nhock_tap_jeu_em
New Member
Download Tiểu luận Cấu trúc của hoạt động giao tiếp
Trong hoạt động giao tiếp chúng ta đồng thời tiến hành 3 quá trình có liên quan chặt chẽ với nhau, đó là: trao đổi, thông tin, nhận thức và tác động qua lại lẫn nhau. Dưới đây chúng ta sẽ tiến hành phân tích từng quá trình.
I.TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP
Giao tiếp trước hết là một quá trình truyền và nhận thông tin giữa những chủ đề giao tiếp với nhau. Tuy nhiên trong giao tiếp kinh doanh quá trình truyền thông cần được phân tích trên các cấp độ khác nhau: truyền thông qua lại giữa các cá nhân và truyền thông trong tổ chức.
1.Quá trình truyền thông giữa các cá nhân
a.Mô hình truyền thông
Về phương diện nào đó, giao tiếp có thể được coi như quá trình phát và nhận thông tin giữa những người giao tiếp với nhau. Giao tiếp là một quá trình thông tin hai chiều, có nghĩa là không có sự phân cực giữa một bên là người phát và một bên là người nhận thông tin,mà cả hai đều là chủ thể tích cực, luôn đổi vai cho nhau. Nội dung thông tin có thể là các quan điểm, ý kiến, sở thích, nhu cầu, tâm trạng, tình cảm…Quá trình trao đổi thông tin trong giao tiếp diễn ra có hiệu quả hay không phụ thuộc vào người phát, người nhận thông tin và nhiều yếu tố khác trong quá trình truyền thông. Quá trình truyền thông trong giao tiếp được minh họa bằng sơ đồ như ở hình 1:
Phản hồi Nhiễu
Hình 1 : Sơ đồ quá trình truyền thông
Sơ đồ trên cho ta thấy rằng một người muốn chuyển một ý nghĩa trừu tượng cho một người khác thì phải bắt đầu từ mã hóa ý nghĩa đó. Mã hóa là quá trình chuyển từ ý nghĩa sang lời nói, chữ viết hay các dấu hiệu ký hiệu và các phương tiện phi ngôn ngữ khác nhau. Sau đó thông điệp, tứ là những ý nghĩa đã được mã hóa, được phát đi bằng các kênh truyền thông (như lời nói, thông báo, điện thoại, thư từ, fax…). Người nghe nhận được thông điệp bằng một số hay tất cả các giác quan của mình và giải mã. Giải mã không phải là một quá trình đơn giản. Sự thông tin chính xác chỉ có thể xảy ra khi cả hai người phát và nhận gán cho các ký hiệu lập thành thông điệp cùng một ý nghĩa hay hay ít ra là những ý nghĩa tương tự. Ví dụ, một thông điệp được mã hóa sang tiếng Anh đòi hỏi người nhận cũng phải hiểu tiếng Anh. Sau khi giải mã, khâu cuối cùng kết thúc mạch truyền thông là thông qua phản hồi. Người nhận tín hiệu cho người phát biết rằng thông điệp đã được nhận và tính chất của sự trả lời thường cho thấy một phần chất lượng của sự thông hiểu.
Quá trình truyền thông là một quá trình tương hỗ, tuần hoàn và sự phản hồi tạo cơ hội để sửa hay định hình lại thông điệp ban đầu. Người gửi có thể thêm hay thay đổi thông tin ban đầu để làm sáng tỏ hơn và người nhận có thể thử lại việc giải mã để đảm bảo rằng thông điệp đã được ghi đúng là thông điệp mà người gửi có ý định muốn truyền.
Hiệu quả của quá trình truyền thông có thể bị ảnh hưởng bởi “nhiễu”. Là những yếu tố nằm ở người phát, ở việc truyền đạt, hay ở người nhận mà chúng cản trở tới việc thông tin.
Ví dụ, đó là:
Một môi trường ồn ào ảnh hưởng tới việc phát triển ý ở người phát và tiếp nhận thông tin ở người nhận.
Việc mã hóa có thể bị lỗi do việc sử dụng các ký hiệu không rõ ràng, hay hai bên không sử dụng chung một ngôn ngữ, không cùng trình độ…
Các kênh truyền thông hoạt động kém hiệu quả, như bưu điện bị ách tắc thư từ, điện thoại bị trục trặc,…
Sự không tập trung chú ý trong quá trình tiếp nhận thông tin.
Sự nhận định vội vã, tức là khi một người mới nghe một phần thông điệp đã vội rút ra kết luận mà không chịu nghe tiếp.
Các định kiến, thành kiến có thể gây cản trở sự hiểu biết thông tin…
b. Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân
Truyền thông có hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng của các khâu trong quá trình truyền thông. Muốn thông tin được truyền và nhận có hiệu quả, trước hết cần hoàn thiện ở các khâu phát và nhận:
1) Yêu cầu đối với người phát
Muốn truyền thông có hiệu quả, trước hết người phát nhằm vào các vấn đề bằng cách trả lời câu hỏi: How? Wh- Question? (What ?, Why?, Who?, When?, Where?)
Chúng ta truyền những cái gì và tại sao phải truyền thông tin đó. Đối tượng giao tiếp với mình là ai ( về trình độ hiểu biết, văn hóa, tuổi tác, địa vị…). Lúc nào thì bắt đầu thông tin. Truyền thông đến những nơi nào, bằng cách nào cho hiệu quả. Nếu những vấn đề trên chưa đuợc xác định rõ ràng và đầy đủ thi việc truyền thông sẽ không hiệu quả, đối tượng sẽ không nhận được đúng ý.
Khi truyền thông cần tìm hiểu kỹ về nhu cầu quyền lợi trình độ của người nhận. Không nghiên cứu kỹ 3 yếu tố này việc truyền thông sẽ không cần thiết, không thỏa mãn đối tượng và đối tượng sẽ không hiểu rõ những điều ta muốn truyền cho họ.
Ngoài ra thông tin truyền đi phải rõ ràng, dứt khoát, dễ hiểu. Phải tạo được trạng thái tâm lý thoải mái, hòa hứng ở đối tượng nhận tin. Lặp lại thông tin đã truyền bằng các cách khác nhau.
Song song với việc truyền tin, người phát cũng phải lượng giá được sự truyền thông băng cách theo dõi những phản hồi từ đối tượng. Nếu truyền thông trực tiếp thì phản hồi được thể hiện qua lời nói, ánh mắt, cử chỉ, sắc diện. Nếu truyền thông gián tiếp thì phản hồi được thu thập qua các cấp trung gian, những thư phúc đáp, khiếu nại, những sự chấp hành của họ.
2) Yêu cầu đối với người nhận
Trong giao tiếp điều quan trọng là biết nghe hơn là biết nói, phải biết tiếp nhận những gì đối tác đang nói để phản ứng cho đúng đắn.
Khi nhận tin chúng ta cũng nên áp dụng những vấn đề trong 6 chữ :
Cái gì (What) (họ đang nói cái gì ? vấn đề gì ?)
Tại sao họ nói (Why) (vì những nhu cầu, quyền lợi, động cơ thúc đẩy nào?)
Ai, người nào (Who) ( đối tượng giao tiếp là ai, thành phần giai cấp, địa vị…)
Bao giờ, lúc nào (When) (họ nêu ý kiến, khiếu nại, phản đối, xây dựng sau khi nhận tin hay sau đó bao lâu, để đo lường mức độ quan trọng của phản ứng)
Nơi nào, ở đâu (Where) (Phản ứng của họ phát xuất ở đâu, họ nói ở đâu?)
Bằng cách nào (How) ( họ phản ứng bằng cách nào, hình thức nào, phương cách nào?)
Trong tiếp nhận thông tin cũng phải tìm hiểu kỹ thái độ, tình cảm của đối tượng. Phải đặt mình vào vị trí của họ để tìm hiểu xem họ nói với thái độ như thế nào, xây dựng hay đã phá; tình cảm của họ ra sao, có tha thiết với vấn đề hay không?
Ngoài ra cần gạt bỏ những mặc cảm, thành kiến, cố tìm những lẽ phải của đối tượng. Muốn thế khi nghe cũng cần làm chủ và kiềm chế cảm xúc của mình, vì cảm xúc thường làm cho ta tiếp nhận lệch sai thông tin.
Ngoài những yêu cầu đối với người phát và người nhận ra, thì muốn thông tin có hiệu quả cần chú ý tới chất lượng của các kênh truyền thông và khử các yếu tố gây nhiễu.
2. Truyền thông trong tổ chức
a. Khái niệm về tổ chức
Trong cuộc sống xã hội để đạt tới bất kỳ một mục đích lớn nhỏ nào con người phải liên kết với nhau thành một tổ chức. Tổ chức là những hệ thống phức hợp hợp thành của các bộ phận phụ thuộc để đạt những mục tiêu nhất định. Trong một tổ chức các bộ phận luôn tác động ảnh hưởng lẫn nhau và tạo ra một hệ thống nhất. Mỗi bộ phận của tổ chức thực hiện mỗi chức năng, nhiệm vụ nhất định giúp tổ chức đạt tới mục tiêu của mình.
Để đạt tới mục tiêu của mình tổ chức thực hiện sự phân công nhiệm vụ và chức năng cho các thành viên dưới sự lãnh đạo bởi một cơ cấu phân cấp quyền hạn và trách nhiệm.
Trong tổ chức thường có hai loại cơ cấu: cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức. Cơ cấu chính thức tập hợp tất cả các mối quan hệ chính thức, được xã hội và tổ chức công nhận và tuân theo bằng các văn bản chính thức, bao gồm: hệ thống tổ chức ( có bao nhiêu phòng ban, bao nhiêu bộ phận), bộ máy quản lý, các mối quan hệ giữa các phòng ban.
Sự phối hợp giữa các phòng ban để đạt tới mục tiêu của tổ chức đòi hỏi truyền thông có hiệu quả.
Cơ cấu không chính thức tập trung các mối quan hệ không chính thức, tức là những mối quan hệ có tính chất riêng tư, tâm lý tình cảm với nhau giữa các thành viên. Những biểu hiện của cơ cấu không chính thức đó là: sự hình thành các nhóm nhỏ không hình thức, sự hình thành thủ lĩnh, hình thành các lực lượng…Các cơ cấu không chính thức không có quyền hạn chính thức, nhưng cũng có thể ảnh hưởng và sức mạnh rất lớn trong tổ chức xuất phát từ sự công nhận của người xung quanh về năng lực, nhân cách, hay xuất phát từ mạng lưới giao tiếp rộng rãi.
b. Mạng thông tin
Các nghiên cứu về mạng truyền thông được bắt đầu từ giữa những năm 1940 từ những nghiên cứu về các nhóm nhỏ. Các mạng lưới truyền thông mô tả cấu trúc của nhóm. Có năm loại mạng khác nhau được nghiên cứu nhất là:
Mạng hình sao: Một người đóng vai trò trưởng nhóm và giao tiếp với tất cả các thành viên còn lại, nhưng các thành viên khác không thể giao tiếp với nhau và chỉ giao tiếp trưởng nhóm.
Mạng lưới vòng tròn: Mỗi thành viên có thể giao tiếp với hai người gần mình.
Mạng dây chuyền: Trưởng nhóm chỉ có thể giao tiếp với một người gần mình nhất.
Mạng đan chéo: Tất cả các thành viên đều giao tiếp với nhau.
Mạng phân nhóm: Các thành viên trong nhóm phải chia bè phái làm cho sức mạnh của nhóm giảm xuống.
Mạng hình sao Mạng vòng tròn Mạng dây chuyền
Mạng đan chéo Mạng phân nhóm
Hình 2: Mạng truyền thông
Vậy mạng nào tốt nhất? và trong điều kiện nào?
Xét về tốc độ truyền thông và khả năng quản lý hình sao là tốt nhất, vì người giữ vị trí trung tâm trở thành người lãnh đạo có nhiệm vụ thu thập các thông tin từ các thành viên khác, giải quyết vấn đề, và thông báo cho các thành viên về giải pháp. Và nó cũng hiệu quả trong trường hợp thực hiện những công việc ngắn hạn và thu nhập những thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên mức độ thỏa mãn công việc không cao ở các thành viên, và không đáp ứng nhu cầu về hiểu biết nhau trong nhóm. Với mạng vòng tròn thông tin được truyền đi chậm nhất và dễ bị sai lệch nhất vì thông điệp được truyền qua nhiều đối tượng.
Mạng đan chéo phù hợp cho các cuộc thảo luận nhóm và các công việc có tính chất tập thẻ, phức tạp lâu dài. Tuy nhiên sự phân tán trong lãnh đạo trở nên cao hơn.
Mạng nào tao ra nhiều mối quan hệ sẽ đưa lại sự thỏa mãn cao hơn ở các thành viên.
c.Luồng thông tin
Luồng thông tin xác định ai giao tiếp, thông tin với ai?. Trong một tổ chức có những quy định về việc truyền thông. Những ai không nắm được những quy định về hệ thống truyền thông trong nội bộ tổ chức sẽ có thể gặp những rắc rối. Ví dụ: bạn muốn trình một đơn khiếu nại lên giám đốc mà không thông qua cấp trên trực tiếp. Không những đơn này sẽ không được xem xét mà bạn có thể bị ông trưởng phòng cho bạn là đã qua mặt và sẽ gây phiền hà cho bạn
Bắt chước là cơ chế quan trọng để hình thành nên chuẩn mực và giá trị của nhóm, của xã hội. Thông qua bước mà mỗi cá nhân xây dựng nên cách xử sự của mình phù hợp với chuẩn mực của xã hội.
Có nhiều hình thức bắt chước:
- Bắt chước vô thức và bắt chước có ý thức.
- Bắt chước hình thức và bắt chước bản chất.
- Bắt chước nhất thời ( mốt, thời trang, tâm trạng xã hội….) và bắt chước lâu dài ( tập quán, phong tục, tín ngưỡng….)
- Bắt chước lẫn nhau trong phạm vi một giai cấp, một thế hệ và sự mô phỏng, lặp lại giữa các giai cấp, giữa các thế hệ.
Bắt chước thường được diễn ra theo quy luật nhất định: bắt chước được thực hiện từ bản chất đến hình thức, nghĩa là các hình mẫu bản chất hấp dẫn sự bắt chước sớm hơn các hình mẫu bề ngoài. Người ta thường bắt chước các tôn giáo trước rồi mới bắt chước các nghi lễ, nghi thức sau. Bắt chước được thực hiện từ dưới lên trên theo bậc thang xã hội, nghĩa là tầng lớp hạ lưu có xu hướng bắt chước giới thượng lưu, trẻ em bắt chước người lớn, các vùng phụ cận bắt chước trung tâm….
5. Thuyết phục
Là một phương pháp tác động ảnh hưởng có mục đích nhằm thay đổi các quan điểm, thái độ của người khác, hay xây dựng quan điểm mới.
Sự thuyết phục và ám thị có những điểm khác nhau nhất định. Ám thị là tạo ra trạng thái tâm lý chấp nhận một cách trực tiếp mà không cần có sự lập luận, chứng minh và tính lôgic. Ngược lại, sự thuyết phục được xây dựng trên cơ sở tính logic, tính chặt chẽ, xác đáng của các lập luận để làm cho đối tượng hiểu được các lý lẽ và đồng thời đồng tình với các lý lẽ đó.
Hiệu quả cảu sự thuyết phục phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: uy tín của người thuyết phục, tính chặt chẽ, tính logic của các lý lẽ đưa ra, một số đặc điểm tâm lý cá nhân ( tính cách, tính khí, ý chí, tâm thế…), hoàn cảnh trong đó diễn ra sự thuyết phục, cách thức thuyết phục…
Để thuyết phục có hiệu quả thì phải tạo ra một bầu không khí bình đẳng. Lời nói của bạn sẽ không có hiệu quả nếu bạn nói với giọng kẻ cả với người dưới quyền: “ tui sẽ chứng minh cho anh thấy là anh sai”. Vì nói như vậy khác gì bảo rằng: “tui là người thông minh, còn anh là thằng đần”. Lúc đó bạn sẽ gặp ngay một sức tự vệ tâm lý từ đối tượng.
Một sai lầm hay mắc phải khi thuyết phục là quan niệm cho rằng thuyết phục là dùng sức mạnh để bẻ gãy ý chí của người khác, từ đó dẫn đến tranh cãi quyết liệt, nói năng mạnh mẽ, cao giọng hay có thái độ bảo thủ không cho phép ai chống đối lại mình. Những phương pháp đó sẽ không đem lại hiệu quả vì tư tưởng không phải được thấm nhuần bằng cách tống đại chúng vào đầu. Muốn nắm bắt một tư tưởng thì tự ta phải có ý muốn từ bên trong. Có nghĩa là một người trước tiên phải có ý muốn từ bên trong. Có nghĩa là một người trước tiên phải có ý muốn chịu tiếp thu tư tưởng rồi mới tiếp xúc với tư tưởng đó.
Làm cách nào để đối tượng có ý muốn tiếp thu tư tưởng của bạn? Bạn cần biết cách khai thác. Thường thì khi một người đã chắc chắn về một điều gì đó thì họ không muốn tiếp thu ý kiến người khác. Vậy thì hãy để cho anh ta có cơ hội trình bày quan điểm của mình, đến một lúc nào đó sẽ xuất hiện kẻ hở trong quan điểm của anh ta vì hiểu cho thấu đáo. Lúc này anh ta sẽ tự cảm giác chưa chắc lắm về quan điểm của mình và muốn biết thêm thông tin. Đến thời điểm này thì anh ta chịu tiếp thu ý kiến của bạn và thấm nhuần tư tưởng của bạn. Và bây giờ bạn nên trình bày lý lẽ của mình.
Khi trình bày quan điểm của mình, bạn nên chú ý dành thời gian để cho đối tượng động não, đánh giá, so sánh quan điểm của bạn. Và cũng cần thiết tạo điều kiện cho đối tượng bộc lộ cảm xúc, vì cảm xúc luôn phải được giải thoát khi gieo lấy một lý tưởng nào đó.
Khi thuyết phục hay tranh luận, bạn cần chú ý thêm những điểm sau:
Phải tôn trọng ý kiến của người khác ( dù ý kiến đó có khác, thậm chí trái ngược với ý kiến của mình) bằng cách bình tĩnh lắng nghe, không cắt ngang, không phát biểu ý kiến phản bác, chê bai.
Phải bình tĩnh, điềm đạm ôn tồn chứng minh lẽ phải của mình, không nên nổi nóng, lên giọng, múa tay, đập bàn.
Cần đánh giá một cách khách quan những điểm có lý trong ý kiến của đối tượng và thừa nhận một cách công khai cái sai trong ý kiến của mình mà đối tượng vạch ra.
Tóm lại, trên đây chúng ta nghiên cứu 3 khía cạnh của hoạt động giao tiếp, đó là truyền đạt thông tin, nhận thức và tác động lẫn nhau. Ba quá trình này thống nhất trong một hoạt động giao tiếp, chúng tác động qua lại, phụ thuộc nhau. Thông tin có được truyền đạt và tiếp nhận một cách đầy đủ, chính xác thì các bên giao tiếp mới hiểu được nhau và đồng thời đưa ra các phương pháp tác động có hiệu quả. Đến lượt mình, sự hiểu biết thấu đáo về nhau làm cho quá trình truyền tin diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
Trong hoạt động giao tiếp chúng ta đồng thời tiến hành 3 quá trình có liên quan chặt chẽ với nhau, đó là: trao đổi, thông tin, nhận thức và tác động qua lại lẫn nhau. Dưới đây chúng ta sẽ tiến hành phân tích từng quá trình.
I.TRUYỀN THÔNG TRONG GIAO TIẾP
Giao tiếp trước hết là một quá trình truyền và nhận thông tin giữa những chủ đề giao tiếp với nhau. Tuy nhiên trong giao tiếp kinh doanh quá trình truyền thông cần được phân tích trên các cấp độ khác nhau: truyền thông qua lại giữa các cá nhân và truyền thông trong tổ chức.
1.Quá trình truyền thông giữa các cá nhân
a.Mô hình truyền thông
Về phương diện nào đó, giao tiếp có thể được coi như quá trình phát và nhận thông tin giữa những người giao tiếp với nhau. Giao tiếp là một quá trình thông tin hai chiều, có nghĩa là không có sự phân cực giữa một bên là người phát và một bên là người nhận thông tin,mà cả hai đều là chủ thể tích cực, luôn đổi vai cho nhau. Nội dung thông tin có thể là các quan điểm, ý kiến, sở thích, nhu cầu, tâm trạng, tình cảm…Quá trình trao đổi thông tin trong giao tiếp diễn ra có hiệu quả hay không phụ thuộc vào người phát, người nhận thông tin và nhiều yếu tố khác trong quá trình truyền thông. Quá trình truyền thông trong giao tiếp được minh họa bằng sơ đồ như ở hình 1:
Phản hồi Nhiễu
Hình 1 : Sơ đồ quá trình truyền thông
Sơ đồ trên cho ta thấy rằng một người muốn chuyển một ý nghĩa trừu tượng cho một người khác thì phải bắt đầu từ mã hóa ý nghĩa đó. Mã hóa là quá trình chuyển từ ý nghĩa sang lời nói, chữ viết hay các dấu hiệu ký hiệu và các phương tiện phi ngôn ngữ khác nhau. Sau đó thông điệp, tứ là những ý nghĩa đã được mã hóa, được phát đi bằng các kênh truyền thông (như lời nói, thông báo, điện thoại, thư từ, fax…). Người nghe nhận được thông điệp bằng một số hay tất cả các giác quan của mình và giải mã. Giải mã không phải là một quá trình đơn giản. Sự thông tin chính xác chỉ có thể xảy ra khi cả hai người phát và nhận gán cho các ký hiệu lập thành thông điệp cùng một ý nghĩa hay hay ít ra là những ý nghĩa tương tự. Ví dụ, một thông điệp được mã hóa sang tiếng Anh đòi hỏi người nhận cũng phải hiểu tiếng Anh. Sau khi giải mã, khâu cuối cùng kết thúc mạch truyền thông là thông qua phản hồi. Người nhận tín hiệu cho người phát biết rằng thông điệp đã được nhận và tính chất của sự trả lời thường cho thấy một phần chất lượng của sự thông hiểu.
Quá trình truyền thông là một quá trình tương hỗ, tuần hoàn và sự phản hồi tạo cơ hội để sửa hay định hình lại thông điệp ban đầu. Người gửi có thể thêm hay thay đổi thông tin ban đầu để làm sáng tỏ hơn và người nhận có thể thử lại việc giải mã để đảm bảo rằng thông điệp đã được ghi đúng là thông điệp mà người gửi có ý định muốn truyền.
Hiệu quả của quá trình truyền thông có thể bị ảnh hưởng bởi “nhiễu”. Là những yếu tố nằm ở người phát, ở việc truyền đạt, hay ở người nhận mà chúng cản trở tới việc thông tin.
Ví dụ, đó là:
Một môi trường ồn ào ảnh hưởng tới việc phát triển ý ở người phát và tiếp nhận thông tin ở người nhận.
Việc mã hóa có thể bị lỗi do việc sử dụng các ký hiệu không rõ ràng, hay hai bên không sử dụng chung một ngôn ngữ, không cùng trình độ…
Các kênh truyền thông hoạt động kém hiệu quả, như bưu điện bị ách tắc thư từ, điện thoại bị trục trặc,…
Sự không tập trung chú ý trong quá trình tiếp nhận thông tin.
Sự nhận định vội vã, tức là khi một người mới nghe một phần thông điệp đã vội rút ra kết luận mà không chịu nghe tiếp.
Các định kiến, thành kiến có thể gây cản trở sự hiểu biết thông tin…
b. Hoàn thiện quá trình truyền thông giữa các cá nhân
Truyền thông có hiệu quả phụ thuộc vào chất lượng của các khâu trong quá trình truyền thông. Muốn thông tin được truyền và nhận có hiệu quả, trước hết cần hoàn thiện ở các khâu phát và nhận:
1) Yêu cầu đối với người phát
Muốn truyền thông có hiệu quả, trước hết người phát nhằm vào các vấn đề bằng cách trả lời câu hỏi: How? Wh- Question? (What ?, Why?, Who?, When?, Where?)
Chúng ta truyền những cái gì và tại sao phải truyền thông tin đó. Đối tượng giao tiếp với mình là ai ( về trình độ hiểu biết, văn hóa, tuổi tác, địa vị…). Lúc nào thì bắt đầu thông tin. Truyền thông đến những nơi nào, bằng cách nào cho hiệu quả. Nếu những vấn đề trên chưa đuợc xác định rõ ràng và đầy đủ thi việc truyền thông sẽ không hiệu quả, đối tượng sẽ không nhận được đúng ý.
Khi truyền thông cần tìm hiểu kỹ về nhu cầu quyền lợi trình độ của người nhận. Không nghiên cứu kỹ 3 yếu tố này việc truyền thông sẽ không cần thiết, không thỏa mãn đối tượng và đối tượng sẽ không hiểu rõ những điều ta muốn truyền cho họ.
Ngoài ra thông tin truyền đi phải rõ ràng, dứt khoát, dễ hiểu. Phải tạo được trạng thái tâm lý thoải mái, hòa hứng ở đối tượng nhận tin. Lặp lại thông tin đã truyền bằng các cách khác nhau.
Song song với việc truyền tin, người phát cũng phải lượng giá được sự truyền thông băng cách theo dõi những phản hồi từ đối tượng. Nếu truyền thông trực tiếp thì phản hồi được thể hiện qua lời nói, ánh mắt, cử chỉ, sắc diện. Nếu truyền thông gián tiếp thì phản hồi được thu thập qua các cấp trung gian, những thư phúc đáp, khiếu nại, những sự chấp hành của họ.
2) Yêu cầu đối với người nhận
Trong giao tiếp điều quan trọng là biết nghe hơn là biết nói, phải biết tiếp nhận những gì đối tác đang nói để phản ứng cho đúng đắn.
Khi nhận tin chúng ta cũng nên áp dụng những vấn đề trong 6 chữ :
Cái gì (What) (họ đang nói cái gì ? vấn đề gì ?)
Tại sao họ nói (Why) (vì những nhu cầu, quyền lợi, động cơ thúc đẩy nào?)
Ai, người nào (Who) ( đối tượng giao tiếp là ai, thành phần giai cấp, địa vị…)
Bao giờ, lúc nào (When) (họ nêu ý kiến, khiếu nại, phản đối, xây dựng sau khi nhận tin hay sau đó bao lâu, để đo lường mức độ quan trọng của phản ứng)
Nơi nào, ở đâu (Where) (Phản ứng của họ phát xuất ở đâu, họ nói ở đâu?)
Bằng cách nào (How) ( họ phản ứng bằng cách nào, hình thức nào, phương cách nào?)
Trong tiếp nhận thông tin cũng phải tìm hiểu kỹ thái độ, tình cảm của đối tượng. Phải đặt mình vào vị trí của họ để tìm hiểu xem họ nói với thái độ như thế nào, xây dựng hay đã phá; tình cảm của họ ra sao, có tha thiết với vấn đề hay không?
Ngoài ra cần gạt bỏ những mặc cảm, thành kiến, cố tìm những lẽ phải của đối tượng. Muốn thế khi nghe cũng cần làm chủ và kiềm chế cảm xúc của mình, vì cảm xúc thường làm cho ta tiếp nhận lệch sai thông tin.
Ngoài những yêu cầu đối với người phát và người nhận ra, thì muốn thông tin có hiệu quả cần chú ý tới chất lượng của các kênh truyền thông và khử các yếu tố gây nhiễu.
2. Truyền thông trong tổ chức
a. Khái niệm về tổ chức
Trong cuộc sống xã hội để đạt tới bất kỳ một mục đích lớn nhỏ nào con người phải liên kết với nhau thành một tổ chức. Tổ chức là những hệ thống phức hợp hợp thành của các bộ phận phụ thuộc để đạt những mục tiêu nhất định. Trong một tổ chức các bộ phận luôn tác động ảnh hưởng lẫn nhau và tạo ra một hệ thống nhất. Mỗi bộ phận của tổ chức thực hiện mỗi chức năng, nhiệm vụ nhất định giúp tổ chức đạt tới mục tiêu của mình.
Để đạt tới mục tiêu của mình tổ chức thực hiện sự phân công nhiệm vụ và chức năng cho các thành viên dưới sự lãnh đạo bởi một cơ cấu phân cấp quyền hạn và trách nhiệm.
Trong tổ chức thường có hai loại cơ cấu: cơ cấu chính thức và cơ cấu không chính thức. Cơ cấu chính thức tập hợp tất cả các mối quan hệ chính thức, được xã hội và tổ chức công nhận và tuân theo bằng các văn bản chính thức, bao gồm: hệ thống tổ chức ( có bao nhiêu phòng ban, bao nhiêu bộ phận), bộ máy quản lý, các mối quan hệ giữa các phòng ban.
Sự phối hợp giữa các phòng ban để đạt tới mục tiêu của tổ chức đòi hỏi truyền thông có hiệu quả.
Cơ cấu không chính thức tập trung các mối quan hệ không chính thức, tức là những mối quan hệ có tính chất riêng tư, tâm lý tình cảm với nhau giữa các thành viên. Những biểu hiện của cơ cấu không chính thức đó là: sự hình thành các nhóm nhỏ không hình thức, sự hình thành thủ lĩnh, hình thành các lực lượng…Các cơ cấu không chính thức không có quyền hạn chính thức, nhưng cũng có thể ảnh hưởng và sức mạnh rất lớn trong tổ chức xuất phát từ sự công nhận của người xung quanh về năng lực, nhân cách, hay xuất phát từ mạng lưới giao tiếp rộng rãi.
b. Mạng thông tin
Các nghiên cứu về mạng truyền thông được bắt đầu từ giữa những năm 1940 từ những nghiên cứu về các nhóm nhỏ. Các mạng lưới truyền thông mô tả cấu trúc của nhóm. Có năm loại mạng khác nhau được nghiên cứu nhất là:
Mạng hình sao: Một người đóng vai trò trưởng nhóm và giao tiếp với tất cả các thành viên còn lại, nhưng các thành viên khác không thể giao tiếp với nhau và chỉ giao tiếp trưởng nhóm.
Mạng lưới vòng tròn: Mỗi thành viên có thể giao tiếp với hai người gần mình.
Mạng dây chuyền: Trưởng nhóm chỉ có thể giao tiếp với một người gần mình nhất.
Mạng đan chéo: Tất cả các thành viên đều giao tiếp với nhau.
Mạng phân nhóm: Các thành viên trong nhóm phải chia bè phái làm cho sức mạnh của nhóm giảm xuống.
Mạng hình sao Mạng vòng tròn Mạng dây chuyền
Mạng đan chéo Mạng phân nhóm
Hình 2: Mạng truyền thông
Vậy mạng nào tốt nhất? và trong điều kiện nào?
Xét về tốc độ truyền thông và khả năng quản lý hình sao là tốt nhất, vì người giữ vị trí trung tâm trở thành người lãnh đạo có nhiệm vụ thu thập các thông tin từ các thành viên khác, giải quyết vấn đề, và thông báo cho các thành viên về giải pháp. Và nó cũng hiệu quả trong trường hợp thực hiện những công việc ngắn hạn và thu nhập những thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên mức độ thỏa mãn công việc không cao ở các thành viên, và không đáp ứng nhu cầu về hiểu biết nhau trong nhóm. Với mạng vòng tròn thông tin được truyền đi chậm nhất và dễ bị sai lệch nhất vì thông điệp được truyền qua nhiều đối tượng.
Mạng đan chéo phù hợp cho các cuộc thảo luận nhóm và các công việc có tính chất tập thẻ, phức tạp lâu dài. Tuy nhiên sự phân tán trong lãnh đạo trở nên cao hơn.
Mạng nào tao ra nhiều mối quan hệ sẽ đưa lại sự thỏa mãn cao hơn ở các thành viên.
c.Luồng thông tin
Luồng thông tin xác định ai giao tiếp, thông tin với ai?. Trong một tổ chức có những quy định về việc truyền thông. Những ai không nắm được những quy định về hệ thống truyền thông trong nội bộ tổ chức sẽ có thể gặp những rắc rối. Ví dụ: bạn muốn trình một đơn khiếu nại lên giám đốc mà không thông qua cấp trên trực tiếp. Không những đơn này sẽ không được xem xét mà bạn có thể bị ông trưởng phòng cho bạn là đã qua mặt và sẽ gây phiền hà cho bạn
Bắt chước là cơ chế quan trọng để hình thành nên chuẩn mực và giá trị của nhóm, của xã hội. Thông qua bước mà mỗi cá nhân xây dựng nên cách xử sự của mình phù hợp với chuẩn mực của xã hội.
Có nhiều hình thức bắt chước:
- Bắt chước vô thức và bắt chước có ý thức.
- Bắt chước hình thức và bắt chước bản chất.
- Bắt chước nhất thời ( mốt, thời trang, tâm trạng xã hội….) và bắt chước lâu dài ( tập quán, phong tục, tín ngưỡng….)
- Bắt chước lẫn nhau trong phạm vi một giai cấp, một thế hệ và sự mô phỏng, lặp lại giữa các giai cấp, giữa các thế hệ.
Bắt chước thường được diễn ra theo quy luật nhất định: bắt chước được thực hiện từ bản chất đến hình thức, nghĩa là các hình mẫu bản chất hấp dẫn sự bắt chước sớm hơn các hình mẫu bề ngoài. Người ta thường bắt chước các tôn giáo trước rồi mới bắt chước các nghi lễ, nghi thức sau. Bắt chước được thực hiện từ dưới lên trên theo bậc thang xã hội, nghĩa là tầng lớp hạ lưu có xu hướng bắt chước giới thượng lưu, trẻ em bắt chước người lớn, các vùng phụ cận bắt chước trung tâm….
5. Thuyết phục
Là một phương pháp tác động ảnh hưởng có mục đích nhằm thay đổi các quan điểm, thái độ của người khác, hay xây dựng quan điểm mới.
Sự thuyết phục và ám thị có những điểm khác nhau nhất định. Ám thị là tạo ra trạng thái tâm lý chấp nhận một cách trực tiếp mà không cần có sự lập luận, chứng minh và tính lôgic. Ngược lại, sự thuyết phục được xây dựng trên cơ sở tính logic, tính chặt chẽ, xác đáng của các lập luận để làm cho đối tượng hiểu được các lý lẽ và đồng thời đồng tình với các lý lẽ đó.
Hiệu quả cảu sự thuyết phục phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: uy tín của người thuyết phục, tính chặt chẽ, tính logic của các lý lẽ đưa ra, một số đặc điểm tâm lý cá nhân ( tính cách, tính khí, ý chí, tâm thế…), hoàn cảnh trong đó diễn ra sự thuyết phục, cách thức thuyết phục…
Để thuyết phục có hiệu quả thì phải tạo ra một bầu không khí bình đẳng. Lời nói của bạn sẽ không có hiệu quả nếu bạn nói với giọng kẻ cả với người dưới quyền: “ tui sẽ chứng minh cho anh thấy là anh sai”. Vì nói như vậy khác gì bảo rằng: “tui là người thông minh, còn anh là thằng đần”. Lúc đó bạn sẽ gặp ngay một sức tự vệ tâm lý từ đối tượng.
Một sai lầm hay mắc phải khi thuyết phục là quan niệm cho rằng thuyết phục là dùng sức mạnh để bẻ gãy ý chí của người khác, từ đó dẫn đến tranh cãi quyết liệt, nói năng mạnh mẽ, cao giọng hay có thái độ bảo thủ không cho phép ai chống đối lại mình. Những phương pháp đó sẽ không đem lại hiệu quả vì tư tưởng không phải được thấm nhuần bằng cách tống đại chúng vào đầu. Muốn nắm bắt một tư tưởng thì tự ta phải có ý muốn từ bên trong. Có nghĩa là một người trước tiên phải có ý muốn từ bên trong. Có nghĩa là một người trước tiên phải có ý muốn chịu tiếp thu tư tưởng rồi mới tiếp xúc với tư tưởng đó.
Làm cách nào để đối tượng có ý muốn tiếp thu tư tưởng của bạn? Bạn cần biết cách khai thác. Thường thì khi một người đã chắc chắn về một điều gì đó thì họ không muốn tiếp thu ý kiến người khác. Vậy thì hãy để cho anh ta có cơ hội trình bày quan điểm của mình, đến một lúc nào đó sẽ xuất hiện kẻ hở trong quan điểm của anh ta vì hiểu cho thấu đáo. Lúc này anh ta sẽ tự cảm giác chưa chắc lắm về quan điểm của mình và muốn biết thêm thông tin. Đến thời điểm này thì anh ta chịu tiếp thu ý kiến của bạn và thấm nhuần tư tưởng của bạn. Và bây giờ bạn nên trình bày lý lẽ của mình.
Khi trình bày quan điểm của mình, bạn nên chú ý dành thời gian để cho đối tượng động não, đánh giá, so sánh quan điểm của bạn. Và cũng cần thiết tạo điều kiện cho đối tượng bộc lộ cảm xúc, vì cảm xúc luôn phải được giải thoát khi gieo lấy một lý tưởng nào đó.
Khi thuyết phục hay tranh luận, bạn cần chú ý thêm những điểm sau:
Phải tôn trọng ý kiến của người khác ( dù ý kiến đó có khác, thậm chí trái ngược với ý kiến của mình) bằng cách bình tĩnh lắng nghe, không cắt ngang, không phát biểu ý kiến phản bác, chê bai.
Phải bình tĩnh, điềm đạm ôn tồn chứng minh lẽ phải của mình, không nên nổi nóng, lên giọng, múa tay, đập bàn.
Cần đánh giá một cách khách quan những điểm có lý trong ý kiến của đối tượng và thừa nhận một cách công khai cái sai trong ý kiến của mình mà đối tượng vạch ra.
Tóm lại, trên đây chúng ta nghiên cứu 3 khía cạnh của hoạt động giao tiếp, đó là truyền đạt thông tin, nhận thức và tác động lẫn nhau. Ba quá trình này thống nhất trong một hoạt động giao tiếp, chúng tác động qua lại, phụ thuộc nhau. Thông tin có được truyền đạt và tiếp nhận một cách đầy đủ, chính xác thì các bên giao tiếp mới hiểu được nhau và đồng thời đưa ra các phương pháp tác động có hiệu quả. Đến lượt mình, sự hiểu biết thấu đáo về nhau làm cho quá trình truyền tin diễn ra một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Do Drive thay đổi chính sách, nên một số link cũ yêu cầu duyệt download. các bạn chỉ cần làm theo hướng dẫn.
Password giải nén nếu cần: ket-noi.com | Bấm trực tiếp vào Link để tải:
You must be registered for see links
Last edited by a moderator: