế, công tác lập kế hoạch đàm phán tại công ty CP Việt Mỹ cũng rất được quan tâm nhưng chỉ đạt mức khá. Vì khả năng dự báo trước những thuận lợi, khó khăn, rủi ro trong quá trình thực hiện mục tiêu còn hạn chế cho nên hàng năm vẫn còn xảy ra các cuộc đàm phán không thành công giữa công ty với đối tác châu Âu. Từ thực trạng trên, công ty cần tăng cường, nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch đàm phán thông qua việc đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thông tin, tăng khả năng thành công của các nhà quản trị bằng cách nâng cao, bồi dưỡng khả năng nắm bắt, phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu đàm phán, từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ và hạn chế rủi ro.
Chuyên môn hóa hơn nữa công tác tổ chức đàm phán
Tại sao phải chuyên môn hóa công tác tổ chức đàm phán? Đó là yêu cầu đặt ra của công tác tổ chức đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ. Thực tế cho thấy, công tác chuẩn bị đàm phán còn chưa được chu đáo, trong quá trình đàm phán còn phải nhượng bộ đối tác nhiều, các đàm phán viên còn lúng túng khi có vấn đề phát sinh ngoài dự tính, chưa có sự phân định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của các đàm phán viên. Tập trung chuyên môn hóa công tác tổ chức đàm phán nhằm:
- Làm rõ nhiệm vụ cần tiến hành để đạt được mục tiêu
- Tổ chức đoàn đàm phán hiệu quả
- Xác định vị trí, vai trò, trách nhiệm của từng đàm phán viên
- Phát hiện và điều chỉnh kịp thời những hoạt động yếu kém trong công tác tổ chức
- Tạo thế và lực cho công ty trên bàn đàm phán
Để công tác tổ chức đàm phán có tính chuyên môn hóa hơn nữa thì đòi hỏi các nhà quản trị cũng như là công ty cần tăng cường khắc phục các hạn chế trên thông qua:
* Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản trị quy trình đàm phán
Trước mỗi cuộc đàm phán thì công ty cần tìm kiếm và chuẩn bị kỹ hơn nữa những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín và hình ảnh trên thương trường quốc tế,…Công ty cần giành một khoản kinh phí xứng đáng hơn nữa cho công tác thu thập các thông tin cần thiết trước mỗi cuộc đàm phán.
Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và phải xác định được thông tin từ nguồn nào có giá trị cao, có độ tin cậy, có tính cập nhật. Công ty không nên chủ quan trong việc tìm hiểu thông tin về các đối tác châu Âu cho dù là đó là những đối tác quen biết từ trước, công ty cũng nên tìm hiểu thật kỹ các thông tin về đối tác và các thông tin cần thiết khác để bảo vệ mình trên bàn đàm phán.
Sau khi thu thập được những thông tin cần thiết, công ty cần kiểm chứng tính phù hợp và chính xác của thông tin trước khi ra bất kỳ một quyết định nào đó. Công ty nên giành nhiểu thời gian cho việc xử lý thông tin, phân tích và lấy ý kiến tập thể để có được những thông tin hiệu quả cho quá trình đàm phán. Các thông tin này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt cũng như những thương vụ sau này.
Công ty có thể áp dụng trình tự thu thập và xử lý thông tin chuẩn bị cho quá trình đàm phán theo mô hình.
* Nâng cao hiệu quả tổ chức nhân sự cho công tác quản trị quy trinh đàm phán.
Đối với công ty CP Việt Mỹ, nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng vì thế luôn được các cấp quản lý quan tâm.Công ty cần thường xuyên tăng cường chất lượng cho nguồn nhân lực, đặc biệt là cán bộ, nhân viên văn phòng. Hiện tại, công ty CP Việt Mỹ chỉ có 6 nhân viên đảm nhận mảng kinh doanh xuất nhập khẩu gồm có 1 trưởng phòng quản lý chung, 1 nhân viên phụ trách các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ hải quan, 1 nhân viên phụ trách đến hoạt động liên quan đến ngân hàng và 3 nhân viên phụ trách các hoạt động phụ trợ khác. Hiện tại, trưởng phòng là người có kinh nghiệm nhất trong hoạt động đàm phán quốc tế và cũng là người luôn tham gia đàm phán với đối tác châu Âu cùng với giám đốc kinh doanh và nhân viên phụ trách kỹ thuật, thiết kế. Có thể nói, nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động đàm phán của công ty còn thiếu và còn yếu nên công ty cần bổ sung thêm những người có kinh nghiệm, có chuyên môn, đồng thời tăng cường bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ cho các nhân viên khác.
Ngoài ra, công ty cũng cần có chuyên gia pháp lý am hiểu về luật, đặc biệt là luật Việt Nam – EU để cố vấn cho các nhà đàm phán trong quá trình đàm phán để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, tránh sự tranh chấp, kiện tụng sau này làm ảnh hưởng tới quan hệ của công ty và đối tác châu Âu.
* Chuẩn bị nội dung đàm phán, một cách cụ thể, chi tiết:
Trước khi tiến hành đàm phán, công ty không phải chuẩn bị chu đáo về mặt nhân sự mà còn phải chuẩn bị tốt các nội dung đàm phán. Mỗi nội dung đàm phán công ty phải đưa ra các phương án đàm phán và các giải pháp xử lý những tình huống phát sinh. Để đảm bảo thành công cho mỗi cuộc đàm phán thì yêu cầu nội dung đàm phán phải:
- Đầy đủ, chi tiết, cụ thể.
- Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgíc, phải loại trừ các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.
- Phải bảo đảm kiến thức chuyên môn, có chiều sâu.về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.
* Lựa chọn và sử dụng linh hoạt các kỹ thuật đàm phán
Với những đối tác khác nhau công ty nên lựa chọn sử dụng các kỹ thuật đàm phán khác nhau sao cho phù hợp với từng đối tác và mang lại hiệu quả cao. Các đàm phán viên cần luôn luôn tỉnh táo, thận trọng trước những đối tác châu Âu bởi vì người châu Âu thường rất chắc chắn trong khi làm việc.
* Nâng cao thế và lực của công ty trên bàn đàm phán
Từ trước tới nay, vị thế của công ty trên bàn đàm phán thường thấp hơn so với các đối tác châu Âu. Các đàm phán viên vẫn chưa thực sự mềm dẻo trong quá trình đàm phán, vẫn còn lúng túng trong một số trường hợp. Để khắc phục được tình trạng này đòi hỏi công ty cần nâng cao cả thế và lực của mình trên bàn đàm phán thông qua việc bồi dưỡng, đào tạo các kỹ năng đàm phán cả về lý thuyết lẫn thực tế cho các đàm phán viên và luôn thể hiện cho đối tác thấy được tầm quan trọng của công ty trong hợp đồng. phải luôn dung hòa giữa việc thuyết phục và nhượng bộ với đối tác.
* Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác châu Âu
Sau khi kết thúc đàm phán, dù thành công hay không thành công ty nên tỏ ra thiện chí với các đối tác. Mặc dù cuộc đàm phán trước đó không thành công nhưng công ty có thể thường xuyên liên lạc với các đối tác để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thu thập những thông tin về họ.
Tăng cường công tác giám sát, diều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán.
Để đảm bảo sự thành công của quá trình đàm phán và hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu đòi hỏi công ty phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tất cả các công việc, sự kiện trước, trong và sau quá trình đàm phán thông qua việc sử dụng phương pháp giám sát phù hợp. Đồng thời cần nâng cao nhận thức của các nhà quản trị và nhân viên về tầm quan trọng của công tác giám sát và điều hành quá trình đàm phán. Giám sát không phải chỉ là giám sát hoạt động của chính công ty mà cũng cần giám sát công việc, phản ứng của đối tác để từ đó đưa ra chiến lược đàm phán phù hợp.
Ngoài ra, sau mỗi cuộc đàm phán công ty cần thực hiện nghiêm túc khâu đánh giá và rút kinh nghiệm. Tiến hành tổng kết những cái gì làm được, cái gì chưa làm được so với mục tiêu đề ra banSau mỗi cuộc đàm phán công ty phải rút ra những bài học, những kinh nghiệm và nhứng điểm cần chú ý để làm cơ sở phục vụ cho các cuộc đàm phán sau.
3.3.2 Một số đề xuất với nhà nước và các bộ ngành có liên quan
Bên cạnh những nỗ lực của chính bản thân công ty, Nhà nước và các bộ ngành có liên quan cũng cần có các chủ trương, chính sách thích hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm của công ty với các đối tác châu Âu.
- Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa Việt Nam và EU để các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng có thể có mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp, lâu dài với các đối tác châu Âu thông qua việc vận động ký kết các hiệp định song phương giữa Việt Nam và EU. Các đại sứ quán, lãnh sự quán của Việt Nam tại các nước châu Âu cần tích cực hơn nữa trong việc liên kết mối quan hệ giữa công ty với các đối tác châu Âu, tìm kiến và tư vấn cho Bộ Công thương và các doanh nghiệp trong nước những biện pháp để tham gia vào thị trường EU một cách có hiệu quả nhất.
- Nhà nước, bộ Công thương cùng với phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cần phối hợp với các ngành cơ quan hữu quan nên hỗ trợ cho công ty trong việc tìm kiếm thông tin về đối tác ở thị trường châu Âu; cập nhật kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cung cấp cho công ty như phong tục tập quán, quy định pháp luật, hàng rào thuế quan và phi thuế quan,…
- Bên cạnh đó, cần nâng cao vai trò của các cơ quan ngoại giao và thay mặt thương mại Việt Nam ở châu Âu cũng như ở các thị trường khác để làm cầu nối giúp doanh nghiệp trong nước tìm hiểu thông tin nắm bắt nhanh nhạy kịp thời những chính sách và nguồn nguyên liệu tại các thị trường này.
- Ngoài ra, Nhà nước cần xây dựng một môi trường pháp lý minh bạch, rõ ràng, các chính sách phải tạo động lực thúc đầy, khuyến khích đối với hoạt động nhập khẩu thông qua việc hoàn thiện và ban hành hệ thống pháp luật và các văn bản liên quan đến hợp đồng nhập khẩu và giải quyết tranh chấp về hợp đồng. Đồng thời, Nhà nước cũng cần cải cách các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động thương mại quốc tế như thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập cảnh, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa,…Hiện nay, thủ tục hải quan và thủ tục xuất nhập khẩu đã được cải cách nhưng vẫn chưa thực sự tốt khiến cho các doanh nghiệp trong đó có công ty CP Việt Mỹ gặp khó khăn trong quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu hàng hóa nói chung và nhập khẩu hàng hóa từ thị trường châu Âu nói riêng. Và đã trở thành một nội dung được đem ra bàn bạc, thảo luận trên bàn đàm phán giữa công ty và đối tác châu Âu.
- Nhà nước cần hỗ trợ cho các doanh nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho các hoạt động TMQT nói chung và hoạt động đàm phán nói riêng. Đặc biệt là đối với các trường đại học khối kinh tế cần đưa vào giảng dạy cho sinh viên kỹ năng đàm phán như một môn học chính thức cả lý thuyết lẫn tiếp cận thực tế.
- Các viện nghiên cứu kinh tế cần tăng cường xuất bản các tài liệu hay các ấn phẩm dịch từ tiếng nước ngoài liên quan đến vấn đề quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế làm nguồn tham khảo cho các doanh nghiệp. Đồng thời, phải thường xuyên định kỳ tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm cho những người quan tâm đến vấn đề đàm phán về một số chủ đề hay một các báo cáo kinh nghiệm về kỹ năng đàm phán của các chuyên gia có kinh nghiệm.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
TÓM LƯỢC
Đề tài: “Tăng cường hiệu lực quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)” đã giải quyết được các vấn đề sau:
Giới thiệu một cách khái quát về công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ.
Một số vấn đề cơ bản về quản trị quy trình đàm phán trong thương mại quốc tế.
Những nhân tố ảnh hưởng tới quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn. Và thực tế công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
Những thành tựu và tồn tại trong quản trị quy trình đàm phán hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu với đối tác từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ, và các nguyên nhân của những tồn tại đó. Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty.
Do thời gian thực tập không được nhiều, kinh nghiệm thực tế và hiểu biết còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những sai sót. Qua đó, em rất mong nhận được sự góp ý của các thầy cô giáo và của các bạn sinh viên để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài nghiên cứu: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm dầu nhờn từ thị trường châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ (VietMyLube)”, em đã tiến hành tìm hiều, nghiên cứu các vấn đề liên quan đến quản trị quy trình đàm phán tại công ty CP Việt Mỹ dựa trên những kiến thức đã được học ở trường Đại học Thương Mại. Do hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm thực tế, thông tin thu thập chưa được phong phú nên trong luận văn không tránh khỏi những sai sót. Em mong rằng sẽ nhận được sự đóng góp ý kiến và lời khuyên bổ ích của các thầy cô và các bạn để chuyên đề của em được hoàn thiện hơn.
Qua đây, em xin chân thành Thank sự giúp đỡ, hướng dẫn rất nhiệt tình của cô giáo ThS. Mai Thanh Huyền và các thầy cô giáo trường Đại học Thương mại, đồng thời em xin gửi lời Thank chân thành đến ban giám đốc cùng toàn thể cán bộ nhân viên trong Công ty CP Việt Mỹ, đã giúp đỡ em hoàn thành chuyên đề tốt nghiệp này.
Em xin chân thành cảm ơn!
S.v:Nguyễn Tạ Thanh Quang
MỤC LỤC
Tóm lược i
Lời Thank ii
Danh mục bảng biểu v
Danh mục viết tắt vi
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA CỦA DOANH NGHIỆP 1
1.1 Tính cấp thiết của đề tài 1
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài 2
1.3 Mục đích nghiên cứu 2
1.4 Phạm vi nghiên cứu 3
1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề nghiên cứu 3
CHƯƠNG 2
PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU VÀ CÁC KẾT QUẢ PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ CHÂU ÂU CỦA CÔNG TY CP VIỆT MỸ 15
2.1 Phương pháp nghiên cứu 15
2.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu: 15
2.1.2 Phương pháp phân tích, xử lý dữ liệu: 17
2.2 Đánh giá tổng quan tình hình và ảnh hưởng nhân tố môi trường đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 18
2.2.1 Giới thiệu tổng quan về công ty CP Việt Mỹ 18
2.2.2 Hoạt động kinh doanh 18
2.3 Tình hình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 23
2.3.1 Lập kế hoạch đàm phán 23
2.3.2 Tổ chức đàm phán 24
2.3.3 Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm 27
CHƯƠNG3
MỘT SỐ KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT NHẰM TĂNG CƯỜNG QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU SẢN PHẨM TỪ THỊ TRƯỜNG CHÂU ÂU TẠI CÔNG TY CP VIỆT MỸ 29
3.1 Đánh giá công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong giai đoạn 2007 – 2009 29
3.1.1 Một số kết quả đạt được trong quá trình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 29
3.1.2 Một số tồn tại của quá trình quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 30
3.1.3 Nguyên nhân của những tồn tại 31
3.2 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong thời gian tới 32
3.2.1 Dự báo triển vọng của công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong thời gian tới 32
3.2.2 Quan điểm hoàn thiện quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 32
3.3 Một số giải pháp nhằm tăng cường quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ 33
3.3.1 Một số đề xuất với doanh nghiệp 33
3.3.2 Một số đề xuất với nhà nước và các bộ ngành có liên quan 37
DANH MỤC BẢNG BIỂU
- Biểu đồ2.1: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu của công ty CP Việt Mỹ.
- Biểu đồ 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường châu Âu của công ty CP Việt Mỹ giai đoạn 2007 – 2009.
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Viết tắt Nghĩa tiếng anh Nghĩa tiếng việt
APEC Asia Pacific Economic Cooperation Diễn đàn Hợp tác Kinh tế châu Á – Thái Bình Dương
ASEAN Association of Southeast Asia Nations Hiệp hội các quốc gia Đông Nam Á
ITC International Trade Centre Trung tâm thương mại thế giới
NAFTA North American Free Trade Agreement Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ
TMQT Thương mại quốc tế
CP Trách nhiệm hữu hạn
XNK Xuất nhập khẩu
UNESCO United Nations Educational Scientific and Cultural Organization Tổ chức Giáo dục, Khoa học và Văn hóa của Liên hiệp quốc
WTO World Trade Organization Tổ chức Thương mại thế giới
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN NGHIÊN CỨU VỀ QUẢN TRỊ QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN ĐỂ KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU HÀNG HÓA
CỦA DOANH NGHIỆP
&*&
1.1 Tính cấp thiết của đề tài
Trong bối cảnh quốc tế hiện nay, hoạt động Thương mại quốc tế ngày càng phát triển và có vai trò quan trọng hơn bao giờ hết. Thương mại quốc tế là con đường tất yếu để các nước hội nhập vào nền kinh tế thế giới, tận dụng các lợi thế so sánh, khai thác được các tiềm năng nội địa cũng như của nước ngoài đề phát triển kinh tế - xã hội, ổn định chính trị của nước mình. Nền kinh tế thế giới nói chung và nền kinh tế Việt Nam nói riêng đang đứng trước những cơ hội, đồng thời đang phải đối mặt với rất nhiều thách thức.Trong bối cảnh đó, các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng phải nỗ lực vươn lên thì mới có thể tồn tại và có được chỗ đứng vững chắc trên thị trường.
Như đã biết, một trong những mắt xích quan trọng để tham gia vào nền kinh tế thế giới đó là hoạt động xuất nhập khẩu. Để hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thì trước hết phải có bản hợp đồng được ký kết giữa hai bên. Tuy nhiên, để hai bên đi đên ký kết hợp đồng hợp tác làm ăn với nhau thì hai bên phải trải qua quá trình đàm phán để thỏa thuận điều kiện với nhau. Công việc đàm phán để đi đến ký kết một bản hợp đồng không phải là một công việc dễ dàng. Thực tế cho thấy, hoạt động đàm phán để đi đến ký kết hợp đồng thương mại của các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng còn nhiều hạn chế. Số lượng cuộc đàm phán thành công còn chưa cao.
Đối với công ty CP Việt Mỹ, hiện nay nguồn sản phẩm nhập khẩu từ thị trường châu Âu chiếm tỷ trọng hơn 35% tổng sản phẩm nhập khẩu của công ty, vì thế nó được đánh giá vô cùng quan trọng đối với hoạt động sản xuất của công ty. Để có được những nguồn nguyên liệu này, công ty đã phải trải qua rất nhiều cuộc đàm phán với nhiều đối tác khác nhau. Đàm phán với các đối tác nước ngoài từ trước tới nay thành công có, thất bại có; và thành công hay thất bại đều phụ thuộc vào hiệu quả của công tác quản trị quy trình đàm phán của công ty. Hiện nay, công ty rất quan tâm đến công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu với các đối tác châu Âu và công tác đó đã dần được hoàn thiện hơn, tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại cần khắc phục.
Với lý do trên, em đã lựa chọn đề tài: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu nguyên liệu từ thị trường châu Âu tại công ty CP dầu nhờn quốc tế Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình.
1.2 Xác lập và tuyên bố vấn đề trong đề tài
Dựa trên cơ sở những kiến thức đã được học và qua thời gian tìm hiểu thực tế cũng như những tài liệu thu thập được, em đã lựa chọn đề tài là: “Quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ(VietMyLube,JSC)” làm đề tài nghiên cứu cho luận văn tốt nghiệp của mình. Chuyên đề của em tập trung nghiên cứu về thực trạng công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ, đồng thời đưa ra các giải pháp, đề xuất nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán đó.
Đề tài đi sâu nghiên cứu đối tượng: công tác quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu sản phẩm với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ trong giai đoạn từ năm 2007 – 2009 với phương pháp nghiên cứu như điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp và thu thập số liệu thứ cấp.
1.3 Mục đích nghiên cứu
Thứ nhất, chuyên đề củng cố kiến thức, một số vấn đề cơ bản về đàm phán trong TMQT và công tác quản trị quy trình đàm phán trong TMQT đã được học thông qua việc tiếp cận tìm hiểu thực trạng hoạt động thực tiễn tại công ty CP Việt Mỹ.
Thứ hai, trên cơ sở lý thuyết và tình hình thực tế của công ty, chuyên đề đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ.
1.4 Phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm từ thị trường châu Âu.
- Không gian nghiên cứu: nghiên cứu thực trạng tại công ty CP Việt Mỹ.
- Thời gian nghiên cứu: tiến hành nghiên cứu thực trạng trong giai đoạn từ năm 2007 đến năm 2009.
- Phương pháp nghiên cứu: điều tra trắc nghiệm, phỏng vấn trực tiếp và thu thập số liệu thứ cấp.
- Thị trường nghiên cứu: Thị trường châu Âu.
1.5 Một số khái niệm và phân định nội dung của vấn đề quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu
1.5.1:Một số khái niệm về quản trị quy trình đàm phán
- Đàm phán là gì? Trong thực tế nghiên cứu có rất nhiều khái niệm về đàm phán nói chung và đàm phán thương mại quốc tế (TMQT) nói riêng.
Theo giáo sư Roger Fisher và giáo sư William Ury: “Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà người ta mong muốn từ người khác. Đó là quá trình giao tiếp có đi có lại, được thiết kế nhằm đạt thỏa thuận trong khi giữa ta và đối tác có những quyền lợi có thể chia sẻ và những quyền lợi đối kháng”. Như vậy, nguyên nhân của đàm phán là động cơ quyền lợi hối thúc và mục đích của đàm phán là chia sẻ quyền lợi trong khi có những bất đồng.
Đàm phán là một quá trình trong đó hai bên hay nhiều bên – có thể là cá nhân, nhóm hay các tổ chức xã hội lớn hơn ảnh hưởng qua lại trong việc đưa đến những thỏa thuận để đưa ra những hướng dẫn và quy tắc ứng xử tương lai. Đàm phán có thể được thực hiện giữa các quốc gia như trong cuộc đàm phán ba bên giữa Mỹ, Canada, Mexico để ký kết Hiệp định thương mại tự do Bắc Mỹ ( NAFTA).
Như vậy có thể định nghĩa, đàm phán thương mại là một quá trình mà các bên tiến hành thương lượng, thỏa thuận nhằm thống nhất các mối quan tâm chung và những quan điểm bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của hợp đồng thương mại.
- Đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm chung như đàm phán các loại hợp đồng thông thường khác như:
Đàm phán là một khoa học: khoa học về phân tích giải quyết vấn đề một cách hệ thống, theo phương châm tìm giải pháp tối ưu cho các bên liên quan.
Đàm phán là một nghệ thuật: đàm phán là một quá trình thao tác ở mức nhuần nhuyễn các kỹ năng giao dịch, bao gồm khả năng thuyết phục và chấp nhận sự thuyết phục, khả năng sử dụng các tiểu xảo đàm phán, sự khôn khéo lựa chọn thời gian và cách thức thực hiện những tiểu xảo đó.
Đàm phán là quá trình thỏa hiệp về mặt lợi ích và thống nhất giữa các mặt đối lập. Thông thường khi tham gia đàm phán các bên đều có những lợi ích đối lập nhau. Trong quá trình đàm phán các bên thường cố gắng giành nhiều nhất những lợi ích về phía mình.
Ngoài ra, hoạt động đàm phán trong thương mại quốc tế cũng có những đặc điểm riêng biệt, đó là:
Đàm phán trong TMQT thường chịu sự điều chỉnh của một hay một số điều ước quốc tế song phương hay đa phương, hay quy định của hệ thống pháp luật một quốc gia nhất định với tư cách là khuôn khổ pháp lý.
Đàm phán trong TMQT luôn chịu sự chi phối, tác động của các quy luật kinh tế. Bên cạnh đó, nó còn bị chi phối, ảnh hưởng bởi phương pháp và thủ thuật kinh doanh, đặc biệt là phương pháp marketing quốc tế và cạnh tranh.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng bởi sự biến động của nền kinh tế và thị trường quốc tế có tính chất thường xuyên, liên tục.
Đàm phán trong TMQT thường chịu ảnh hưởng của các yếu tố chính trị và ngoại giao do có yếu tố quốc tế và thường liên quan tới ít nhất hai quốc gia khác nhau.
- Trong đàm phán TMQT thường sử dụng ba hình thức đàm phán cơ bản là: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại và đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp.
Đàm phán qua thư tín:
Đàm phán qua thư tín là hình thức trao đổi thông tin giữa các đối tác bằng hình thức viết thư.
Hình thức đàm phán qua thư tín cho phép đàm phán được nhiều bạn hàng nhưng lại giảm được chi phí đàm phán. Các quyết định đưa ra được cân nhắc kỹ lưỡng, có thể che giấu những thái độ thật sự khi cấn thiết. Tuy nhiên, đàm phán qua thư tín có hạn chế là khó kiểm soát được ý đồ của đối tác, hơn nữa việc trao đổi bằng thư từ đòi hỏi thời gian dài, do đó dễ mất cơ hội kinh doanh. Đàm phán bằng thư tín thường được áp dụng cho các hợp đồng đơn giản, có quy mô vừa và nhỏ, không có tính chất phức tạp, các bên dễ dàng nhất trí với các điều kiện đưa ra.
Đàm phán qua điện thoại:
Ngày nay, cùng với sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật thông tin liên lạc thì hình thức đàm phán qua điện thoại ngày càng trở nên phổ biến. Ưu điểm nổi bật của hình thức này là tiết kiệm được thời gian, nó cho phép ta nắm bắt được cơ hội kinh doanh nhanh chóng. Mặt khác, đàm phán kinh doanh qua điện thoại thì không có gì làm bằng chứng hợp pháp cho sự thoả thuận của các bên. Đàm phán qua điện thoại thường sử dụng để thoả thuận các chi tiết nhỏ trong hợp đồng, hay hợp đồng kinh doanh đơn giản với quy mô nhỏ.
Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp
Đây là hình thức đàm phán mà các bên gặp gỡ mặt đối mặt để thoả thuận các điều khoản trong hợp đồng. Trong quá trình đàm phán trực tiếp thì các bên nắm bắt được tâm lý và phản ứng của nhau một cách trực tiếp thông qua cử chỉ, vẻ mặt, điệu bộ . . . qua đó các bên có thể tác động đến quan điểm và mong muốn của nhau bằng cách thức cụ thể để đi đến sự thống nhất chung, tìm ra giải pháp dung hoà lợi ích của các bên. Hình thức đàm phán trực tiếp đòi hỏi chi phí cao cho các hoạt động đón tiếp, đi lại và ăn ở của đối tác. Khi áp dụng hình thức này đòi hỏi nhà đàm phán phải có một kế hoạch đàm phán khoa học, linh hoạt trong giải quyết các tình huống.
- Các phương pháp tiếp cận trong quá trình đàm phán thương mại quốc tế:
Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thua (win – lose): hay còn gọi phương pháp tiếp cận cạnh tranh. Khi áp dụng phương pháp này chúng ta coi đàm phán như một cuộc cạnh tranh, thậm chí là các bên có thể sử dụng kỹ thuật hay kỹ xảo để đảm bảo phần thắng thuộc về mình. Phương pháp này có ưu điểm là bên có sức mạnh và có thế lực có thể tối đa hóa lợi ích của mình trước một bên yếu thế hơn. Tuy nhiên, phương pháp này cũng có những nhược điểm là không có thỏa thuận chung nếu các bên đều sử dụng phương pháp tiếp cận này vì không bên nào nhượng bộ bên nào.
Với phương pháp tiếp cận này, cuộc đàm phán thường mang tính chất cạnh tranh, không khí đàm phán căng thẳng, kết quả của cuộc đàm phán tạo thành hai bên đối lập: bên thắng – bên thua, bên được – bên mất.
Phương pháp tiếp cận kiểu thắng – thắng (win – win): hay còn gọi phương pháp tiếp cận hợp tác, đây là cách tiếp cận mà trong quá trình đàm phán, các bên sẽ trình bày quan điểm của mình và trong quá trình trao đổi sẽ có sự nhượng bộ lẫn nhau để đi đến thống nhất mối quan tâm chung, đảm bảo hai bên cùng có lợi.
Ưu điểm của phương pháp tiếp cận này là giúp các bên có được kết quả như mong muốn, tạo cảm giác dễ chịu và ấn tượng tốt đẹp cho đối tác, quan hệ trong tương lai được củng cố và phát triển. Tuy nhiên, phương pháp tiếp cận này khó có thể sử dụng giữa các đối tác mà một trong các bên có sức mạnh và thế lực hơn trên bàn đàm phán.
1..5.2
hân định nội dung của quản trị quy trình đàm phán trong TMQT:Lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là công việc chuẩn bị trực tiếp cho việc đàm phán như tổ chức thu thập và xử lý thông tin, xây dựng kế hoạch, chương trình đàm phán, luyện tập việc thực hiện các chiến thuật đàm phán cụ thể… Trình tự lập kế hoạch đàm phán được tiến hành theo các nội dung sau:
Diễn giải sơ lược tình thế đàm phán:
Trong phần này người lập kế hoạch cần phân tích, đánh giá khái quát những nét cơ bản của thị trường thế giới, những đặc điểm của đối tác, văn hóa đàm phán của đối tác, của doanh nghiệp có liên quan có tác động tới hoạt động đàm phán, những điểm yếu, điểm mạnh, những thuận lợi, khó khăn làm cơ sở xác định mục đích và mục tiêu đàm phán thông qua việc thu thập những thông tin cần thiết. Cụ thể như:
- Thu thập thông tin về thị trường: Luật pháp và tập quán buôn bán; đặc điểm của nhu cầu trên thị trường; các loại thuế và chi phí; các nhân tố chính trị và xã hội; Các điều kiện về khí hậu, thời tiết….
- Thu thập thông tin về đối tượng kinh doanh: Công dụng và đặc tính; xu hướng biến động cung cầu, giá cả; các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng….
- Thu thập thông tin đối tác:
+ Mục tiêu, lĩnh vực hoạt động và những khả năng.
+ Tổ chức nhân sự: Tìm hiểu quyền hạn bên kia, ai là người có quyền quyết định.
+ Lịch làm việc: Nếu nắm được lịch làm việc của bên kia, có thể sử dụng yếu tố thời gian để gây sức ép.
+ Xác định nhu cầu, mong muốn của đối tác. Sơ bộ định dạng đối tác.
- Thu thập thông tin về đối thủ cạnh tranh: Cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại. Từ đó đánh giá những điểm mạnh, điểm yếu của mình so với đối thủ cạnh tranh.
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán:
Xác định mục đích đàm phán rất quan trọng, có tác dụng định hướng và đích đến của hoạt động đàm phán. Khi xác định mục đích đàm phán phải đảm bảo được ba yêu cầu cơ bản sau: phải rõ ràng, dễ hiểu, phải phù hợp với mục đích chung của doanh nghiệp, phải phù hợp với điều kiện cụ thể và có thể thực hiện được.
Mục tiêu đề ra càng cụ thể càng tốt, và đương nhiên phải tính đến các yếu tố như: tính thực tế, mối quan hệ giữa kết quả và chi phí, mức độ chấp nhận….Doanh nghiệp có thể lựa chọn:
- Một mục tiêu cao nhất - kết quả có thể đạt được tốt nhất.
- Một mục tiêu thấp nhất - kết quả thấp nhất, vẫn có thể chấp nhận.
- Một mục tiêu trọng tâm- cái mà bạn thực sự mong muốn được giải quyết........
Xác định mục đích và mục tiêu đàm phán có thể tiến hành theo các bước sau:
- Xác định mục đích, mục tiêu của đối tác.
- Xác định mục đích, mục tiêu của doanh nghiệp.
- So sánh, đối chiếu và phân loại các mục đích, mục tiêu:
+ Các mục đích, mục tiêu tương tự nhau
+ Các mục đích, mục tiêu khác nhau
- Đề xuất các ý tưởng phối hợp các mục đích và mục tiêu khác nhau.
Khi xác định mục tiêu đàm phán phải xác định được các mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng nội dung đàm phán khác nhau.
Lập kế hoạch hành động
Lập kế hoạch hành động bao gồm kế hoạch chiến lược, kế hoạch nhân sự, kế hoạch về địa điểm, thời gian và kế hoạch cho chương trình đàm phán.
• Lập kế hoạch về chiến lược là phải xác định được tư duy chiến lược, thái độ chiến lược và các biện pháp chiến lược cụ thể cho từng nội dung đàm phán để đạt được mục tiêu đề ra. Để lập kế hoạch chiến lược cần trả lời các câu hỏi sau:
- Chiến lược và kỹ thuật của đối tác là gì?
- Sử dụng hình thức đàm phán nào để thuận lợi cho cả hai bên?
- Làm như thế nào để đối tác cân nhắc những quan điểm chủ chốt của mình?
- Khi nào sẽ tiến hành những mối quan tâm và mục tiêu của các bên?
- Tại sao các bên nên kiên trì để đạt được thỏa thuận cuối cùng?
• Lập kế hoạch chiến lược về nhân sự cần xác định được những nhà đàm phán của đối tác là ai?, thành phần đoàn đàm phán của đối tác bao gồm những ai?. Từ đó, lập kế hoạch về đội ngũ nhân sự cho đàm phán của mình bao gồm những thành phần nào, trưởng đoàn đàm phán là ai? trách nhiệm và quyền hạn của các đàm phán viên như thế nào?. Chúng ta cần xác định rõ số lượng, thành phần của đoàn đàm phán và kế hoạch lựa chọn đoàn đàm phán.
• Lập chương trình đàm phán phải cụ thể, chi tiết từ khâu chuẩn bị, tiến hành đàm phán và giám sát, điều hành, kiểm tra, đánh giá rút kinh nghiệm sau khi đàm phán.
Kiểm tra, điều chỉnh kế hoạch:
Lập kế hoạch chủ yếu là kế hoạch của một bên, dùng các thông tin về quá trình phân tích tình huống đàm phán của doanh nghiệp. Trong thực tế, có nhiều thông tin và tình huống xảy ra mà người lập kế hoạch không thể tiên liệu hết được, do đó phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch. Quá trình kiểm tra kế hoạch đàm phán có thể được tiến hành theo trình tự sau:
- Phân tích tình huống đàm phán.
- Kiểm tra tính hợp lý của kế hoạch, xác định những nội dung bất hợp lý cần điều chỉnh.
- Xác định nguyên nhân của các nội dung bất hợp lý.
- Xác định mức độ điều chỉnh hợp lý.
- Tiến hành điều chỉnh kế hoạch cho hợp lý với điều kiện cụ thể.
Tổ chức đàm phán
Tổ chức đàm phán sẽ bao gồm: chuẩn bị đàm phán, tiến hành đàm phán và kết thúc đàm phán.
Chuẩn bị đàm phán:
Chuẩn bị đàm phán là chuẩn bị các điều kiện cần thiết để tiến hành đàm phán như chuẩn bị nội dung, chuẩn bị dữ liệu thông tin, chuẩn bị nhân sự đàm phán, lựa chọn thời điểm và địa điểm đàm phán, chuẩn bị chương trình đàm phán, chuẩn bị các kế hoạch và những phương ánh đàm phán.
Để đàm phán thành công cần có sự chuẩn bị một cách chu đáo cho cuộc đàm phán. Chuẩn bị tốt sẽ tạo cho nhà đàm phán sự tự tin cần thiết khi tiến hành đàm phán. Ngược lại, không chuẩn bị tốt sẽ khiến cho nhà đàm phán dễ bộc lộ yếu điểm của mình và rơi vào thế bị động, bất lợi.
• Chuẩn bị thông tin đàm phán:
Hệ thống thông tin giữ một vị trí quan trọng trong hoạt động đàm phán của doanh nghiệp, nó quyết định đến chất lượng của hoạt động đàm phán. Như vậy, khi đàm phán, người đàm phán phải làm chủ được những tài liệu, những thông tin liên quan bằng cách chủ động thu thập và phân tích một cách có hệ thống những số liệu và thông tin đã thu thập được.
Yêu cầu về thông tin phục vụ cho hoạt động đàm phán:
- Cung cấp thông tin chính xác, đảm bảo độ tin cậy.
- Nội dung thông tin theo đúng yêu cầu và đảm bảo tính cập nhật.
- Cung cấp thông tin kịp thời.
Mỗi doanh nghiệp có cách thu thập thông tin và xử lý thông tin khác nhau. Tuy nhiên, quy trình thu thập và xử lý thông tin của các doanh nghiệp bao gồm các bước sau:
- Xác định thông tin cần thiết phục vụ cho các nhà quản trị và cho quá trình đàm phán. Cụ thể các thông tin đó là:
+ Các thông tin về thị trường như: tình hình kinh tế, chính trị,VH, luật pháp…
+ Các thông tin về hàng hóa như: cơ cấu, thông số, kích thước, giá cả…
+ Thông tin chung về đối tác: quá trình hình thành và phát triển, hình thức tổ chức, các mặt hàng kinh doanh, khả năng tài chính, thương hiệu….
+ Thông tin về đoàn đàm phán của đối tác: thành phần, phong cách, mục tiêu, chiến lược, kỹ thuật đàm phán thường sử dụng…
+ Thông tin về đối thủ cạnh tranh: cần nhận biết đối thủ cạnh tranh của mình là ai để có những biện pháp khắc phục và cạnh tranh lại.
- Xác định nguồn thu thập thông tin:
Mỗi doanh nghiệp có thể thu thập thông tin từ các nguồn thông tin khác nhau, nhưng họ phải biết thông tin từ nguồn nào là có giá trị, nguồn thông tin nào là đáng tin cậy. Các nguồn thông tin mà doanh nghiệp có thể thu thập được:
+ Thông tin từ sách báo, từ Internet hay các phương tiện thông tin đại chúng.
+ Thông tin từ các tổ chức quốc tế hay các tổ chức khu vực chuyên ngành như: WTO, ITC, ASEAN, APEC,….
+ Thông tin từ các đối tác, từ ngân hàng, công ty môi giới….
+ Thông tin từ ghi chép nội bộ của doanh nghiệp, từ các chào hàng, hỏi giá…
+ Thông tin từ các trung tâm xúc tiến, từ các hiệp hội ngành nghề…
- Phân tích, xử lý, lưu trữ và sử dụng thông tin: việc xử lý thông tin cho phép xác định các mối quan hệ giữa các hiện tượng, sự kiện bằng cách tập hợp, phân tích, hệ thống, so sánh, lập luận và rút ra các kết luận cụ thể.
• Chuẩn bị chiến thuật, kỹ thuật đàm phán
Trước khi tiến hành đàm phán với đối tác thì công tác chuẩn bị chiến lược, kỹ thuật đàm phán là vô cùng quan trọng.
Việc chuẩn bị chu đáo, kỹ lưỡng các kỹ thuật đàm phán phù hợp cũng rất quan trọng, nó sẽ mang lại sự tự tin cho các nhà đàm phán.
• Chuẩn bị nội dung đàm phán:
Nhà quản trị cần xác định được nội dung cần đàm phán là gì, phương án cho mỗi nội dung và trình tự đàm phán cho mỗi nội dung là như thế nào. Công tác chuẩn bị nội dung đàm phán cần xác định được:
- Nội dung cụ thể cần đàm phán là gì?
- Lựa chọn phương án đàm phán:
Trong mỗi cuộc đàm phán bao gồm nhiều nội dung cơ bản, mỗi nội dung cần xác định các phương án đàm phán khác nhau.
Khi tiến hành lựa chọn phương án đàm phán, nhà đàm phán phải:
+ Xác định các phương án có thể xảy ra, phương án có tính khả thi sẽ giúp đoàn đàm phán kiểm soát được chương trình đàm phán, lựa chọn phương án tốt nhất.
+ Xác định phương án nào cần thuyết phục đối tác: xác định phương án nào cần thuyết phục đối tác lựa chọn và phương án nào có thể nhượng bộ.
+ Lựa chọn phương án có thể chấp nhận được: Trong các phương án có thể nhượng bộ cần xác định giới hạn có thể nhượng bộ chứ không thể nhượng bộ vô điều kiện.
+ Đánh giá độ quan trọng đối với từng phương án đàm phán: Trong các phương án có thể chấp nhận được, doanh nghiệp cần đánh giá phương án nào có độ quan trọng nhất cần ưu tiên đưa ra đàm phán trước để thuyết phục đối tác đồng ý.
- Xác định trình tự đàm phán các nội dung:
Khi đã xác định được nội dung đàm phán, thì cần xác định, sắp xếp nội dung nào đàm phán trước, nội dung nào đàm phán sau, các nội dung quan trọng phải được đàm phán trước.
• Chuẩn bị nhân sự
Con người là yếu tố quyết định đến kết quả của cuộc đàm phán. Do đó, chuẩn bị nhân sự đàm phán có vị trí quan trọng và đòi hỏi phải có sự chuẩn bị chu đáo.
- Tiêu chí để tuyển chọn đoàn đàm phán: Thành phần nhân sự trong đàm phán thương mại quốc tế phải hội tụ đủ chuyên gia ở 3 lĩnh vực: pháp lý, kỹ thuật và thương mại. Sự phối hợp ăn ý nhịp nhàng của 3 loại chuyên gia này là cơ sở rất quan trọng trong quá trình đàm phán để đi đến ký kết một hợp đồng chặt chẽ, khả thi và hiệu quả cao.
- Tiêu chí để chọn trưởng đoàn đàm phán: Do tính chất phức tạp của đàm phán TMQT trưởng đoàn đàm phán phải là những người hội tụ đủ các yếu tố như: có năng lực, kiến thức, trình độ, có phẩm chất đạo đức, có kinh nghiệm đã từng tham gia vào các hoạt động giao dịch thương mại quốc tế, có đầu óc phân tích, phán đoán, quyết đoán và phản ứng linh hoạt trước mọi tình huống.
• Chuẩn bị thời gian và địa điểm đàm phán:
Địa điểm đàm phán có thể được lựa chọn ở nước người bán, nước người mua hay nước thứ ba. Song phải chọn được thời điểm tối ưu và địa điểm đàm phán đảm bảo tâm lý thoải mái và tiện nghi phù hợp cho tất cả các bên. Khi hai bên đã có ý định tiên hành đàm phán thì thời gian và địa điể đàm phán nên được các bên thỏa thuận rồi đưa ra quyết định.
• Chuẩn bị chương trình làm việc: Doanh nghiệp cần có chương trình làm việc cụ thể, chi tiết và giao trước cho đối tác. Từ đó có thể phán đoán được các phản ứng của đối tác trong các bước tiếp theo của đàm phán.
Tiến hành đàm phán
Tiến hành đàm phán là cuộc đối thoại giữa hai hay nhiều bên để bàn bạc và tiến tới thống nhất một số hay tất cả các vấn đề được nêu ra mà trước đó các bên chưa thống nhất được. Tiến hành đàm phán trong kinh doanh nhập khẩu bao gồm bốn giai đoạn:
• Giai đoạn tiếp cận:
Giai đoạn tiếp cận là giai đoạn mở đầu cho đàm phán. Giai đoạn này được giành cho việc thảo luận các vấn đề nằm ngoài vấn đề thương lượng để giới thiệu các bên. Mục đích của giai đoạn này đó là xây dựng bầu không khí thân thiện hợp tác với đối tác trước khi bước vào công tác đàm phán.
Giai đoạn trao đổi thông tin:
Trong giai đoạn này, những người đàm phán cung cấp và thu nhận thông tin về nội dung của cuộc đàm phán để chuẩn bị cho giai đoạn tiếp theo. Những thông tin này nhằm làm sáng tỏ những quan điểm, củng cố một số luận chứng…có thể được cung cấp bằng lời nói, hay không bằng lời nói. Chính vì vậy, các nhà đàm phán phải thật khéo léo để có được những thông tin từ phía đối tác, có được những thông tin thực sự đầy đủ, dễ hiểu và có tính thuyết phục cao.
Giai đoạn thuyết phục:
Trên cơ sở các thông tin đã cung cấp cho đối tác và các thông tin nhận được từ phía đối tác, các nhà đàm phán phải tiến hành phân tích, so sánh mục tiêu, quyền lợi, chiến lược, những điểm mạnh, điểm yếu của đối phương so với mình để đưa ra quyết định thuyết phục nhượng bộ theo quan điểm của mình. Thực chất giai đoạn thuyết phục là giai đoạn giành dật, bảo vệ quyền lợi của mình làm cho đối tác phải chấp nhận các quan điểm, lập trường của mình.
Giai đoạn nhượng bộ và thỏa thuận:
Kết quả của quá trình đàm phán là kết quả của những thỏa hiệp và nhượng bộ lẫn nhau. Sau giai đoạn thuyết phục sẽ xác định được tất cả những mâu thuẫn còn tồn tại giữa hai bên mà cần có sự nhượng bộ và thỏa thuận giữa các bên thì mới đưa cuộc đàm phán đến thành công.
Kết thúc đàm phán:
Kết thúc quá trình đàm phán trong TMQT có thể xảy ra hai trường hợp sau:
- Đàm phán thành công, các bên đi đến ký kết hợp đồng. Trong trường hợp các bên đạt được những thỏa thuận nhất định và cần có đàm phán tiếp theo mới có thể dẫn tới ký kết hợp đồng thì các bên phải tiến hành xác nhận những thỏa thuận đã đạt được.
- Đàm phán không đi đến thống nhất khi bên đối tác đưa ra những đề nghị không thể chấp nhận được, hay trong quá trình đàm phán xuất hiện những thông tin làm cho những thỏa thuận đối với ta không còn tính hấp dẫn nữa... Khi rút khỏi đàm phán thì cần tìm lý lẽ giải thích một cách hợp lý về việc không thể tiếp tục đàm phán mà vẫn giữ được mối quan hệ tốt giữa các bên.
Giám sát, điều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm
Giám sát quá trình đàm phán:
Giám sát là chức năng vô cùng quan trọng trong hoạt động quản trị quy trình đàm phán. Trong công tác quản trị quy trình đàm phán, cần tiến hành giám sát thường xuyên, liên tục các nội dung như:
- Giám sát quá trình thu thập và xử lý thông tin: thông tin thu thập từ những nguồn nào? xử lý thông tin như thế nào?
- Nội dung đàm phán: nội dung cụ thể, các phương án để thực hiện các nội dung
- Nhân sự đàm phán: thành phần đoàn đàm phán, trưởng đoàn đàm phán là ai?
- Lịch trình đàm phán: địa điểm đàm phán, thời gian đàm phán
- Giám sát quá trình tiến hành đàm phán...
Để giám sát quá trình đàm phán, có thể sử dụng các phương pháp như: Hồ sơ theo dõi, phiếu giám sát, phiếu chỉ số giám sát và các phương pháp sử dụng máy vi tính.
Điều hành
Điều hành quá trình đàm phán là tất cả các quyết định cần đề ra để giải quyết những vấn đề không tính trước được hay không giải quyết được một cách đầy đủ trong thời gian lập kế hoạch đàm phán.
Điều hành quá trình đàm phán tập trung giải quyết những vấn đề như:
- Sự thay đổi về thông tin trong quá trình đàm phán.
- Có sự thay đổi hình thức giao dịch, đàm phán thuận lợi cho hai bên.
- Đưa ra giải pháp điều chỉnh khi có sự thay đổi về chiến thuật, kỹ thuật đàm phán.
- Cách giải quyết khi có sự thay đổi về địa điểm và thời gian đàm phán: có thể do bên công ty hay bên đối tác thay đổi vì nhiều lý do.
- Điều chỉnh về đoàn đàm phán, thành phần đoàn đàm phán
- Có sự thay đổi về chương trình làm việc mà không được báo trước…
Khi có các tình huống phát sinh trong quá trình quản trị quy trình đàm phán, các nhà quản trị phải nhận dạng được các tình huống, các thông tin và dữ liệu cần thiết. Từ đó, căn cứ vào tình hình thực tế tiến hành phân tích đưa ra các phương án có thể và lựa chọn các phương án tối ưu nhất để giải quyết các tình huống đó thông qua mô hình điều chỉnh.
Đánh giá và rút kinh nghiệm
Sau mỗi lần đàm phán bao giờ các nhà đàm phán cũng cần phân tích đánh giá kết quả của cuộc đàm phán so với mục tiêu đề ra và rút ra bài học kinh nghiệm cho các cuộc đàm phán tiếp theo.
Nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch đàm phán
Lập kế hoạch đàm phán là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó. Thực tế, công tác lập kế hoạch đàm phán tại công ty CP Việt Mỹ cũng rất được quan tâm nhưng chỉ đạt mức khá. Vì khả năng dự báo trước những thuận lợi, khó khăn, rủi ro trong quá trình thực hiện mục tiêu còn hạn chế cho nên hàng năm vẫn còn xảy ra các cuộc đàm phán không thành công giữa công ty với đối tác châu Âu. Từ thực trạng trên, công ty cần tăng cường, nâng cao hiệu quả công tác lập kế hoạch đàm phán thông qua việc đầu tư thêm kinh phí cho việc thu thập thông tin, tăng khả năng thành công của các nhà quản trị bằng cách nâng cao, bồi dưỡng khả năng nắm bắt, phân tích và dự báo trước những thời cơ, thách thức, thuận lợi, khó khăn trong quá trình thực hiện mục tiêu đàm phán, từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ và hạn chế rủi ro.
Chuyên môn hóa hơn nữa công tác tổ chức đàm phán
Tại sao phải chuyên môn hóa công tác tổ chức đàm phán? Đó là yêu cầu đặt ra của công tác tổ chức đàm phán với đối tác châu Âu tại công ty CP Việt Mỹ. Thực tế cho thấy, công tác chuẩn bị đàm phán còn chưa được chu đáo, trong quá trình đàm phán còn phải nhượng bộ đối tác nhiều, các đàm phán viên còn lúng túng khi có vấn đề phát sinh ngoài dự tính, chưa có sự phân định rõ chức trách, nhiệm vụ, quyền hạn của các đàm phán viên. Tập trung chuyên môn hóa công tác tổ chức đàm phán nhằm:
- Làm rõ nhiệm vụ cần tiến hành để đạt được mục tiêu
- Tổ chức đoàn đàm phán hiệu quả
- Xác định vị trí, vai trò, trách nhiệm của từng đàm phán viên
- Phát hiện và điều chỉnh kịp thời những hoạt động yếu kém trong công tác tổ chức
- Tạo thế và lực cho công ty trên bàn đàm phán
Để công tác tổ chức đàm phán có tính chuyên môn hóa hơn nữa thì đòi hỏi các nhà quản trị cũng như là công ty cần tăng cường khắc phục các hạn chế trên thông qua:
* Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản trị quy trình đàm phán
Trước mỗi cuộc đàm phán thì công ty cần tìm kiếm và chuẩn bị kỹ hơn nữa những thông tin về đối tác như thông tin về khả năng tài chính, nguồn nhân lực, uy tín và hình ảnh trên thương trường quốc tế,…Công ty cần giành một khoản kinh phí xứng đáng hơn nữa cho công tác thu thập các thông tin cần thiết trước mỗi cuộc đàm phán.
Công ty nên kết hợp thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau và phải xác định được thông tin từ nguồn nào có giá trị cao, có độ tin cậy, có tính cập nhật. Công ty không nên chủ quan trong việc tìm hiểu thông tin về các đối tác châu Âu cho dù là đó là những đối tác quen biết từ trước, công ty cũng nên tìm hiểu thật kỹ các thông tin về đối tác và các thông tin cần thiết khác để bảo vệ mình trên bàn đàm phán.
Sau khi thu thập được những thông tin cần thiết, công ty cần kiểm chứng tính phù hợp và chính xác của thông tin trước khi ra bất kỳ một quyết định nào đó. Công ty nên giành nhiểu thời gian cho việc xử lý thông tin, phân tích và lấy ý kiến tập thể để có được những thông tin hiệu quả cho quá trình đàm phán. Các thông tin này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho thương vụ trước mắt cũng như những thương vụ sau này.
Công ty có thể áp dụng trình tự thu thập và xử lý thông tin chuẩn bị cho quá trình đàm phán theo mô hình.
* Nâng cao hiệu quả tổ chức nhân sự cho công tác quản trị quy trinh đàm phán.
Đối với công ty CP Việt Mỹ, nguồn nhân lực đóng vai trò rất quan trọng vì thế luôn được các cấp quản lý quan tâm.Công ty cần thường xuyên tăng cường chất lượng cho nguồn nhân lực, đặc biệt là cán bộ, nhân viên văn phòng. Hiện tại, công ty CP Việt Mỹ chỉ có 6 nhân viên đảm nhận mảng kinh doanh xuất nhập khẩu gồm có 1 trưởng phòng quản lý chung, 1 nhân viên phụ trách các hoạt động liên quan đến nghiệp vụ hải quan, 1 nhân viên phụ trách đến hoạt động liên quan đến ngân hàng và 3 nhân viên phụ trách các hoạt động phụ trợ khác. Hiện tại, trưởng phòng là người có kinh nghiệm nhất trong hoạt động đàm phán quốc tế và cũng là người luôn tham gia đàm phán với đối tác châu Âu cùng với giám đốc kinh doanh và nhân viên phụ trách kỹ thuật, thiết kế. Có thể nói, nguồn nhân lực để phục vụ cho hoạt động đàm phán của công ty còn thiếu và còn yếu nên công ty cần bổ sung thêm những người có kinh nghiệm, có chuyên môn, đồng thời tăng cường bồi dưỡng kiến thức và kỹ năng nghiệp vụ cho các nhân viên khác.
Ngoài ra, công ty cũng cần có chuyên gia pháp lý am hiểu về luật, đặc biệt là luật Việt Nam – EU để cố vấn cho các nhà đàm phán trong quá trình đàm phán để đảm bảo tính pháp lý của hợp đồng, tránh sự tranh chấp, kiện tụng sau này làm ảnh hưởng tới quan hệ của công ty và đối tác châu Âu.
* Chuẩn bị nội dung đàm phán, một cách cụ thể, chi tiết:
Trước khi tiến hành đàm phán, công ty không phải chuẩn bị chu đáo về mặt nhân sự mà còn phải chuẩn bị tốt các nội dung đàm phán. Mỗi nội dung đàm phán công ty phải đưa ra các phương án đàm phán và các giải pháp xử lý những tình huống phát sinh. Để đảm bảo thành công cho mỗi cuộc đàm phán thì yêu cầu nội dung đàm phán phải:
- Đầy đủ, chi tiết, cụ thể.
- Các sự kiện, lý lẽ phải có trình tự rõ ràng, mạch lạc, lôgíc, phải loại trừ các lý lẽ còn mập mờ đa nghĩa, bằng chứng sai lầm, thiếu tính thuyết phục.
- Phải bảo đảm kiến thức chuyên môn, có chiều sâu.về nghiệp vụ, khách quan, đáng tin cậy.
* Lựa chọn và sử dụng linh hoạt các kỹ thuật đàm phán
Với những đối tác khác nhau công ty nên lựa chọn sử dụng các kỹ thuật đàm phán khác nhau sao cho phù hợp với từng đối tác và mang lại hiệu quả cao. Các đàm phán viên cần luôn luôn tỉnh táo, thận trọng trước những đối tác châu Âu bởi vì người châu Âu thường rất chắc chắn trong khi làm việc.
* Nâng cao thế và lực của công ty trên bàn đàm phán
Từ trước tới nay, vị thế của công ty trên bàn đàm phán thường thấp hơn so với các đối tác châu Âu. Các đàm phán viên vẫn chưa thực sự mềm dẻo trong quá trình đàm phán, vẫn còn lúng túng trong một số trường hợp. Để khắc phục được tình trạng này đòi hỏi công ty cần nâng cao cả thế và lực của mình trên bàn đàm phán thông qua việc bồi dưỡng, đào tạo các kỹ năng đàm phán cả về lý thuyết lẫn thực tế cho các đàm phán viên và luôn thể hiện cho đối tác thấy được tầm quan trọng của công ty trong hợp đồng. phải luôn dung hòa giữa việc thuyết phục và nhượng bộ với đối tác.
* Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác châu Âu
Sau khi kết thúc đàm phán, dù thành công hay không thành công ty nên tỏ ra thiện chí với các đối tác. Mặc dù cuộc đàm phán trước đó không thành công nhưng công ty có thể thường xuyên liên lạc với các đối tác để xây dựng mối quan hệ tốt đẹp và thu thập những thông tin về họ.
Tăng cường công tác giám sát, diều hành, đánh giá và rút kinh nghiệm sau mỗi cuộc đàm phán.
Để đảm bảo sự thành công của quá trình đàm phán và hiệu quả của hoạt động quản trị quy trình đàm phán với đối tác châu Âu đòi hỏi công ty phải thường xuyên giám sát, kiểm tra tất cả các công việc, sự kiện trước, trong và sau quá trình đàm phán thông qua việc sử dụng phương pháp giám sát phù hợp. Đồng thời cần nâng cao nhận thức của các nhà quản trị và nhân viên về tầm quan trọng của công tác giám sát và điều hành quá trình đàm phán. Giám sát không phải chỉ là giám sát hoạt động của chính công ty mà cũng cần giám sát công việc, phản ứng của đối tác để từ đó đưa ra chiến lược đàm phán phù hợp.
Ngoài ra, sau mỗi cuộc đàm phán công ty cần thực hiện nghiêm túc khâu đánh giá và rút kinh nghiệm. Tiến hành tổng kết những cái gì làm được, cái gì chưa làm được so với mục tiêu đề ra banSau mỗi cuộc đàm phán công ty phải rút ra những bài học, những kinh nghiệm và nhứng điểm cần chú ý để làm cơ sở phục vụ cho các cuộc đàm phán sau.
3.3.2 Một số đề xuất với nhà nước và các bộ ngành có liên quan
Bên cạnh những nỗ lực của chính bản thân công ty, Nhà nước và các bộ ngành có liên quan cũng cần có các chủ trương, chính sách thích hợp nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị quy trình đàm phán để ký kết hợp đồng nhập khẩu sản phẩm của công ty với các đối tác châu Âu.
- Tăng cường mối quan hệ tốt đẹp giữa Việt Nam và EU để các doanh nghiệp Việt Nam nói chung và công ty CP Việt Mỹ nói riêng có thể có mối quan hệ kinh doanh tốt đẹp, lâu dài với các đối tác châu Âu thông qua việc vận động ký kết các hiệp định song phương giữa Việt Nam và EU. Các đại sứ quán, lãnh sự quán của Việt Nam tại các nước châu Âu cần tích cực hơn nữa trong việc liên kết mối quan hệ giữa công ty với các đối tác châu Âu, tìm kiến và tư vấn cho Bộ Công thương và các doanh nghiệp trong nước những biện pháp để tham gia vào thị trường EU một cách có hiệu quả nhất.
- Nhà nước, bộ Công thương cùng với phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam cần phối hợp với các ngành cơ quan hữu quan nên hỗ trợ cho công ty trong việc tìm kiếm thông tin về đối tác ở thị trường châu Âu; cập nhật kịp thời và chính xác các thông tin cần thiết cung cấp cho công ty như phong tục tập quán, quy định pháp luật, hàng rào thuế quan và phi thuế quan,…
- Bên cạnh đó, cần nâng cao vai trò của các cơ quan ngoại giao và thay mặt thương mại Việt Nam ở châu Âu cũng như ở các thị trường khác để làm cầu nối giúp doanh nghiệp trong nước tìm hiểu thông tin nắm bắt nhanh nhạy kịp thời những chính sách và nguồn nguyên liệu tại các thị trường này.
- Ngoài ra, Nhà nước cần xây dựng một môi trường pháp lý minh bạch, rõ ràng, các chính sách phải tạo động lực thúc đầy, khuyến khích đối với hoạt động nhập khẩu thông qua việc hoàn thiện và ban hành hệ thống pháp luật và các văn bản liên quan đến hợp đồng nhập khẩu và giải quyết tranh chấp về hợp đồng. Đồng thời, Nhà nước cũng cần cải cách các thủ tục hành chính liên quan đến hoạt động thương mại quốc tế như thủ tục hải quan, thủ tục xuất nhập cảnh, thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa,…Hiện nay, thủ tục hải quan và thủ tục xuất nhập khẩu đã được cải cách nhưng vẫn chưa thực sự tốt khiến cho các doanh nghiệp trong đó có công ty CP Việt Mỹ gặp khó khăn trong quản trị quy trình đàm phán nhập khẩu hàng hóa nói chung và nhập khẩu hàng hóa từ thị trường châu Âu nói riêng. Và đã trở thành một nội dung được đem ra bàn bạc, thảo luận trên bàn đàm phán giữa công ty và đối tác châu Âu.
- Nhà nước cần hỗ trợ cho các doanh nghiệp đào tạo nguồn nhân lực cho các hoạt động TMQT nói chung và hoạt động đàm phán nói riêng. Đặc biệt là đối với các trường đại học khối kinh tế cần đưa vào giảng dạy cho sinh viên kỹ năng đàm phán như một môn học chính thức cả lý thuyết lẫn tiếp cận thực tế.
- Các viện nghiên cứu kinh tế cần tăng cường xuất bản các tài liệu hay các ấn phẩm dịch từ tiếng nước ngoài liên quan đến vấn đề quản trị quy trình đàm phán, ký kết hợp đồng thương mại quốc tế làm nguồn tham khảo cho các doanh nghiệp. Đồng thời, phải thường xuyên định kỳ tổ chức các cuộc hội thảo, tọa đàm cho những người quan tâm đến vấn đề đàm phán về một số chủ đề hay một các báo cáo kinh nghiệm về kỹ năng đàm phán của các chuyên gia có kinh nghiệm.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Last edited by a moderator: